Hành trình một Phiếu khảo sát: 3 giai đoạn, 9 bước từ Nháp đến báo giá gửi khách

Bài Từ Excel sang ERP: RATA-CSM số hóa những khâu nào trong chuỗi khảo sát – tính giá – báo giá? cho thấy RATA-CSM số hóa những khâu nào trong chuỗi khảo sát – tính giá – báo giá, theo góc nhìn luồng dữ liệu. Bài này đổi góc nhìn sang người làm việc: một yêu cầu báo giá đi qua hệ thống theo trình tự nào, mỗi bước cần dữ liệu gì, và điểm nào bị khóa nếu bước trước chưa xong. Chúng ta theo chân một Phiếu khảo sát cho văn phòng 500 m² từ lúc mới tạo đến lúc báo giá được gửi cho khách hàng. Phần sau báo giá, tức hợp đồng và triển khai, được giới thiệu ở bài tiếp theo.

Một phiếu, ba giai đoạn, chín bước #

Phiếu khảo sát (Field Survey Form) là hồ sơ gốc của một yêu cầu dịch vụ. Mọi thứ phía sau, từ cách làm từng hạng mục đến giá trên báo giá, đều đọc dữ liệu từ phiếu này. Phiếu có ba giai đoạn làm việc và một lối thoát:

Giai đoạn của phiếu được chuyển bằng tay trên thanh trạng thái hoặc bằng cách kéo thẻ trên màn hình Kanban. Hệ thống không chặn việc chuyển giai đoạn khi dữ liệu chưa đủ. Vì vậy đội ngũ cần một quy ước chung về điều kiện chuyển, trình bày ở cuối bài. Ngược lại, các bước bên trong giai đoạn Đang báo giá có những chốt chặn do hệ thống tự áp. Đây là chỗ bài viết sẽ đánh dấu rõ.

Bản đồ hành trình #

Sơ đồ đọc từ trái sang phải, mỗi cột là một giai đoạn. Ở giai đoạn Đang khảo sát, bốn bước 2–5 không bắt buộc theo thứ tự: người khảo sát ghi theo những gì thấy tại hiện trường. Cả bốn bước cùng đổ về bước 6. Từ bước 7 trở đi, thứ tự là bắt buộc, vì bước sau đọc kết quả của bước trước. Ba nhãn trên sơ đồ đánh dấu ba chốt quan trọng: phương án thi công bị khóa khi giải pháp được chốt, dòng giá đẩy một chiều sang báo giá, và báo giá cần trưởng nhóm duyệt trước khi gửi.

Đi qua từng bước với văn phòng 500 m² #

(Số liệu giả định để minh họa, giữ nguyên ví dụ của bài 4.1.1.: văn phòng 500 m², vệ sinh 3 ca/tuần, mỗi ca 2 giờ từ 7:00 đến 9:00.)

Giai đoạn Nháp #

1. Tạo phiếu và khai báo đầu mối #

• Mục đích: biết khách là ai, công trình ở đâu, ai phụ trách, hợp đồng dự kiến chạy từ ngày nào đến ngày nào.
• Dữ liệu chính: Liên hệ (Contact) là công ty khách hàng; Địa chỉ thi công (Field Address) chọn trong chính công ty đó hoặc một địa chỉ con của nó; Loại hình dịch vụ (Service Type); Chịu trách nhiệm (Responsible); Ngày khảo sát (Survey Date); ngày giờ bắt đầu và kết thúc hợp đồng.
• Đầu mối: tab Đầu mối liên hệ (Customer Contacts) ghi những người bên khách sẽ làm việc với công ty, mỗi người một dòng kèm vai trò: Khảo sát, Nhận báo giá, Ký hợp đồng, Nghiệm thu tại công trình, Nhận hóa đơn, Vận hành / khẩn cấp. Chi tiết ở bài Sáu vai trò đầu mối: ai nhận báo giá, ai ký, ai nghiệm thu, ai nhận hóa đơn.
• Đầu ra: phiếu có số tự động dạng PKS-…, có người phụ trách.
• Ví dụ: Công ty A, văn phòng tầng 5, vệ sinh định kỳ, hợp đồng dự kiến 12 tháng. Giám đốc giữ vai trò Ký hợp đồng và Nhận báo giá; trưởng ban quản lý tòa nhà giữ vai trò Khảo sát.

Lưu ý: ngày bắt đầu và kết thúc hợp đồng có kèm giờ, nhưng giờ chỉ để ghi nhận. Hợp đồng luôn chạy trọn ngày. Khi chọn ngày vào ô trống, hệ thống đặt giờ 00:00. Thiếu hai ngày này, kế hoạch báo giá ở bước 8 sẽ báo lỗi.

Giai đoạn Đang khảo sát #

2. Ghi nhận hiện trạng #

• Mục đích: ghi lại những điều kiện làm thay đổi cách làm và giá, nhưng không phải là khối lượng.
• Dữ liệu chính: Thông tin hiện trường và Điều kiện hiện trường (Field Context), chọn từ danh mục Phạm vi cung cấp (Scope of Supply): loại hiện trường, điều kiện tiện ích, điều kiện làm việc, ghi chú của khách.
• Ví dụ: văn phòng bắt đầu làm việc lúc 8:00, chỉ được vệ sinh trước giờ đó; có nguồn nước ở pantry; thang máy chở hàng dùng được trước 7:30.

3. Lập khu vực và hạng mục #

• Mục đích: chia công trình thành những phần đo được.
• Dữ liệu chính: dòng khu vực chứa các Hạng mục khảo sát (Field Survey Line). Mỗi hạng mục có Hạng mục vệ sinh (Cleaning Item), khối lượng, đơn vị, Mức độ bẩn (Dirt Level), Độ cao làm việc (Working Height), Vật liệu bề mặt (Surface Material) và ảnh hiện trường.
• Ví dụ: khu A văn phòng (sàn 400 m²), khu B nhà vệ sinh (2 khu), khu C pantry – sảnh (gồm thu gom rác).
• Đọc thêm: Cây khu vực – hạng mục: cấu trúc quyết định cả lịch làm lẫn giá, Khối lượng, đơn vị và Tỷ lệ khảo sát: con số khởi đầu của mọi phép tính.

4. Khai báo ca làm việc #

• Mục đích: xác định khi nào người của công ty có mặt tại công trình.
• Dữ liệu chính: tab Ca làm việc (Work Shifts): giờ bắt đầu, giờ kết thúc, Loại ca (Shift Type) sáng / chiều / tối / đêm, Chu kỳ dịch vụ (Service Period) ngày / tuần / tháng, các ngày áp dụng, số ca mỗi kỳ.
• Ví dụ: một ca sáng 7:00–9:00, chu kỳ tuần, áp dụng thứ Hai, Tư, Sáu.
• Đọc thêm: Lịch dịch vụ: chu kỳ ngày – tuần – tháng, loại ca, tần suất, ngày cuối tháng.

5. Chính sách và ngày lễ #

• Mục đích: biết trước những ngày ca không chạy, hoặc chạy nhưng tính phụ trội.
• Dữ liệu chính: tab Chính sách và thỏa thuận: nút Lấy ngày lễ lấy các ngày lễ Việt Nam nằm trong thời hạn hợp đồng; với mỗi ngày chọn nhân sự Nghỉ, Đi làm hoặc Một số ca; thêm các Thỏa thuận với khách (Customer Agreements) như phụ cấp, làm ngày nghỉ hằng tuần, ca đêm.
• Ví dụ: văn phòng nghỉ toàn bộ ngày lễ, nên mọi ngày lễ chọn Nghỉ.
• Đọc thêm: Ngày lễ, ngày nghỉ, ca đêm, tăng ca: phụ trội theo Bộ luật Lao động.

6. Lập phương án thi công #

• Mục đích: gắn mỗi hạng mục với một cách làm có định mức.
• Dữ liệu chính: mỗi hạng mục có một hoặc nhiều Phương án thi công (Execution Method), ví dụ PA.1, PA.2. Trên phương án, chọn quy trình chuẩn rồi bấm Đồng bộ SOP (SOP Sync): định mức tay nghề, máy móc, hóa chất, dụng cụ được chép vào phương án. Sau đó chỉ sửa phần hiện trường khác chuẩn.
• Ví dụ: sàn 400 m² nhận định mức 200 m² mỗi giờ công, tức 2 giờ công mỗi lần.
• Điểm khóa: khi một giải pháp dùng phương án này được chốt, phương án bị khóa. Muốn đổi cách làm cho công trình khác, nhân bản phương án.
• Đọc thêm: PATC và SOP: thư viện định mức là tài sản của công ty, Phương án thi công: một hạng mục, nhiều cách làm; Đồng bộ SOP và ba cờ cảnh báo.

Giai đoạn Đang báo giá #

7. Lập giải pháp và mô phỏng #

• Mục đích: ghép phương án của mọi hạng mục với ca làm việc, rồi xem cả thời hạn hợp đồng cần bao nhiêu giờ, bao nhiêu người.
• Dữ liệu chính: tab Giải pháp › Giải pháp mới. Trên giải pháp, mỗi dòng hạng mục chọn phương án, ca chạy, Tần suất (Frequency), Mốc tham chiếu (Reference Point). Chọn Phương thức tính thời lượng ca (Shift Duration Method) là ca cứng hoặc ca linh hoạt. Bấm Cập nhật dữ liệu mô phỏng (Update Simulator), đọc Nhật ký mô phỏng (Simulator Log), rồi bấm Tổng hợp nguồn lực (Calculate resources).
• Ví dụ: giải pháp GP1 – Ca cứng cho thấy 4 giờ công phải xong trong khung 2 giờ, nên cần 2 người làm cùng lúc.
• Điểm khóa: ca cứng có lượt chạy dài hoặc ngắn hơn ca quá dung sai thì mô phỏng chưa hoàn tất; phải sửa rồi mô phỏng lại.
• Đọc thêm: Ca cứng hay ca linh hoạt: dung sai, giờ thực và cách khách trả tiền, Đọc nhật ký mô phỏng: khi nào mô phỏng chưa hoàn tất, Nguồn lực theo đỉnh chồng lấn và bốn góc nhìn P1–P4.

8. Lập kế hoạch báo giá và tạo báo giá #

• Mục đích: biến kết quả mô phỏng thành dòng giá theo cách khách sẽ trả tiền.
• Dữ liệu chính: trên giải pháp, tab Báo giá › Kế hoạch Nhân công hoặc Kế hoạch Nhân công & Vật tư. Chọn Đơn vị nhân công (Labor Unit), Kỳ thanh toán (Payment Periods), khối nội dung. Bấm Lập / cập nhật kế hoạch, rồi Tạo / Đồng bộ báo giá.
• Điểm khóa: dòng giá đi một chiều từ kế hoạch sang báo giá. Muốn đổi nội dung báo giá thì sửa kế hoạch rồi đồng bộ lại, không sửa thẳng trên báo giá. Khách hàng của báo giá là người giữ vai trò Nhận báo giá ở bước 1.
• Đọc thêm: Kế hoạch báo giá: loại báo giá, đơn vị nhân công và cơ sở tính giá, Kỳ thanh toán, phân bổ phụ thu và khối nội dung báo giá.

9. Duyệt, kiểm giá, gửi khách #

• Mục đích: để báo giá rời công ty có người chịu trách nhiệm.
• Dữ liệu chính: Gửi duyệt → trưởng nhóm (Quản lý / Trưởng phòng Giám sát) Duyệt hoặc Trả lại để sửa kèm lý do. Kiểm giá so chi phí của phương án với chi phí hiện tại. Gửi báo giá, rồi gửi Link so sánh (Comparison Link) nếu có nhiều giải pháp.
• Điểm khóa: báo giá không gửi được khi giải pháp chưa duyệt (cài đặt bật mặc định) hoặc khi phiếu chưa có người Nhận báo giá. Sửa giải pháp sau khi đã duyệt đưa nó về Nháp và phải duyệt lại.
• Đọc thêm: Một bậc duyệt, kiểm giá trước khi gửi và bảo mật giá vốn, Nhiều giải pháp cho một hiện trường: bảng so sánh và link cho khách.

Quy ước chuyển giai đoạn #

Hệ thống không tự kiểm tra điều kiện chuyển giai đoạn của phiếu, nên đội ngũ nên thống nhất ba checklist sau (đề xuất, điều chỉnh theo công ty):

• Nháp → Đang khảo sát: đã có khách hàng, địa chỉ thi công, loại hình dịch vụ, người chịu trách nhiệm, ngày khảo sát, ngày bắt đầu và kết thúc hợp đồng, ít nhất một đầu mối vai trò Khảo sát.
• Đang khảo sát → Đang báo giá: mọi hạng mục có khối lượng, mức độ bẩn, ảnh và ít nhất một phương án đã Đồng bộ SOP; đã khai báo ca làm việc; đã lấy ngày lễ và chọn Nghỉ / Đi làm.
• Chuyển Hủy: khách từ chối, hoặc quá Ngày hết hạn khảo sát (Survey Expiration) mà không có phản hồi.

Ba lối tắt hay gặp và hậu quả #

Kết bài #

Đi đủ chín bước, mỗi con số trên báo giá đều truy ngược được về một hạng mục, một phương án và một ca làm việc cụ thể. Đó là khác biệt giữa một báo giá “ước lượng” và một báo giá có căn cứ. Nhưng báo giá chỉ là một trạm trong chuỗi dài hơn: trước nó là dữ liệu liên hệ và cơ hội bán hàng, sau nó là hợp đồng, công trình, nhân sự và kế toán. Bài tiếp theo vẽ toàn bộ chuỗi đó. Chuỗi 6 trạm dữ liệu: từ liên hệ đầu tiên đến lãi lỗ công trình

Câu hỏi thường gặp #

Câu hỏi 1. Có thể đưa phiếu quay lại giai đoạn trước không?
Có. Bấm vào giai đoạn trước trên thanh trạng thái. Dữ liệu đã nhập không mất. Việc này thường dùng khi khách đổi phạm vi và cần khảo sát lại một phần.

Câu hỏi 2. Sửa khối lượng một hạng mục sau khi đã có báo giá thì phải làm lại những bước nào?
Phương án thi công tự tính lại chi phí theo khối lượng mới. Sau đó mở giải pháp, bấm Cập nhật dữ liệu mô phỏng, Tổng hợp nguồn lực, rồi Lập / cập nhật kế hoạch và Tạo / Đồng bộ báo giá. Nếu giải pháp đã duyệt, việc sửa đưa nó về Nháp và cần duyệt lại.

Câu hỏi 3. Một phiếu có thể có nhiều giải pháp không?
Có. Thường là hai đến bốn giải pháp, ví dụ một giải pháp ca cứng và một giải pháp ca linh hoạt. Khách xem các giải pháp đã gửi cạnh nhau qua Link so sánh và chọn một.

Câu hỏi 4. Hủy phiếu có làm mất dữ liệu không?
Không. Phiếu Hủy vẫn giữ toàn bộ hạng mục, ảnh và lịch sử, dùng để tra cứu hoặc mở lại khi khách quay lại.

Nội dung hướng dẫn dựa trên phiên bản RATA-CSM hiện hành; giao diện có thể thay đổi theo từng bản cập nhật.