Dữ liệu khách hàng không đứng yên. Trong thời hạn một hợp đồng vệ sinh hai năm, khách có thể đổi giám đốc, đổi kế toán, chuyển văn phòng, thậm chí sáp nhập và đổi tên công ty. Mỗi thay đổi đó chạm vào những dữ liệu đã đi vào chứng từ: báo giá đã gửi, hợp đồng đã ký, hóa đơn đã xuất. Bài cuối của nhánh Liên hệ trình bày bốn tình huống hay gặp, cách nhận biết, và cách sửa trên RATA-CSM mà không làm hỏng chứng từ đã có. Nguyên tắc nền của bài là nguyên tắc ở Dữ liệu gốc và dữ liệu giao dịch: vì sao sửa một chỗ có thể đổi trăm chỗ: chứng từ đã gửi khách không đổi ngầm.
Cây quyết định #
Hai câu hỏi quyết định cách xử lý: thay đổi gì (một người hay cả pháp nhân), và chứng từ đã đi đến đâu (chưa gửi, đã gửi, đã ký).
Tình huống 1. Đổi người nhận báo giá, người nghiệm thu, người nhận hóa đơn #
(Giả định.) Kế toán trưởng bên khách nghỉ việc, người mới yêu cầu từ kỳ sau gửi hóa đơn cho mình.
Cách sửa:
- Mở công ty khách hàng, thêm người mới như một liên hệ con, điền chức danh, xưng hô, email.
- Trên hợp đồng (tab Đầu mối liên hệ), thêm người mới với vai trò Nhận hóa đơn và tích Chính. Quyền chính tự chuyển khỏi người cũ. Có thể bỏ vai trò của người cũ.
- Nếu khách còn những phiếu khảo sát đang báo giá, sửa tương tự trên tab Đầu mối liên hệ của phiếu; báo giá lấy người mới ở lần Tạo / Đồng bộ báo giá kế tiếp.
Vì sao không cần phụ lục: người nhận báo giá, người nghiệm thu, người nhận hóa đơn là thông tin liên lạc, không phải nội dung pháp lý của hợp đồng. Hệ thống cho sửa các vai trò này khi hợp đồng còn mở, kể cả khi đang hiệu lực, tạm ngừng hay sắp hết hạn.
Lưu ý: hóa đơn đã xuất cho người cũ không cần xuất lại. Thay đổi áp dụng từ kỳ tiếp theo.
Tình huống 2. Đổi người ký hợp đồng #
(Giả định.) Khách bổ nhiệm giám đốc mới giữa thời hạn hợp đồng; phụ lục và biên bản từ nay do giám đốc mới ký.
Cách xử lý phụ thuộc trạng thái hợp đồng:
| Trạng thái hợp đồng | Cách đổi | Lý do |
|---|---|---|
| Nháp, Đang duyệt, Đã duyệt | Sửa trực tiếp vai trò Ký hợp đồng trên tab Đầu mối liên hệ của hợp đồng; tên, xưng hô, chức vụ người đại diện tự cập nhật | Hợp đồng chưa đến tay khách |
| Đã gửi khách, Đang ký, Đang hiệu lực và các trạng thái sau | Phụ lục sửa đổi mới loại Đại diện khách hàng | Khách đã cầm văn bản có tên người đại diện cũ |
Từ khi hợp đồng đã gửi, nếu cố sửa vai trò Ký hợp đồng trực tiếp, hệ thống báo: hợp đồng đã gửi khách, đổi người ký bằng phụ lục.
Các bước lập phụ lục Đại diện khách hàng:
- Trên hợp đồng, bấm Phụ lục sửa đổi mới, chọn loại thay đổi Đại diện khách hàng.
- Chọn người đại diện mới (phải là người liên hệ của công ty khách), điền xưng hô, chức vụ, và Giấy ủy quyền (Power of Attorney) nếu người mới không phải đại diện theo pháp luật.
- Gửi duyệt, trưởng nhóm duyệt, gửi khách, hai bên ký (trên cổng khách hàng hoặc bản giấy).
- Khi phụ lục có hiệu lực, người mới được thêm vai trò Ký hợp đồng (chính) trên hợp đồng; tên, chức vụ, giấy ủy quyền của người đại diện trên hợp đồng được cập nhật; văn bản phụ lục nêu tên cả người cũ và người mới.
Loại phụ lục này không đổi lịch thanh toán.
Tình huống 3. Đổi pháp nhân #
(Giả định.) Công ty A sáp nhập vào Công ty A’ và đổi mã số thuế. Hợp đồng vệ sinh còn 14 tháng.
Đây là thay đổi về chủ thể hợp đồng, không chỉ là thông tin liên lạc. RATA-CSM không đổi pháp nhân của một hợp đồng đã ký, và bài viết không khuyến nghị sửa tên, mã số thuế trên bản ghi công ty cũ, vì hóa đơn đã xuất cho pháp nhân cũ phải giữ nguyên.
Hướng xử lý thường gặp (cần pháp chế và kế toán xác nhận cho từng trường hợp):
- Tạo bản ghi công ty mới cho Công ty A’, chuyển hoặc tạo lại người liên hệ dưới công ty mới.
- Thống nhất với khách về văn bản chuyển giao quyền và nghĩa vụ, hoặc chấm dứt hợp đồng cũ và ký hợp đồng mới.
- Trên RATA-CSM: chấm dứt hợp đồng cũ từ ngày chuyển giao (kỳ đã xuất hóa đơn giữ nguyên), lập biên bản thanh lý; tạo Phiếu khảo sát cho Công ty A’ (có thể nhân bản giải pháp đang chạy), lập báo giá và hợp đồng mới.
- Ghi chú trên công ty cũ: “Đã sáp nhập vào Công ty A’ từ ngày …” để người sau tra cứu.
Khi khách chỉ đổi tên mà giữ nguyên mã số thuế, đây thường là thay đổi hành chính. Có thể sửa tên trên bản ghi công ty và lập phụ lục sửa đổi loại Hành chính để ghi nhận tên mới vào hợp đồng.
Tình huống 4. Liên hệ bị trùng #
(Giả định.) Hai nhân viên kinh doanh cùng tạo “Công ty TNHH ABC” và “Cty ABC”, mỗi bản ghi có một phiếu khảo sát.
Cách nhận biết: tìm theo mã số thuế hoặc theo vài chữ đặc trưng của tên; danh sách cho thấy hai công ty cùng địa chỉ, cùng số điện thoại.
Cách xử lý:
- Chọn một bản ghi giữ lại, thường là bản ghi có mã số thuế, có hợp đồng hoặc hóa đơn.
- Kiểm tra bản ghi kia đang được dùng ở đâu: phiếu khảo sát, báo giá, hợp đồng, hóa đơn.
- Nếu bản ghi trùng chưa có báo giá đã gửi, hợp đồng hay hóa đơn: đổi ô Liên hệ của các phiếu sang bản ghi giữ lại (đầu mối và địa chỉ thi công tự đi theo công ty mới khi có thể, hoặc cần khai lại), rồi lưu trữ bản ghi trùng.
- Nếu bản ghi trùng đã có chứng từ gửi khách: không gộp vội. Nhờ người quản trị đánh giá, vì gộp liên hệ làm đổi khách hàng trên các chứng từ đó.
Phòng ngừa: trước khi tạo công ty mới, luôn tìm theo mã số thuế. Đặt quy ước tên công ty theo giấy đăng ký kinh doanh.
Bảng tóm tắt #
| Thay đổi | Sửa ở đâu | Cần phụ lục? | Ảnh hưởng chứng từ cũ |
|---|---|---|---|
| Người nhận báo giá, nghiệm thu, nhận hóa đơn, vận hành | Vai trò trên phiếu / hợp đồng | Không | Không; áp dụng từ lần sau |
| Người ký, hợp đồng chưa gửi | Vai trò Ký hợp đồng trên hợp đồng | Không | Không |
| Người ký, hợp đồng đã gửi trở đi | Phụ lục Đại diện khách hàng | Có | Không; văn bản cũ giữ nguyên |
| Tên công ty, cùng mã số thuế | Bản ghi công ty + phụ lục Hành chính | Có | Không |
| Pháp nhân mới | Công ty mới, chấm dứt / thanh lý, hợp đồng mới | Theo tư vấn pháp lý | Hóa đơn cũ giữ cho pháp nhân cũ |
| Liên hệ trùng | Chọn bản ghi giữ lại, chuyển phiếu, lưu trữ bản trùng | Không | Cẩn trọng nếu đã có chứng từ gửi khách |
Kết bài #
Thay đổi phía khách là chuyện thường ngày; điều làm nó thành rủi ro là sửa sai chỗ. Người liên lạc thì sửa vai trò; người ký thì sửa trực tiếp khi hợp đồng chưa gửi, dùng phụ lục khi đã gửi; pháp nhân thì hỏi pháp chế trước; liên hệ trùng thì kiểm tra chứng từ trước khi gộp. Với bốn nguyên tắc đó, dữ liệu khách hàng luôn mới mà chứng từ cũ vẫn nguyên vẹn.
Đây là bài cuối của nhánh Liên hệ. Nhánh tiếp theo đi sang trạm CRM: từ cơ hội bán hàng đến yêu cầu khảo sát. Phễu bán hàng B2B ngành vệ sinh và điểm nối sang RATA-CSM
Câu hỏi thường gặp #
Câu hỏi 1. Đổi khách hàng (ô Liên hệ) trên một phiếu khảo sát thì chuyện gì xảy ra?
Địa chỉ thi công thuộc công ty cũ đổi thành công ty mới. Đầu mối thuộc công ty cũ được chuyển sang người liên hệ mới nếu bạn chọn một người, hoặc bị bỏ nếu bạn chọn một công ty. Sau đó cần khai lại đầu mối cho đúng người của công ty mới.
Câu hỏi 2. Phụ lục Đại diện khách hàng có cần trưởng nhóm duyệt không?
Có, như mọi phụ lục sửa đổi khi cài đặt duyệt đang bật. Trưởng nhóm kiểm tra người mới có đúng thẩm quyền ký, có cần giấy ủy quyền hay không.
Câu hỏi 3. Khách đổi người ký nhưng không muốn ký phụ lục thì sao?
Hợp đồng vẫn hiệu lực với người đại diện đã ký. Những văn bản về sau (phụ lục, biên bản thanh lý) cần người có thẩm quyền ký; nếu người mới ký mà không có phụ lục hoặc ủy quyền, nên xin ý kiến pháp chế.
Nội dung hướng dẫn dựa trên phiên bản RATA-CSM hiện hành; giao diện có thể thay đổi theo từng bản cập nhật.