🧪 Tính năng đang phát triển. Module Dự án (20.0.2.0, ca là ca Planning của Odoo) đang ở nhánh thử nghiệm, chưa phát hành. Bài mô tả thiết kế; chi tiết có thể thay đổi.
Hóa đơn dịch vụ vệ sinh hằng tháng thường đi kèm một biên bản nghiệm thu. Lập biên bản bằng tay nghĩa là đếm lại ca từ sổ, đối chiếu với phàn nàn của khách, rồi chờ khách ký giấy. RATA-CSM dựng nghiệm thu kỳ (Period Acceptance) từ chính dữ liệu ca và tình huống của kỳ đó, cho khách ký trên trang khách hàng, và nối thẳng sang hóa đơn. Mỗi kỳ thanh toán của hợp đồng có đúng một biên bản nghiệm thu.
Luồng nghiệm thu #
| # | Trạng thái | Điều kiện / việc làm |
|---|---|---|
| 1 | Nháp | Tác vụ hằng ngày tạo biên bản nháp khi kỳ kết thúc. Giám sát kiểm tra |
| 2 | Chờ duyệt | Gửi được khi mọi ca của kỳ đã kết thúc (đã xong, thiếu ca hoặc đã hủy). Trưởng nhóm duyệt, và chỉ duyệt được khi không còn tình huống mở |
| 3 | Đã gửi khách | Khách xem trên trang khách hàng |
| 4 | Đã nghiệm thu | Khách ký (trang khách hàng hoặc bản giấy) |
| — | Khách chưa đồng ý | Khách không đồng ý trên trang khách hàng, kèm ghi chú → quay lại sửa và duyệt lại |
Biên bản gồm gì #
| Mục | Nguồn |
|---|---|
| Kỳ, giá trị kỳ | Kỳ thanh toán của hợp đồng (Kỳ thanh toán, phân bổ phụ thu và khối nội dung báo giá) |
| Lượt ca kế hoạch | Lượt ca của kỳ (Lượt ca và ca Planning: vì sao chỉ tạo ca cho vài tuần tới) |
| Ca xong, thiếu ca, ca hủy, ca bù, ca đã ký | Ca của kỳ (Vòng đời một ca: công bố, bắt đầu, checklist, chữ ký, hoàn thành) |
| Tình huống của kỳ, số tình huống còn mở, tổng tiền đã chốt | Sổ ghi nhận xử lý (Sổ ghi nhận xử lý: thiếu ca, trễ, chất lượng, phát sinh, hư hỏng) |
| Điểm chất lượng | Kiểm tra, khảo sát hài lòng (Kiểm tra chất lượng và khảo sát hài lòng: điểm thấp thành việc khắc phục) |
| Danh sách ca | Từng ca, đã ký hay chưa |
Khách ký như thế nào #
Trên trang khách hàng: danh sách ca của kỳ hiện sẵn, mỗi ca được tích sẵn. Khách bỏ tích ca thấy không đúng và ghi lý do, rồi ký một lần cho cả kỳ. Bản giấy: người phụ trách ghi nhận người ký, đính kèm bản quét.
Chữ ký từng ca nay là chữ ký của Field Service trên trang của ca. Mọi chữ ký nghiệm thu kỳ (trang khách hàng hoặc bản giấy) được ghi vào nhật ký chữ ký: ai ký, khi nào, từ đâu (có địa chỉ IP với ký trên trang), ký cho những ca nào.
Khi khách đã nghiệm thu #
- Mọi ca Planning của các lượt trong kỳ được khóa Đã nghiệm thu (trường RATA, không phải trạng thái Odoo), chỉ đọc.
- Ca khách bỏ tích thành tình huống chất lượng (nguồn: khách), kèm lý do.
- Nghĩa vụ Nghiệm thu của kỳ trên hợp đồng được đánh dấu hoàn thành.
- Tổng tiền tình huống đã chốt được đưa vào phụ thu / giảm trừ của kỳ thanh toán (nếu kỳ chưa xuất hóa đơn).
- Kỳ sẵn sàng xuất hóa đơn.
Nghiệm thu trước khi xuất hóa đơn #
Cài đặt dự án Nghiệm thu trước khi xuất hóa đơn (bật mặc định): kỳ có ca chỉ xuất hóa đơn được khi đã nghiệm thu. Tắt cho khách trả trước. Kỳ phát sinh riêng (phí chấm dứt sớm) không cần nghiệm thu (Hóa đơn theo kỳ: vì sao không xuất từ báo giá).
Kết bài #
Mỗi kỳ thanh toán có một biên bản nghiệm thu dựng từ ca, tình huống và điểm chất lượng của kỳ. Trưởng nhóm duyệt khi mọi ca đã kết thúc và không còn tình huống mở; khách bỏ tích ca không đúng và ký một lần. Nghiệm thu xong thì ca khóa, tiền tình huống vào kỳ, và kế toán xuất hóa đơn. Bài cuối nhánh nói về vật tư xuất cho công trình. Cấp vật tư cho công trình theo kế hoạch
Câu hỏi thường gặp #
Câu hỏi 1. Khách bỏ tích một ca thì kỳ có bị trừ tiền ngay không?
Không tự động. Ca bị bỏ thành tình huống; người phụ trách chốt với khách (làm lại, giảm trừ, miễn). Số tiền của tình huống đó đi vào kỳ khi được chốt (thời điểm áp vào kỳ sau khi đã nghiệm thu cần xác nhận).
Câu hỏi 2. Biên bản nghiệm thu có thay biên bản giấy khách yêu cầu không?
Tùy khách. Có thể in biên bản từ hệ thống cho khách ký giấy rồi ghi nhận bản quét.
Câu hỏi 3. Nghiệm thu có liên quan Điều 5 hợp đồng không?
Có. Điều “Tiêu chuẩn chất lượng và nghiệm thu” quy định cách nghiệm thu; biên bản kỳ là thủ tục thực hiện điều đó (Hợp đồng dịch vụ trên ERP: thư viện điều khoản, phụ lục PL01–PL05, kiểm tra rủi ro).
Nội dung hướng dẫn dựa trên phiên bản RATA-CSM đang phát triển; giao diện có thể thay đổi trước khi phát hành.