Bài Bàn giao giữa các trạm: nhận gì, giao gì, ai ký nhận, khi nào bị chặn liệt kê mười chốt chặn mà RATA-CSM tự áp khi dữ liệu đi qua các trạm. Phần lớn chốt chặn đó dẫn về cùng một câu hỏi: ai được làm việc này? Ai được sửa giải pháp, ai được duyệt, ai được nhìn thấy giá vốn, ai chỉ được đọc hợp đồng. Bài viết này trình bày sáu nhóm người dùng của RATA-CSM, cách các nhóm kế thừa quyền của nhau, và lý do hệ thống chỉ có một bậc duyệt. Bài dành cho người quản trị và người điều hành, những người quyết định ai được cấp quyền gì.
Vì sao công ty dịch vụ phải giấu giá vốn với chính nhân viên của mình #
Trong ngành vệ sinh, giá vốn gần như là công thức kinh doanh của công ty: định mức bao nhiêu mét vuông cho một giờ công, đơn giá nhân công từng tay nghề, biên lợi nhuận cho từng loại dịch vụ. Một nhân viên kinh doanh mang công thức đó sang đối thủ là mang theo lợi thế cạnh tranh của công ty. Một giám sát biết biên lợi nhuận của từng công trình sẽ dễ bị khách hàng thuyết phục “giảm thêm chút nữa”.
Nhưng giấu hoàn toàn cũng không được. Người lập báo giá cần biết giá đề xuất để đàm phán. Trưởng nhóm cần thấy lợi nhuận để duyệt. Kế toán cần thấy giá trị hợp đồng để xuất hóa đơn. Phân quyền tốt là chia mỗi người thấy đúng phần việc của mình, không thiếu, không thừa.
Sáu nhóm người dùng #
| Nhóm quyền | Ai thường giữ | Phạm vi chính |
|---|---|---|
| Tư vấn bán hàng (RATA) | Nhân viên kinh doanh | Liên hệ, Phiếu khảo sát, phương án thi công, giải pháp, kế hoạch báo giá, báo giá. Hợp đồng của mình và hợp đồng chưa có người phụ trách. Không thấy chi phí và biên lợi nhuận |
| Giám sát hiện trường | Giám sát, tổ trưởng | Phiếu khảo sát, hạng mục, ca. Chỉ xem phương án và giải pháp. Xem hợp đồng đang hiệu lực, cập nhật Nghĩa vụ & mốc. Không thấy kỳ thanh toán, hóa đơn |
| Quản lý / Trưởng phòng Giám sát (gọi tắt trưởng nhóm) | Trưởng bộ phận vận hành, trưởng phòng kinh doanh | Mọi quyền của Tư vấn bán hàng và Giám sát hiện trường. Người duyệt duy nhất. Thấy chi phí và biên lợi nhuận. Sửa mọi hợp đồng, mẫu hợp đồng, thư viện điều khoản, lợi nhuận công ty |
| Điều hành chung | Ban điều hành | Mọi quyền của trưởng nhóm, cộng dữ liệu gốc: định mức, danh mục, thiết lập biên lợi nhuận |
| Kế toán (nhóm Kế toán của Odoo) | Kế toán công nợ | Vào hợp đồng từ ứng dụng Kế toán: Khách hàng › Hợp đồng dịch vụ, Kỳ thanh toán hợp đồng. Xuất hóa đơn theo kỳ |
| Quản trị (admin) | Người quản trị hệ thống | Luôn có mọi quyền RATA. Cài đặt RATA CSM, mở chốt giải pháp đã chốt, sửa ngày lễ của năm đã qua hoặc đã chốt |
Các nhóm kế thừa nhau theo bậc: trưởng nhóm có sẵn quyền của Tư vấn bán hàng và Giám sát hiện trường; Điều hành chung có sẵn quyền của trưởng nhóm; Quản trị có tất cả. Vì vậy chỉ cần gán một nhóm cao nhất cho mỗi người. Tư vấn bán hàng và Giám sát hiện trường là hai nhóm ngang hàng, không kế thừa nhau.
Ngoài sáu nhóm trên còn một quyền bổ sung: Sửa dòng báo giá hệ thống (RATA), cấp cho người được phép chỉnh tay các dòng giá do hệ thống tạo trên báo giá.
Ma trận quyền #
Ba điều rút ra từ ma trận:
- Cột Sửa · Duyệt chỉ có ở trưởng nhóm trở lên, và chỉ ở hai hàng: phương án / giải pháp và hợp đồng / phụ lục sửa đổi. Đó là hai chỗ một quyết định sai làm mất tiền trong nhiều tháng.
- Hàng “Chi phí, biên LN ước tính” trống ở Tư vấn bán hàng và Giám sát. Trên bảng giải pháp của phiếu, các cột chi phí và biên lợi nhuận ước tính không được máy chủ gửi về cho người không thuộc nhóm trưởng nhóm. Đây không phải là ẩn cột trên màn hình mà là không gửi dữ liệu.
- Kế toán không đụng vào khâu bán hàng. Kế toán xem hợp đồng và xuất hóa đơn kỳ, nhưng không sửa giải pháp hay báo giá.
Lưu ý về Tư vấn bán hàng và bảng giá nhân công: nhóm Tư vấn bán hàng mở được menu Giá định mức, trong đó có Bảng giá thuê nhân công. Nếu công ty coi đơn giá nhân công là thông tin cần bảo mật với kinh doanh, người quản trị nên điều chỉnh quyền xem menu này.
Một bậc duyệt: vì sao không phải hai, ba bậc #
Nhiều doanh nghiệp quen với chuỗi duyệt nhiều tầng: trưởng nhóm duyệt, rồi trưởng phòng, rồi giám đốc. Với dịch vụ vệ sinh, chuỗi dài có hai tác dụng phụ. Thứ nhất, báo giá chậm vài ngày, trong khi khách thường so giá với hai, ba đơn vị cùng lúc. Thứ hai, mỗi tầng duyệt dễ đẩy trách nhiệm cho tầng trên, nên không ai thực sự đọc kỹ.
RATA-CSM chọn một bậc duyệt do trưởng nhóm đảm nhận, áp dụng cho:
- giải pháp trước khi báo giá được gửi;
- hợp đồng trước khi gửi khách (khi cài đặt bật);
- phụ lục sửa đổi;
- điều chỉnh giá hàng loạt theo lương tối thiểu vùng;
- chấm dứt hợp đồng khi thời gian báo trước ngắn hơn hợp đồng quy định.
Người duyệt có đủ thông tin để quyết định: chi phí, biên lợi nhuận ước tính, cờ cảnh báo của phương án, nhật ký mô phỏng. Khi trả lại, người duyệt phải ghi lý do; lý do được lưu trong lịch sử.
Trưởng phòng kinh doanh muốn duyệt thì sao? Trước đây nhóm Quản lý bán hàng của Odoo là người duyệt. Từ bản cập nhật tháng 10/2026, chỉ nhóm trưởng nhóm duyệt. Nếu trưởng phòng kinh doanh cần duyệt, người quản trị thêm người đó vào nhóm Quản lý / Trưởng phòng Giám sát. Như vậy vẫn chỉ có một danh sách người duyệt, dễ kiểm soát.
Ba ranh giới hay bị hỏi #
Người dùng nội bộ không thuộc đội RATA. Một nhân viên hành chính có tài khoản Odoo nhưng không thuộc nhóm RATA nào sẽ không mở được phương án thi công và giải pháp. Khách hàng vẫn xem được báo giá trên cổng khách hàng và trang so sánh, vì hai trang này dùng đường link riêng có mã bảo vệ.
Hợp đồng “của mình”. Tư vấn bán hàng thấy và sửa hợp đồng mình phụ trách, cộng với hợp đồng chưa có người phụ trách. Mọi nội dung bên trong hợp đồng (điều khoản, phụ lục, phiên bản, kỳ thanh toán, nghĩa vụ, góp ý, phụ lục sửa đổi) đi theo quyền trên hợp đồng đó.
Giám sát và hợp đồng. Giám sát hiện trường xem hợp đồng và phụ lục đang hiệu lực (kể cả tạm ngừng, sắp hết hạn, đã kết thúc), để biết phạm vi phải làm. Giám sát cập nhật được Nghĩa vụ & mốc, nhưng không thấy kỳ thanh toán và hóa đơn.
Quyền khác với “đang có người sửa” #
Một tình huống thường bị nhầm là lỗi phân quyền: hai người cùng có quyền sửa giải pháp, nhưng một người mở ra chỉ xem được. Nguyên nhân là khóa đang sửa: khi một người bấm Bắt đầu sửa trên giải pháp, những người khác chỉ đọc cho đến khi người đó bấm Sửa xong. Giải pháp hiện dòng Đang sửa bởi (Being Edited By) kèm tên người đang giữ. Cách xử lý là nhờ người đó bấm Sửa xong hoặc Giải phóng, không phải xin thêm quyền.
Tình huống: cấp quyền cho một trưởng nhóm mới #
(Tình huống giả định.) Công ty mở chi nhánh, bổ nhiệm một giám sát lâu năm làm trưởng nhóm. Người quản trị cần:
- Gán nhóm Quản lý / Trưởng phòng Giám sát (không cần gán thêm Tư vấn bán hàng và Giám sát hiện trường, vì đã kế thừa).
- Kiểm tra công ty được phép của người dùng, vì hợp đồng chỉ hiện trong các công ty người dùng được truy cập.
- Báo người này rằng từ nay họ sẽ nhận hoạt động “Duyệt giải pháp…” và thấy chi phí, biên lợi nhuận. Đây là thông tin cần bảo mật.
Nếu người này vẫn cần sửa định mức và danh mục, gán nhóm Điều hành chung thay vì trưởng nhóm.
Kết bài #
Phân quyền trong RATA-CSM đi theo một nguyên tắc: thấy theo nhu cầu, duyệt ở một chỗ. Sáu nhóm người dùng kế thừa nhau theo bậc, nên mỗi người chỉ cần một nhóm cao nhất. Một bậc duyệt do trưởng nhóm đảm nhận giữ cho báo giá nhanh mà vẫn có người chịu trách nhiệm.
Phân quyền trả lời câu hỏi “ai được sửa”. Câu hỏi tiếp theo là “sửa một chỗ thì đổi những đâu”: sửa một định mức có làm đổi báo giá đã gửi không, sửa điều khoản mẫu có đổi hợp đồng đã ký không. Bài tiếp theo phân biệt dữ liệu gốc và dữ liệu giao dịch. Dữ liệu gốc và dữ liệu giao dịch: vì sao sửa một chỗ có thể đổi trăm chỗ
Câu hỏi thường gặp #
Câu hỏi 1. Một người có thể vừa là Tư vấn bán hàng vừa là Giám sát hiện trường không?
Có. Hai nhóm ngang hàng nên có thể gán cả hai. Nếu người đó cần cả quyền duyệt thì gán nhóm trưởng nhóm, nhóm này đã bao gồm cả hai.
Câu hỏi 2. Nhân viên kinh doanh không thấy giá vốn thì đàm phán thế nào?
Họ làm việc với giá chào và phạm vi được phép điều chỉnh. Khi khách đề nghị giảm sâu, giải pháp được sửa và gửi duyệt lại; trưởng nhóm thấy biên lợi nhuận để quyết định. Bài Một bậc duyệt, kiểm giá trước khi gửi và bảo mật giá vốn trình bày quy trình này.
Câu hỏi 3. Kế toán có cần quyền trong RATA CSM để xuất hóa đơn hợp đồng không?
Không cần nhóm RATA. Kế toán thuộc nhóm Kế toán của Odoo vào hợp đồng và kỳ thanh toán từ ứng dụng Kế toán, mục Khách hàng.
Câu hỏi 4. Ai được mở chốt một giải pháp đã chốt?
Chỉ người quản trị, kèm lý do, và chỉ khi các báo giá của giải pháp đã hủy hoặc về trạng thái báo giá, chưa có hóa đơn.
Nội dung hướng dẫn dựa trên phiên bản RATA-CSM hiện hành; giao diện có thể thay đổi theo từng bản cập nhật.