🧪 Tính năng đang phát triển trong module Nhân sự 20.0.1.1 (nhánh thử nghiệm). Bài mô tả thiết kế; chi tiết có thể thay đổi.
Lương ca kíp sai thường không do công thức lương mà do giờ đầu vào: một người quên chấm ra nên được tính 14 giờ, một người đến muộn 40 phút nhưng vẫn ghi đủ ca, một người làm thêm ở công trình khác không ai duyệt. Odoo duyệt chấm công từng lượt một và báo cáo Planning – Chấm công chỉ so tổng giờ. RATA-CSM thêm phần còn thiếu: đối chiếu từng ca với chấm công, xử lý từng sai lệch, rồi khóa tháng trước khi tính lương. Bài viết đi qua chuỗi đó và cách giờ công vào chi phí công trình.
Bốn bước mỗi tháng #
- Chấm công theo cách của dự án: điện thoại / kiosk, máy chấm công, hoặc theo giờ ca (Nhân viên không có tài khoản: nhận lịch ca, chấm công, xem phiếu lương).
- Đối chiếu (tác vụ hằng đêm): so từng ca hợp đồng với chấm công, tạo Đối chiếu chấm công cho mỗi sai lệch.
- Xử lý và duyệt: giám sát xử lý từng đối chiếu, duyệt chấm công của tổ đội.
- Khóa chấm công tháng: khi mọi đối chiếu đã xử lý, mọi chấm công đã duyệt hoặc từ chối.
Đối chiếu chấm công #
| Loại | Khi nào | Cách xử lý được phép |
|---|---|---|
| Ca không có chấm công | Có ca đã xong nhưng người đó không có chấm công | Đã bổ sung giờ (lấy giờ ca) · Vắng có phép · Vắng không phép · Đã sửa chấm công |
| Đi trễ | Chấm vào muộn hơn đầu ca quá 15 phút | Chấp nhận như đã ghi · Đã sửa chấm công · Vắng có phép |
| Về sớm | Chấm ra sớm hơn cuối ca quá 15 phút | Chấp nhận như đã ghi · Đã sửa chấm công · Vắng có phép |
| Quên chấm ra | Không chấm ra sau cuối ca 2 giờ | Đã sửa chấm công · Đã bổ sung giờ (chấm ra lúc cuối ca) |
| Chấm công ngoài ca | Chấm công lệch khỏi ca quá 30 phút | Chấp nhận như đã ghi · Đã duyệt tăng ca · Đã sửa chấm công |
Ngưỡng 15 phút, 30 phút, 2 giờ chỉnh ở Cài đặt › RATA CSM › Nhân sự. Các cách xử lý Đã bổ sung giờ, Đã duyệt tăng ca, Vắng có phép, Vắng không phép bắt buộc ghi lý do. Đối chiếu đi trễ, về sớm là căn cứ ghi tình huống “Trễ, về sớm, thiếu người” khi hợp đồng có khấu trừ (Sổ ghi nhận xử lý: thiếu ca, trễ, chất lượng, phát sinh, hư hỏng).
Duyệt chấm công: giờ được cắt theo ca #
Giám sát đầu tiên của dự án là người duyệt chấm công của tổ đội (duyệt của Odoo; khi cài, Odoo được đặt duyệt những lượt “ngoài dung sai”). RATA thêm hai quy tắc:
- Chấm công còn đối chiếu chưa xử lý thì không duyệt được.
- Khi duyệt, giờ của nhân viên hiện trường được cắt theo ca trong ngày: chấm vào 06:30 cho ca 07:00 thì tính từ 07:00. Nếu đối chiếu đã Đã duyệt tăng ca, giờ không bị cắt. Giờ chấm gốc vẫn được lưu.
Nhờ vậy, giờ đưa vào lương là giờ của ca đã làm, cộng phần tăng ca đã duyệt, không phải giờ có mặt.
Khóa chấm công tháng #
Khóa chấm công tháng (menu RATA CSM › Nhân sự) chỉ khóa được khi mọi đối chiếu của tháng đã xử lý và mọi chấm công đã duyệt hoặc từ chối. Sau khi khóa, chấm công và đối chiếu của tháng không đổi được nữa; Nhân sự mở lại phải ghi lý do. Đây là mốc để tính phiếu lương (Từ ca đã làm đến phiếu lương: lương khoán ca, phụ cấp công trình, khấu trừ bồi thường).
Giờ công và chi phí công trình #
Tách bạch hai thứ:
| Giờ công (timesheet) | Chấm công (attendance) | |
|---|---|---|
| Ghi khi | Ca Planning hoàn thành | Nhân viên chấm, hoặc theo giờ ca |
| Đi vào | Dự án của hợp đồng (không tính tiền theo giờ) | Phiếu lương (sau duyệt, khóa) |
| Dùng cho | Chi phí nhân công thực tế của công trình | Lương, tăng ca, vắng |
Chi phí nhân công thực tế (hiện tại) = Σ giờ công × chi phí giờ của nhân viên
Ví dụ (giả định): ca sáng 3 giờ, 2 người, chi phí giờ 35.000đ và 40.000đ → 105.000đ + 120.000đ = 225.000đ cho ca. Chi phí giờ là số trong hồ sơ nhân viên, chưa gồm phụ trội đêm, lễ. Lô tiếp theo của module Nhân sự (H5) sẽ tính chi phí từ phiếu lương thật, chia theo giờ của từng dự án (Lãi lỗ công trình: ba lớp doanh thu – chi phí).
Kết bài #
Chấm công vào Odoo theo cách của dự án; mỗi đêm hệ thống đối chiếu từng ca với chấm công; giám sát xử lý sai lệch và duyệt, giờ được cắt theo ca trừ tăng ca đã duyệt; tháng được khóa trước khi tính lương. Giờ công của ca đi vào dự án để tính chi phí công trình. Bài tiếp theo là nguồn của mọi hệ số: bảng lương Việt Nam. Bảng lương Việt Nam của Odoo: một nguồn hệ số cho báo giá và phiếu lương
Câu hỏi thường gặp #
Câu hỏi 1. Dự án chấm công theo giờ ca thì còn đối chiếu không?
Có, nhưng ít sai lệch: chấm công được tạo đúng giờ ca khi hoàn thành. Ca không hoàn thành vẫn hiện “Ca không có chấm công”.
Câu hỏi 2. Nhân viên làm hai công trình trong ngày?
Đối chiếu lấy mọi ca hợp đồng của người đó trong ngày; giờ duyệt được cắt theo tổng các ca.
Câu hỏi 3. Văn phòng có bị đối chiếu không?
Không. Đối chiếu và cắt giờ chỉ áp cho ca của hợp đồng; văn phòng duyệt chấm công như Odoo chuẩn.
Nội dung hướng dẫn dựa trên phiên bản RATA-CSM đang phát triển; giao diện có thể thay đổi trước khi phát hành.