Bài Một bậc duyệt, sáu nhóm người dùng: phân quyền xuyên suốt chuỗi trả lời câu hỏi “ai được sửa”. Bài này trả lời câu hỏi tiếp theo, thường chỉ được hỏi sau khi đã có sự cố: sửa một chỗ thì những gì đổi theo? Tăng đơn giá nhân công 5% có làm đổi báo giá đã gửi tuần trước không? Sửa một điều khoản trong mẫu hợp đồng có làm đổi hợp đồng đang chạy không? Để trả lời, cần phân biệt hai loại dữ liệu: dữ liệu gốc dùng chung cho cả công ty và dữ liệu giao dịch gắn với từng khách hàng, cùng năm cơ chế RATA-CSM dùng để nối hai loại đó với nhau một cách an toàn.
Hai loại dữ liệu, hai cách đối xử #
Dữ liệu gốc (master data) là thứ được xây một lần và dùng lại cho nhiều khách hàng: quy trình chuẩn, định mức, bảng giá nhân công, lợi nhuận công ty, mẫu hợp đồng, thư viện điều khoản, lịch ngày lễ, loại công. Sửa dữ liệu gốc là sửa “luật chơi” của công ty.
Dữ liệu giao dịch là thứ gắn với một khách hàng, một thời điểm: Phiếu khảo sát, phương án thi công của từng hạng mục, giải pháp, báo giá, hợp đồng, phụ lục, kỳ thanh toán. Dữ liệu giao dịch là lời cam kết đã đưa ra với một khách cụ thể.
Hai loại cần cách đối xử ngược nhau. Dữ liệu gốc nên được cập nhật thường xuyên để luôn sát thực tế. Dữ liệu giao dịch đã gửi cho khách thì không được đổi ngầm, vì khách đang cầm một con số và một văn bản cụ thể. Một hệ thống mà sửa bảng giá làm đổi luôn báo giá đã gửi là một hệ thống tạo ra tranh chấp.
| Trạm | Dữ liệu gốc | Dữ liệu giao dịch |
|---|---|---|
| Liên hệ | Danh mục phường/xã, thẻ phân loại | Công ty khách, người liên hệ, đầu mối của từng phiếu |
| RATA · khảo sát | PATC, SOP, định mức, mức độ bẩn, độ cao | Phiếu khảo sát, hạng mục, phương án thi công |
| RATA · giá | Bảng giá nhân công (lương cơ sở / giờ), tuổi thọ dụng cụ, lợi nhuận công ty, tham số bảng lương Việt Nam, vùng lương tối thiểu, lịch ngày lễ | Giải pháp, kế hoạch báo giá, báo giá |
| RATA · hợp đồng | Mẫu hợp đồng, thư viện điều khoản, loại khối nội dung, loại thỏa thuận | Hợp đồng, phụ lục, phụ lục sửa đổi, kỳ thanh toán |
Năm cơ chế nối gốc với giao dịch #
1. Sao chép khi tạo: phương án thi công #
Khi bấm Đồng bộ SOP (SOP Sync), định mức tay nghề, máy móc, hóa chất, dụng cụ của quy trình chuẩn được chép vào phương án thi công của hạng mục. Mỗi dòng chép nhớ dòng gốc mà nó lấy từ đâu. Từ đó, phương án sống độc lập: sửa quy trình chuẩn sau này không làm đổi phương án đã có. Muốn áp quy trình mới vào phương án cũ, người lập bấm Đồng bộ SOP lại, một cách có chủ đích.
Cơ chế này cũng là lý do phương án có ba cờ cảnh báo: Đã sửa định mức, Nguồn lực bổ sung, Đã xóa dòng SOP. Cờ cho trưởng nhóm biết phương án đã khác bản gốc ở đâu khi duyệt.
2. Kiểm giá trước khi gửi: giải pháp và báo giá #
Giá trên kế hoạch báo giá được tính tại thời điểm lập kế hoạch. Nếu sau đó bảng giá nhân công hay chi phí vật tư thay đổi, giá trên kế hoạch không tự đổi. Lưu ý rằng chi phí trên phương án có thể đã được tính lại theo đơn giá mới (ví dụ phí dịch vụ của máy móc đi theo định mức tuổi thọ dụng cụ), nên phương án và kế hoạch có thể tạm thời lệch nhau. Lớp bảo vệ nằm ở kế hoạch và báo giá, nơi con số đã hoặc sắp đến tay khách. Thay vào đó, nút Kiểm giá (Check Costs) so các dòng giá của kế hoạch với giá tính lại theo chi phí hiện tại và liệt kê chênh lệch vượt ngưỡng thay đổi chi phí trong Cài đặt (0% nghĩa là báo mọi chênh lệch). Người lập chọn Cập nhật giá và đồng bộ hoặc Giữ giá hiện tại.
Khi cài đặt Kiểm giá trước khi gửi đang bật (mặc định), báo giá chỉ gửi được khi đã Kiểm giá sau lần sửa giải pháp cuối cùng. Nghĩa là không báo giá nào rời công ty với giá vốn đã lỗi thời mà không ai biết.
3. Chụp lại và phiên bản: hợp đồng #
Khi tạo hợp đồng, hệ thống chép vào hợp đồng: các điều khoản từ thư viện theo mẫu, các phụ lục PL01–PL05 chụp từ khối nội dung của báo giá, và danh sách đầu mối từ Phiếu khảo sát. Từ đó, sửa thư viện điều khoản không làm đổi hợp đồng đã tạo.
Hợp đồng còn một lớp bảo vệ nữa: mỗi lần gửi khách và mỗi lần ký tạo một phiên bản không sửa được, gồm nội dung, tệp PDF và mã SHA-256. Mã này chứng minh văn bản khách đã nhận không bị chỉnh sửa sau đó.
4. Khóa theo năm: lịch ngày lễ #
Hợp đồng vệ sinh thường kéo dài một đến ba năm, và ngày lễ quyết định ngày nào ca chạy, ngày nào tính phụ trội. Lịch ngày lễ Việt Nam được lấy từ một lịch công khai, với các quy tắc khóa: năm đã qua chỉ người quản trị sửa; năm đã được Chốt năm không đồng bộ nữa; năm hiện tại và năm sau, đồng bộ chỉ thêm ngày còn thiếu, không sửa hay xóa ngày đã có. Ngày lễ nằm trong thời hạn hợp đồng của một giải pháp đã gửi khách thì chỉ người quản trị sửa được.
5. Giá trị theo ngày hiệu lực: tham số bảng lương Việt Nam #
Hệ số phụ trội, tỷ lệ đóng bảo hiểm, lương tối thiểu vùng là tham số bảng lương của Odoo, mỗi tham số có giá trị theo ngày hiệu lực. Phiếu khảo sát đọc giá trị tại ngày bắt đầu hợp đồng của nó. Luật đổi thì thêm một giá trị từ ngày áp dụng: báo giá mới và phiếu lương cùng theo, báo giá đã gửi không đổi. (Bản trước dùng 8 loại công RVN riêng; từ Khảo sát 20.0.2.0 đã bỏ.) Danh sách vùng lương theo địa bàn (Nghị định 293/2025) là dữ liệu không cập nhật đè (noupdate); công ty thêm dòng riêng thì dòng riêng được ưu tiên.
Khi muốn áp dữ liệu gốc mới: bấm có chủ đích #
Năm cơ chế trên có chung một tinh thần: dữ liệu gốc mới không tự chảy vào chứng từ cũ. Khi thực sự muốn áp, người dùng bấm một nút cụ thể, và việc đó được ghi lại.
| Muốn áp vào | Nút | Điều kiện |
|---|---|---|
| Phương án thi công | Đồng bộ SOP (SOP Sync) | Phương án chưa bị khóa (giải pháp chưa chốt) |
| Giải pháp, báo giá | Kiểm giá › Cập nhật giá và đồng bộ | Giải pháp đang sửa được; sửa sau duyệt sẽ phải duyệt lại |
| Hợp đồng chưa gửi | Cập nhật từ báo giá | Hợp đồng ở trạng thái Nháp |
| Điều khoản của hợp đồng | Đặt lại điều khoản theo thư viện | Hợp đồng chưa gửi khách |
| Hợp đồng đã ký | Phụ lục sửa đổi mới | Hai bên ký phụ lục; chỉ thay các kỳ chưa xuất hóa đơn |
Ví dụ: tăng đơn giá nhân công 5% giữa tháng #
(Số liệu và tình huống giả định.) Ngày 15, điều hành chung tăng đơn giá nhân công từ 40.000đ lên 42.000đ mỗi giờ công trong Bảng giá thuê nhân công. Công ty đang có bốn loại chứng từ ở các trạng thái khác nhau:
| Chứng từ | Trạng thái | Chuyện gì xảy ra | Việc cần làm |
|---|---|---|---|
| Phiếu B | Đang khảo sát, chưa có giải pháp | Phương án tạo hoặc Đồng bộ SOP sau ngày 15 nhận giá mới; phương án tạo trước đó giữ đơn giá cũ | Đồng bộ SOP lại các phương án đã tạo trước ngày 15 |
| Giải pháp C | Đã có báo giá nháp, chưa gửi | Giá trên kế hoạch không tự đổi | Kiểm giá → chênh lệch +5% phần nhân công → Cập nhật giá và đồng bộ → gửi duyệt |
| Giải pháp D | Đã gửi khách tuần trước | Khách cầm giá cũ, hệ thống không đổi gì | Quyết định kinh doanh: giữ giá đã chào, hoặc gửi lại phiên bản mới có giải thích |
| Hợp đồng E | Đang hiệu lực | Kỳ thanh toán giữ nguyên | Nếu hợp đồng có điều khoản điều chỉnh giá: lập phụ lục Điều chỉnh giá từ kỳ chưa xuất hóa đơn |
Không chứng từ nào đổi ngầm. Mỗi thay đổi đều là một quyết định có người chịu trách nhiệm.
Kỷ luật dữ liệu gốc #
Cơ chế bảo vệ chứng từ giao dịch chỉ có giá trị khi dữ liệu gốc đúng. Một thư viện định mức lỗi thời còn nguy hiểm hơn không có thư viện, vì mọi người sẽ tin vào nó. Bốn quy tắc gợi ý:
- Mỗi loại dữ liệu gốc có một người chịu trách nhiệm. Ví dụ trưởng phòng giám sát giữ định mức, kế toán trưởng giữ bảng giá nhân công, ban điều hành giữ lợi nhuận công ty.
- Chỉ dữ liệu đã duyệt mới được dùng. Định mức có vòng đời Nháp – Đã duyệt – Hủy; giá nhân công phải được duyệt mới vào phép tính.
- Sửa có ngày hiệu lực. Thông báo cho đội kinh doanh trước ngày áp dụng giá mới, để họ Kiểm giá các báo giá đang chuẩn bị gửi.
- Rà soát định kỳ. Hằng quý so định mức với số liệu thực tế của các công trình đang chạy (Đóng vòng: số liệu thực tế quay về định mức và giá bán).
Kết bài #
Dữ liệu gốc là luật chơi, dữ liệu giao dịch là lời hứa với khách. RATA-CSM giữ hai thứ này tách biệt bằng năm cơ chế: sao chép khi tạo, kiểm giá trước khi gửi, chụp lại và phiên bản, khóa theo năm, chỉ tạo khi chưa có. Kết quả là sửa một chỗ trong dữ liệu gốc có thể đổi trăm chứng từ, nhưng chỉ khi có người bấm nút để đổi, và chỉ với những chứng từ chưa thành cam kết đã ký.
Bài cuối cùng của nhánh nền tảng là từ điển: gom lại các thuật ngữ đã gặp trong 6 trạm, kèm tên tiếng Anh trên giao diện và bài giải thích chi tiết. Từ điển song ngữ RATA-CSM theo 6 trạm dữ liệu
Câu hỏi thường gặp #
Câu hỏi 1. Sửa một quy trình chuẩn (SOP) thì có cần đồng bộ lại mọi phương án đang dùng không?
Không bắt buộc. Chỉ đồng bộ lại những phương án thuộc các giải pháp chưa gửi hoặc chưa chốt, nếu thay đổi ảnh hưởng đến giá. Phương án của giải pháp đã chốt bị khóa và không thể đồng bộ lại.
Câu hỏi 2. Vì sao báo giá đã gửi không tự cập nhật theo giá mới cho chính xác?
Vì khách đang cầm báo giá đó. Nếu hệ thống tự đổi, báo giá trên hệ thống sẽ khác điều khách đã nhận, và hợp đồng tạo ra từ đó sẽ sai. Muốn đổi giá với khách thì gửi lại một phiên bản mới.
Câu hỏi 3. Sửa điều khoản trong thư viện có đổi hợp đồng đang soạn không?
Không tự đổi. Với hợp đồng chưa gửi khách, bấm Đặt lại điều khoản theo thư viện để áp bản mới. Với hợp đồng đã ký, thay đổi phải qua phụ lục sửa đổi.
Câu hỏi 4. Ngưỡng thay đổi chi phí nên đặt bao nhiêu?
Phụ thuộc biên lợi nhuận của công ty. Đặt 0% để thấy mọi chênh lệch khi mới dùng hệ thống, sau đó nâng lên mức mà dưới đó công ty chấp nhận giữ giá đã chào (gợi ý tham khảo, không phải quy định).
Nội dung hướng dẫn dựa trên phiên bản RATA-CSM hiện hành; giao diện có thể thay đổi theo từng bản cập nhật.