Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao mình hoàn thành rất nhiều việc nhưng kết quả lại không như mong đợi? Hoặc ngược lại, bạn đạt được kết quả nhưng mất quá nhiều thời gian và công sức? Đây là lúc bạn cần hiểu rõ hai khái niệm: hiệu suất và hiệu quả.

Hiệu suất và hiệu quả tuy liên quan mật thiết nhưng lại có sự khác biệt rõ ràng. Hiệu suất đo lường số lượng công việc bạn hoàn thành, trong khi hiệu quả đánh giá chất lượng và giá trị của kết quả đạt được. Bài viết này sẽ giúp bạn nhận diện và phân biệt rõ hai yếu tố này, từ đó áp dụng vào công việc một cách hiệu quả hơn.

Hiểu đúng về hiệu suất và hiệu quả

Hiệu suất (Performance): Tập trung vào số lượng công việc hoàn thành trong một khoảng thời gian cụ thể. Điều này thể hiện tốc độ và năng lực xử lý công việc của bạn. Một câu hỏi để nhận diện hiệu suất là: “Bạn làm được bao nhiêu việc?”

Hiệu quả (Effectiveness): Đo lường kết quả đạt được so với mục tiêu hoặc yêu cầu đã đặt ra. Tập trung vào chất lượng và giá trị mà công việc mang lại. Câu hỏi nhận diện hiệu quả là: “Bạn đạt được kết quả gì, và chúng có đúng mục tiêu không?”

Ví dụ:

• Hiệu suất: Một nhân viên có thể xử lý 50 email trong một giờ.
• Hiệu quả: Nhưng trong 50 email đó, chỉ có 10 email đạt được mục tiêu giao tiếp khách hàng một cách hiệu quả.

#1. Mối quan hệ giữa hiệu suất và hiệu quả

Hiệu suất và hiệu quả thường gắn liền với nhau, nhưng cần biết khi nào nên tập trung vào yếu tố nào.

• Khi nào nên tập trung vào hiệu suất: Khi công việc yêu cầu xử lý nhiều nhiệm vụ trong thời gian ngắn, ví dụ như trong các hoạt động sản xuất hoặc xử lý số liệu.
• Khi nào nên chú trọng hiệu quả: Khi công việc đòi hỏi đạt được kết quả cụ thể và chất lượng cao, ví dụ như trong việc phát triển sản phẩm mới hoặc xây dựng chiến lược kinh doanh.

#2. Sai lầm và nhầm lẫn giữa làm việc nhanh và làm việc đúng

Một sai lầm phổ biến là nhầm lẫn giữa làm việc nhanh và làm việc đúng. Chạy theo hiệu suất mà không quan tâm đến hiệu quả có thể dẫn đến tình trạng hoàn thành nhiều công việc nhưng không đạt kết quả mong muốn. Ngược lại, chỉ tập trung vào hiệu quả mà bỏ qua hiệu suất cũng không phải là giải pháp tối ưu.

Ví dụ: Một nhân viên viết báo cáo rất nhanh nhưng không kiểm tra kỹ lỗi sai có thể đạt hiệu suất cao nhưng hiệu quả thấp.

#3. Ứng dụng thực tế: Các công cụ và cách đánh giá phù hợp

Để phát triển cả hiệu suất và hiệu quả, có thể sử dụng các công cụ và phương pháp sau:

Cá nhân:

• Hiệu suất: Xây dựng thói quen làm việc tập trung và kỷ luật, sử dụng công cụ quản lý thời gian như Pomodoro, Ma trận Eisenhower, đặt mục tiêu cụ thể và thực hiện từng bước nhỏ.
• Hiệu quả: Tập trung vào kết quả thay vì số lượng công việc, xác định rõ mục tiêu trước khi bắt đầu, đánh giá và cải thiện kỹ năng ra quyết định.

Đội nhóm:

• Hiệu suất: Rõ ràng trong phân công nhiệm vụ, sử dụng công cụ theo dõi tiến độ (Lark, Trello), tổ chức các buổi đánh giá hiệu suất định kỳ.
• Hiệu quả: Xây dựng các mục tiêu SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound), tăng cường giao tiếp để hiểu rõ mục tiêu chung, đánh giá các dự án dựa trên kết quả đạt được thay vì chỉ nhìn vào nỗ lực bỏ ra.

Kết luận

Hiệu suất và hiệu quả đều quan trọng trong công việc. Tuy nhiên, biết cách cân bằng giữa hai yếu tố này sẽ giúp bạn không chỉ hoàn thành công việc nhanh chóng mà còn đạt được kết quả chất lượng và đúng mục tiêu. Hãy xác định rõ yêu cầu của từng tình huống và áp dụng phương pháp phù hợp để phát triển toàn diện.

Mr. Phan Bảo