Trong giao tiếp, việc chốt lại thông tin là một kỹ thuật quan trọng giúp đảm bảo mọi người đều hiểu và nhất trí với các điểm quan trọng đã thảo luận. Kỹ năng này không chỉ giúp tránh hiểu lầm mà còn tăng cường sự nhất quán và hiệu quả trong công việc. Việc áp dụng kỹ thuật chốt lại thông tin đúng cách sẽ giúp cải thiện kỹ năng giao tiếp tổng thể và nâng cao hiệu suất làm việc.

Kỹ năng Chốt lại Thông tin (Recap) là gì?

Kỹ năng Chốt lại Thông tin (Recap) là khả năng tổng kết và nhắc lại các điểm quan trọng sau khi một cuộc thảo luận hoặc cuộc họp kết thúc. Đây là một bước quan trọng trong giao tiếp hiệu quả, giúp đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều hiểu rõ và nhất trí với các nội dung đã được trao đổi.

Kỹ năng này bao gồm việc lắng nghe chủ động, tóm tắt lại các ý chính một cách ngắn gọn và rõ ràng, và xác nhận sự đồng thuận của mọi người. Việc chốt lại thông tin không chỉ giúp tránh hiểu lầm và sai sót mà còn tăng cường sự nhất quán và hiệu quả trong công việc.

Trong thực tế, chốt lại thông tin có thể được thực hiện bằng cách lặp lại các điểm chính đã thảo luận, đưa ra các kết luận cụ thể, và hỏi ý kiến đồng ý từ các thành viên tham gia. Ví dụ, sau một cuộc họp, bạn có thể nói: “Vậy để tóm tắt lại, chúng ta đã thống nhất rằng dự án sẽ bắt đầu vào tuần tới và anh/chị A sẽ chịu trách nhiệm về phần thiết kế. Mọi người có đồng ý với những điểm này không?”

Kỹ năng Chốt lại Thông tin giúp củng cố mối quan hệ công việc, tạo ra sự minh bạch và giúp các dự án tiến triển một cách suôn sẻ. Đó là một kỹ năng giao tiếp quan trọng mà mọi người nên trau dồi và áp dụng trong công việc và cuộc sống hàng ngày.

Lợi ích của Kỹ năng Chốt lại Thông tin (Recap)

• Đảm bảo sự hiểu biết chính xác: Giúp xác nhận rằng tất cả các bên đều hiểu rõ và đồng ý với các điểm chính đã thảo luận.
• Giảm thiểu sự hiểu lầm: Tránh các hiểu lầm hoặc sai lệch thông tin có thể xảy ra.
• Tăng cường sự nhất quán: Đảm bảo rằng mọi người đều đang theo cùng một hướng và có cùng mục tiêu.

Kết hợp kỹ năng Recap với Trait-Map® giúp phát triển và cải thiện kỹ năng Giao tiếp

Kết hợp kỹ thuật chốt lại thông tin với các tố chất trong Trait-Map® giúp bạn phát triển và cải thiện kỹ năng giao tiếp một cách toàn diện.

Tố chất Tổ chức Cá nhân (Personal Organization)

Trait-Map® giúp bạn xác định mức độ tổ chức cá nhân của mình. Kỹ năng chốt lại thông tin yêu cầu bạn tổng kết các điểm chính một cách ngắn gọn và rõ ràng, giúp cải thiện khả năng tổ chức và quản lý thông tin.

• Cách áp dụng: Sử dụng Trait-Map® để đánh giá khả năng tổ chức cá nhân, sau đó thực hành kỹ thuật chốt lại thông tin trong các cuộc họp và trao đổi công việc.

Tố chất Giao tiếp (Communicativeness)

Khả năng giao tiếp rõ ràng và hiệu quả là yếu tố quan trọng trong việc chốt lại thông tin. Trait-Map® giúp bạn hiểu rõ mức độ giao tiếp của mình và cải thiện nó.

• Cách áp dụng: Đánh giá mức độ giao tiếp qua Trait-Map® và thực hành chốt lại thông tin để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ các điểm chính đã thảo luận.

Thang đo Kiểm soát Cảm xúc (Emotional Control)

Kỹ năng chốt lại thông tin giúp bạn kiểm soát cảm xúc và giảm căng thẳng trong giao tiếp. Trait-Map® giúp bạn nhận diện và cải thiện khả năng điều chỉnh cảm xúc.

• Cách áp dụng: Sử dụng Trait-Map® để đánh giá khả năng điều chỉnh cảm xúc, áp dụng kỹ thuật chốt lại thông tin để duy trì tinh thần thoải mái và kiểm soát cảm xúc tốt hơn trong các cuộc trao đổi.

Tố chất Lãnh đạo (Leadership Orientation)

Kỹ năng chốt lại thông tin là một phần quan trọng trong kỹ năng lãnh đạo. Nó giúp bạn tổng kết và hướng dẫn đội ngũ đi đúng hướng. Trait-Map® giúp bạn xác định và phát triển tố chất lãnh đạo.

• Cách áp dụng: Đánh giá khả năng lãnh đạo qua Trait-Map® và thực hành kỹ thuật chốt lại thông tin trong các cuộc họp và dự án để đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều hiểu rõ mục tiêu và nhiệm vụ.

Ví dụ:

• Quản lý: Một quản lý dự án sử dụng kỹ thuật chốt lại thông tin để tổng kết các điểm chính trong cuộc họp, đảm bảo rằng đội ngũ hiểu rõ và nhất trí với kế hoạch hành động.
• Marketing: Chuyên viên marketing sử dụng kỹ thuật chốt lại thông tin trong các cuộc họp chiến lược để đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều hiểu rõ mục tiêu chiến dịch và các bước tiếp theo.
• Bán hàng: Nhân viên bán hàng sử dụng kỹ thuật chốt lại thông tin sau các cuộc họp với khách hàng để xác nhận lại các yêu cầu và thỏa thuận, đảm bảo không có hiểu lầm.
• Nhân sự: Chuyên viên nhân sự sử dụng kỹ thuật chốt lại thông tin trong các cuộc phỏng vấn và tuyển dụng để tổng kết lại các điểm chính và thỏa thuận với ứng viên.

Xem thêm: Giải mã tính cách và Phát triển bản thân cùng Trait-Map®

Kết luận

Kỹ thuật chốt lại thông tin (recap) là một kỹ năng quan trọng giúp đảm bảo sự hiểu biết chính xác và tăng cường sự nhất quán trong giao tiếp. Kết hợp kỹ thuật này với các tố chất trong Trait-Map® sẽ giúp bạn phát triển và cải thiện kỹ năng giao tiếp một cách toàn diện.

Hãy bắt đầu từ việc đánh giá tính cách của mình và người khác qua Trait-Map® và sử dụng kỹ thuật chốt lại thông tin phù hợp. Thực hành đều đặn sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng giao tiếp và đạt được thành công trong công việc. Hãy hành động ngay hôm nay để cải thiện kỹ năng chốt lại thông tin và phát triển bản thân toàn diện!

Phan Bảo.