Không công ty vệ sinh nào tự làm được mọi hạng mục. Lau kính mặt ngoài nhà cao tầng cần đội có chứng chỉ làm việc trên cao và thiết bị treo; xử lý côn trùng cần giấy phép riêng; một công trình ở tỉnh xa có thể cần thuê đội khoán địa phương. Ba bài trước của nhánh này nói về khách hàng. Bài này nói về phía còn lại của danh bạ: nhà cung cấp và thầu phụ, cách lưu họ trên RATA-CSM, và cách giá thuê ngoài đi vào phương án thi công.
Ba hình thức nguồn lực #
Mỗi định mức tay nghề trong quy trình chuẩn mang một loại nguồn lực. RATA-CSM có sẵn ba loại:
| Loại nguồn lực | Mã | Ý nghĩa | Giá lấy từ |
|---|---|---|---|
| Nhân viên chính thức | NVCT | Nhân viên của công ty, ký hợp đồng lao động | Bảng giá thuê nhân công, dòng loại NVCT |
| Cộng tác viên | CTV | Người làm theo vụ việc, không phải nhân viên chính thức | Bảng giá thuê nhân công, dòng loại CTV |
| Thuê trọn gói | TTG | Giao trọn một phần việc cho nhà thầu, nhà thầu tự lo người và thiết bị | Bảng giá mời nhà thầu |
Hai loại đầu tính theo giờ công: hệ thống tìm trong Bảng giá thuê nhân công dòng đã duyệt khớp kỹ năng, cấp độ và đúng loại nguồn lực. Không có dòng khớp đúng loại, chi phí nhân công của dòng đó bằng 0, và hệ thống không lấy nhầm giá của loại khác. Bảng giá giữ lương cơ sở / giờ; với nhân viên chính thức, giá giờ công cộng thêm đóng góp bảo hiểm và ngày nghỉ có lương theo bảng lương Việt Nam, còn cộng tác viên tính đúng lương cơ sở (Chi phí nhân công: giá giờ công × người × thời lượng × hệ số độ cao). Loại thứ ba, thuê trọn gói, đi theo một đường khác, trình bày ở phần dưới.
Hồ sơ Nhà thầu #
Nhà thầu là liên hệ trong cùng danh bạ với khách hàng, được gắn thẻ Đội khoán. Menu RATA CSM › Tài nguyên › Hồ sơ Nhà thầu (Vendor Profile) chính là danh bạ đã lọc sẵn theo thẻ đó.
Ngoài các thông tin liên hệ thông thường, hồ sơ nhà thầu có hai trường riêng:
- Khu vực địa lý hoạt động (Supply Areas): danh sách Tỉnh/Thành phố nhà thầu phục vụ được.
- Ngày phản hồi (Response Day): số ngày nhà thầu cần để phản hồi một yêu cầu, ví dụ báo giá lại hoặc điều người.
Hai trường này trả lời hai câu hỏi điều phối hay gặp: công trình ở Bắc Ninh thì gọi đội nào? và cần đội trong 2 ngày thì ai kịp? Lọc Hồ sơ Nhà thầu theo tỉnh của địa chỉ công trình (Địa chỉ hiện trường đến cấp Xã/Phường và vùng phục vụ) và theo ngày phản hồi là có ngay danh sách ứng viên.
Bảng giá mời nhà thầu #
Bảng giá mời nhà thầu (Vendor Offer Standard) lưu giá một nhà thầu chào cho một phần việc. Mỗi dòng gồm:
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Nhà thầu | Hồ sơ nhà thầu chào giá |
| SOP liên quan (SOP Related) | Quy trình chuẩn mà phần việc thuê ngoài thuộc về |
| Phạm vi cung cấp | Loại nguồn lực, thường là Thuê trọn gói |
| Giá hợp đồng (Contract Price) | Giá nhà thầu chào |
| Ngày hiệu lực từ/đến (Valid Date From/To) | Khoảng thời gian giá còn hiệu lực |
| Trạng thái | Nháp, Đã duyệt, Hủy |
Gắn giá mời thầu với quy trình chuẩn giúp người lập phương án thấy ngay: hạng mục này có những nhà thầu nào đã chào giá, giá bao nhiêu, còn hiệu lực không.
Giá thuê ngoài đi vào phương án thi công thế nào #
Khi phương án thi công có dùng nguồn lực Thuê trọn gói, phương án hiện tab Thuê khoán với Danh sách nhà thầu (FS Vender Line). Người lập thêm các dòng nhà thầu vào tab này, tham chiếu bảng giá mời nhà thầu của quy trình chuẩn; có thể thêm nhà thầu ngoài danh sách chuẩn (đánh dấu nhà thầu bổ sung). Khác với bốn nhóm định mức còn lại, Đồng bộ SOP không chép dòng nhà thầu vào phương án. Nếu bỏ chọn Thuê trọn gói trong nguồn lực điều động, các dòng của tab này bị xóa.
Lưu ý quan trọng: ở phiên bản hiện hành, công thức giá đề xuất của phương án cộng bốn khối chi phí: nhân công, máy móc, hóa chất, dụng cụ. Dòng trong tab Thuê khoán là thông tin tham chiếu để chọn nhà thầu và so giá, chưa được cộng tự động vào giá vốn của phương án. Khi một hạng mục được thuê trọn gói, người lập cần đối chiếu giá đề xuất với giá nhà thầu trước khi gửi duyệt, và trưởng nhóm cần kiểm tra điểm này khi duyệt.
Mua hộ khách: một dạng “nhà cung cấp” khác #
Một tình huống khác hay bị nhầm với thuê ngoài là mua hộ khách: khách nhờ công ty mua vật tư (ví dụ giấy vệ sinh, nước rửa tay) và trả tiền theo giá thực tế cộng phí. Đây không phải thuê thầu phụ mà là một hình thức cung ứng vật tư. Trên kế hoạch báo giá, mỗi vật tư có Hình thức cung cấp (Supply): công ty cung cấp, khách tự mua, Mua hộ khách (Purchased for the Customer), hoặc bán. Vật tư mua hộ sinh một báo giá vật tư riêng với giá chuyển thẳng, phí mua hộ và phí giao hàng. Chi tiết ở Kỳ thanh toán, phân bổ phụ thu và khối nội dung báo giá.
Kỷ luật dữ liệu nhà thầu #
Giá thuê ngoài thay đổi nhanh hơn giá nhân công nội bộ, và rủi ro khi dùng giá cũ là lớn: một phần việc thuê ngoài thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá của hạng mục đó. Bốn quy tắc gợi ý:
- Mỗi dòng giá mời thầu có ngày hiệu lực đến; hết hạn thì xin báo giá lại trước khi dùng.
- Chỉ dùng giá đã duyệt; giá mới nhận về để ở Nháp cho đến khi trưởng nhóm xem.
- Cập nhật Khu vực địa lý hoạt động khi nhà thầu mở rộng hoặc thu hẹp vùng.
- Ghi nhận chất lượng sau mỗi công trình (ghi chú trên hồ sơ nhà thầu) để lần sau chọn đúng đội.
Kết bài #
Nhà thầu nằm trong cùng danh bạ với khách hàng, phân biệt bằng thẻ Đội khoán, có thêm khu vực hoạt động và ngày phản hồi để điều phối. Giá thuê ngoài được lưu trong bảng giá mời nhà thầu gắn với quy trình chuẩn và đi vào phương án qua tab Thuê khoán. Điều cần nhớ là giá thuê trọn gói hiện chưa được cộng tự động vào giá đề xuất, nên người lập và người duyệt phải đối chiếu tay.
Bài cuối của nhánh xử lý những thay đổi phía khách hàng: đổi người phụ trách, đổi pháp nhân, hoặc phát hiện liên hệ bị trùng. Khi khách đổi người phụ trách, đổi pháp nhân hoặc bị trùng liên hệ
Câu hỏi thường gặp #
Câu hỏi 1. Một công ty vừa là khách hàng vừa là nhà thầu của mình thì lưu thế nào?
Một bản ghi công ty duy nhất, gắn thêm thẻ Đội khoán. Công ty đó sẽ xuất hiện ở cả danh sách Khách hàng và Hồ sơ Nhà thầu.
Câu hỏi 2. Cộng tác viên có cần tạo hồ sơ nhà thầu không?
Không. Cộng tác viên là một loại nguồn lực tính theo giờ công, giá lấy từ Bảng giá thuê nhân công dòng loại Cộng tác viên. Hồ sơ nhà thầu dành cho đơn vị nhận trọn gói một phần việc.
Câu hỏi 3. Vì sao chi phí nhân công của một dòng bằng 0 dù đã có bảng giá?
Thường vì không có dòng bảng giá đã duyệt khớp đúng kỹ năng, cấp độ và loại nguồn lực của dòng định mức. Ví dụ định mức yêu cầu Cộng tác viên nhưng bảng giá chỉ có dòng Nhân viên chính thức. Xem Chi phí nhân công: giá giờ công × người × thời lượng × hệ số độ cao.
Nội dung hướng dẫn dựa trên phiên bản RATA-CSM hiện hành; giao diện có thể thay đổi theo từng bản cập nhật.