Mọi con số trên báo giá vệ sinh đều bắt đầu từ một con số giám sát ghi tại hiện trường: khối lượng. 400 m² sàn, 60 m² kính, 2 khu WC, 1 lượt thu gom rác. Từ con số đó, hệ thống tính thời gian làm, số người, lượng hóa chất, hao mòn dụng cụ, rồi giá. Bài viết này giải thích cầu nối đầu tiên giữa khối lượng và định mức: Tỷ lệ khảo sát (Survey Rate), cách nó lan ra các phép tính sau, và những lỗi đơn vị hay gặp.
Tỷ lệ khảo sát là “hệ số phóng to” định mức #
Mỗi Phương án thi công chuẩn – PATC (Work Method Statement – WMS) có một định mức khối lượng (Quantity Standard): khối lượng chuẩn mà quy trình của nó được đo. Ví dụ PATC “Lau sàn đá” có định mức 200 m². Quy trình chuẩn (SOP) đi kèm cho biết làm 200 m² đó mất bao lâu, cần những gì.
Tỷ lệ khảo sát cho biết hạng mục thực tế gấp bao nhiêu lần khối lượng chuẩn:
Tỷ lệ khảo sát = Khối lượng thực tế ÷ Định mức khối lượng của PATC
| Hạng mục | Khối lượng thực tế | Định mức PATC | Tỷ lệ khảo sát |
|---|---|---|---|
| Lau sàn đá | 400 m² | 200 m² | 2 |
| Lau kính vách ngăn | 60 m² | 30 m² | 2 |
| Vệ sinh khu WC | 2 khu | 1 khu | 2 |
| Thu gom rác | 1 lượt | 1 lượt | 1 |
(Định mức là số liệu giả định để minh họa.)
Khối lượng trên phương án thi công được lấy thẳng từ hạng mục. Sửa khối lượng trên hạng mục thì tỷ lệ khảo sát của mọi phương án của hạng mục đó tính lại.
Chuỗi tác động của tỷ lệ khảo sát #
Tỷ lệ khảo sát không trực tiếp thành tiền. Nó nhân vào các định mức, và mỗi định mức lan sang một khối chi phí:
| Bước | Công thức | Ví dụ lau sàn 400 m² |
|---|---|---|
| Thời lượng hoàn thành (Duration Completed) | Tỷ lệ khảo sát × Thời gian chuẩn của SOP × Hệ số bẩn, làm tròn đến phút | 2 × 1 giờ × 1,2 = 2 giờ 24 phút |
| Chi phí nhân công | Đơn giá × Số người × Thời lượng × Hệ số độ cao | Bài Chi phí nhân công: giá giờ công × người × thời lượng × hệ số độ cao |
| Chi phí máy | Phí dịch vụ máy × Số máy × Thời lượng chạy | Bài Máy móc, dụng cụ, hóa chất: khấu hao, hao mòn và số can thực dùng |
| Lượng hóa chất | Định mức hóa chất × Tỷ lệ khảo sát | 0,5 lít × 2 = 1 lít |
| Dụng cụ | Theo cách theo dõi hao mòn, nhiều cách có nhân tỷ lệ hoặc thời lượng | Bài Máy móc, dụng cụ, hóa chất: khấu hao, hao mòn và số can thực dùng |
(Thời gian chuẩn 1 giờ, hệ số bẩn 1,2 của mức “Bẩn vừa”, định mức hóa chất 0,5 lít là số liệu minh họa.)
Nói cách khác: sai khối lượng 10% là sai thời gian, hóa chất và giá khoảng 10%. Không có bước nào phía sau “sửa” được một khối lượng sai.
Khi tỷ lệ khảo sát bằng 0 #
Nếu hạng mục chọn một phương án mà PATC chưa có định mức khối lượng, hệ thống không chia được, và tỷ lệ khảo sát bằng 0. Hậu quả dây chuyền: thời lượng bằng 0, lượng hóa chất bằng 0, chi phí nhân công và máy bằng 0. Phương án trông như “miễn phí”.
Hệ thống có hai dấu hiệu nhận biết:
- Các dòng định mức hiện dòng chữ “⚠️ Chưa xác định. Vui lòng khai báo PATC và SOP.” trong phần tóm tắt.
- Phương án hiện cảnh báo màu đỏ khi giá thấp hơn chi phí hoặc thiếu nguồn lực.
Nhưng không có thông báo chặn nào. Người duyệt cần để ý: một phương án có giá vốn bằng 0 gần như chắc chắn là thiếu dữ liệu, không phải một hạng mục rẻ.
Đơn vị: chỗ sai lặng lẽ nhất #
Đơn vị của hạng mục lấy theo Hạng mục vệ sinh (Cleaning Item) đã chọn: m², mét dài, cái, khu, lượt… Tỷ lệ khảo sát chỉ đúng khi khối lượng thực tế và định mức PATC cùng một cách đo. Bốn lỗi hay gặp:
| Lỗi | Ví dụ | Hậu quả |
|---|---|---|
| Đo khác phạm vi với định mức | PATC định mức theo m² sàn trống, giám sát đo cả diện tích dưới bàn ghế cố định | Thời lượng cao hơn thực tế |
| Đo kính theo tấm thay vì m² | Ghi “20” (tấm) cho hạng mục đơn vị m² | Tỷ lệ khảo sát nhỏ hơn nhiều lần, giá quá thấp |
| Gõ thừa một chữ số | 4.000 m² thay vì 400 m² | Thời lượng và chi phí tăng 10 lần |
| Gộp nhiều mặt kính, nhiều tầng vào một dòng | 300 m² kính cả tòa nhà | Không gán được độ cao, tần suất khác nhau |
Quy tắc thực hành: ghi rõ cách đo trong ghi chú hạng mục khi có thể gây hiểu nhầm (ví dụ “m² mặt kính một mặt, không tính khung”), và đối chiếu với mô tả định mức của PATC.
Thời lượng nhập tay: khi nào dùng #
Một số hạng mục không đo được bằng định mức chuẩn: xử lý một vết bẩn đặc biệt, dọn một kho chứa đầy đồ. Khi đó có thể bật Thời lượng bổ sung (Extra-Duration) trên phương án và nhập thời lượng tay. Hệ thống giữ nguyên con số đó, không tính lại theo tỷ lệ khảo sát.
Điều cần nhớ: thời lượng nhập tay không đổi khi sửa khối lượng. Nếu sau đó khối lượng được đo lại, người lập phải tự sửa thời lượng. Nên ghi lý do bật Thời lượng bổ sung vào ghi chú của phương án.
Tình huống: đo lại được 360 m² thay vì 400 m² #
(Giả định.) Sau khi gửi báo giá, giám sát đo lại và phát hiện sàn thực tế 360 m² vì một khu đã được ngăn làm phòng họp có thảm.
Những gì đổi theo khi sửa khối lượng trên hạng mục:
- Tỷ lệ khảo sát: 400 ÷ 200 = 2 thành 360 ÷ 200 = 1,8.
- Thời lượng: 2 giờ 24 phút thành 2 giờ 10 phút (1,8 × 1 × 1,2 = 2,16 giờ, làm tròn đến phút).
- Hóa chất, máy, nhân công của phương án giảm tương ứng.
- Giải pháp phải Cập nhật dữ liệu mô phỏng, Lập / cập nhật kế hoạch và Kiểm giá lại; nếu đã duyệt, giải pháp về Nháp và cần duyệt lại; báo giá đã gửi mang cờ Đã sửa sau khi gửi.
Đồng thời cần thêm một hạng mục mới “Hút bụi thảm phòng họp” nếu khu vực đó vẫn thuộc phạm vi.
Kết bài #
Tỷ lệ khảo sát là cầu nối giữa hiện trường và thư viện định mức: khối lượng thực tế chia cho định mức khối lượng của PATC. Nó nhân vào thời lượng, hóa chất, dụng cụ, và qua thời lượng vào nhân công, máy. Ba điều cần giữ: đo cùng cách với định mức, không để hạng mục thiếu PATC (tỷ lệ bằng 0), và ghi lý do mỗi khi nhập tay thời lượng.
Bài tiếp theo nói về các hệ số đi kèm khối lượng: mức độ bẩn, độ cao, rủi ro, vật liệu bề mặt, và cái nào thực sự vào giá. Mức độ bẩn, vật liệu, độ cao, rủi ro: cái nào vào giá, cái nào là cảnh báo
Câu hỏi thường gặp #
Câu hỏi 1. Tỷ lệ khảo sát có phải là số nguyên không?
Không. Ví dụ 250 m² với định mức 200 m² cho tỷ lệ 1,25. Mọi phép tính sau dùng số thập phân này.
Câu hỏi 2. Hạng mục thực hiện theo lượt (thu gom rác) thì khối lượng ghi gì?
Ghi số lượt mỗi lần thực hiện, cùng đơn vị với định mức PATC (ví dụ 1 lượt). Số lần lặp trong tháng do ca và tần suất quyết định, không nhân vào khối lượng (Lịch dịch vụ: chu kỳ ngày – tuần – tháng, loại ca, tần suất, ngày cuối tháng).
Câu hỏi 3. Định mức PATC thay đổi thì tỷ lệ khảo sát của phiếu cũ có đổi không?
Tỷ lệ khảo sát đọc định mức của PATC đang gắn với phương án, nên có thể tính lại khi định mức PATC đổi. Với giải pháp đã gửi khách, giá trên kế hoạch báo giá không tự đổi; dùng Kiểm giá để thấy chênh lệch (Dữ liệu gốc và dữ liệu giao dịch: vì sao sửa một chỗ có thể đổi trăm chỗ).
Nội dung hướng dẫn dựa trên phiên bản RATA-CSM hiện hành; giao diện có thể thay đổi theo từng bản cập nhật.