Thư viện kỹ thuật (PATC và SOP: thư viện định mức là tài sản của công ty) chứa cách làm chuẩn. Hiện trường thì hiếm khi chuẩn: sàn có nhiều vật cản hơn bình thường, khách không cho dùng máy ồn, kính có lớp phim cần hóa chất riêng. Phương án thi công (Execution Method) là nơi cách làm chuẩn gặp hiện trường cụ thể. Bài viết này trả lời ba câu hỏi người lập phương án hay gặp: Đồng bộ SOP chép gì và xóa gì? Khi hiện trường khác chuẩn, sửa ở phương án hay sửa SOP? Và phương án dùng chung giữa nhiều giải pháp thì sửa thế nào cho an toàn?
Phương án thi công là gì #
Mỗi hạng mục có một hoặc nhiều phương án, tự đánh số PA.1, PA.2… theo hạng mục. Một phương án gồm:
- SOP đã chọn và PATC tương ứng.
- Chiến lược thực thi và nguồn lực điều động, chép từ SOP.
- Các dòng định mức tay nghề, máy móc, hóa chất, dụng cụ (và thuê khoán nếu có).
- Kết quả tính: thời lượng hoàn thành, chi phí, giá đề xuất, lợi nhuận gộp.
- Kết quả (tiêu chuẩn đầu ra) và Bảo hành, lấy từ PATC.
Trên danh sách, phương án hiện một dòng tóm tắt, ví dụ “PA.1 · Nhân công, Máy móc · Giá 240.000đ”. Trưởng nhóm thấy thêm chi phí và lợi nhuận. Nhãn chuyển màu đỏ khi giá thấp hơn chi phí (Lỗ) hoặc thiếu nguồn lực (Thiếu nguồn lực: chưa chọn nguồn lực điều động, hoặc dòng tay nghề chưa có loại nguồn lực).
Đồng bộ SOP: chép gì, xóa gì #
Bấm Đồng bộ SOP (SOP Sync) trên phương án:
| Chép từ SOP | Xóa rồi tạo lại | Không chạm tới |
|---|---|---|
| Chiến lược thực thi | Toàn bộ dòng tay nghề, máy móc, hóa chất, dụng cụ của phương án | Dòng thuê khoán (nhà thầu) |
| Nguồn lực điều động | Giá nhập tay của phương án |
Mỗi dòng được chép nhớ dòng SOP gốc của nó. Nhờ vậy hệ thống so được phương án với SOP sau này.
Lưu ý quan trọng: vì các dòng định mức bị xóa và tạo lại, mọi chỉnh sửa tay trên các dòng đó mất khi bấm Đồng bộ SOP lần nữa. Trước khi đồng bộ lại, xem phương án có cờ Đã sửa định mức hay Nguồn lực bổ sung không.
Hai thao tác liên quan:
- Khôi phục dòng SOP (Restore SOP Lines): chép lại những dòng SOP đã bị xóa khỏi phương án, chỉ cho các nhóm đang được dùng. Không xóa gì.
- Bỏ chọn một nhóm trong nguồn lực điều động: các dòng của nhóm đó trên phương án bị xóa. Chọn lại nhóm thì phải Khôi phục dòng SOP hoặc nhập lại.
Ba cờ cảnh báo: phương án khác SOP ở đâu #
Hệ thống tự so phương án với SOP gốc và bật ba cờ:
| Cờ | Nghĩa | Ví dụ |
|---|---|---|
| Đã sửa định mức (Modified Standards) | Một dòng chép từ SOP đã được chuyển sang tự nhập (cờ Extra) | Tăng số người từ 1 lên 2 trên dòng tay nghề |
| Nguồn lực bổ sung (Extra Resources) | Có dòng không đến từ SOP | Thêm một máy hút nước cho khu bị ngập |
| Đã xóa dòng SOP (Removed SOP Lines) | Một dòng của SOP không còn trên phương án | Bỏ dòng hóa chất có clo vì khách cấm |
Phương án cũng có phần tóm tắt kiểm soát liệt kê cụ thể từng thay đổi theo nhóm. Đây là chỗ trưởng nhóm đọc trước khi duyệt giải pháp: mỗi cờ bật là một quyết định của người lập, cần có lý do.
Tự nhập trên dòng: các cờ Extra #
Mỗi nhóm định mức có một cờ cho phép nhập tay và giữ nguyên giá trị khi hệ thống tính lại:
| Cờ | Trên nhóm | Giữ |
|---|---|---|
| Extra-labor | Tay nghề | Đơn giá, đơn vị nhập tay (không tra bảng giá) |
| Extra-machine | Máy móc | Phí dịch vụ máy nhập tay |
| Extra-Chemical | Hóa chất | Định mức hóa chất không dò lại theo SOP |
| Extra-tool | Dụng cụ | Giá trị dụng cụ nhập tay |
| Thời lượng bổ sung (Extra-Duration) | Phương án | Thời lượng hoàn thành nhập tay, không tính theo tỷ lệ khảo sát |
Quy tắc đội ngũ gợi ý: mỗi lần bật một cờ Extra, ghi lý do vào ghi chú của dòng hoặc phương án. Không có lý do, người duyệt không phân biệt được một điều chỉnh có căn cứ với một lỗi nhập liệu.
Sửa ở phương án hay sửa SOP? #
| Tình huống | Sửa ở | Vì sao |
|---|---|---|
| Khác biệt chỉ có ở công trình này (vật cản đặc biệt, khách cấm một hóa chất) | Phương án | Ngoại lệ; không nên làm đổi giá các công trình khác |
| Khác biệt lặp lại ở nhiều công trình (định mức thời gian thực tế luôn cao hơn) | SOP (sau khi đo, duyệt) | Là quy luật; mọi phương án sau được lợi |
| Cách làm khác hẳn (máy thay tay, ca đêm thay ca ngày) | Chọn SOP khác hoặc tạo SOP mới | Một PATC có thể có nhiều SOP |
Sửa ở phương án nhanh, nhưng khó truy vết và mất khi đồng bộ lại. Sửa ở SOP chậm hơn (cần đo, duyệt) nhưng tích lũy thành tài sản.
Phương án dùng chung giữa nhiều giải pháp #
Một phương án có thể được nhiều giải pháp của cùng phiếu chọn. Ví dụ GP1 và GP2 cùng dùng PA.1 cho hạng mục WC. Phương án hiện danh sách Dùng trong các giải pháp.
Khi mở phương án từ một giải pháp mà phương án đó đang được giải pháp khác dùng, hệ thống hỏi:
- Sửa cho mọi giải pháp (Edit for all solutions): sửa phương án gốc, mọi giải pháp dùng nó đều đổi.
- Nhân bản cho giải pháp này (Duplicate for this solution): tạo một bản sao (PA mới), gắn vào giải pháp hiện tại, các giải pháp khác giữ nguyên.
Chọn nhân bản khi chỉ muốn thử một thay đổi cho một giải pháp, ví dụ GP2 dùng máy chà sàn trong khi GP1 vẫn lau tay.
Khóa khi giải pháp được chốt #
Khi khách ký và giải pháp chuyển Đã chốt, mọi phương án của giải pháp đó bị khóa: không sửa, không đồng bộ SOP, không xóa được. Thông báo gợi ý nhân bản để làm phương án mới. Một phương án đang được giải pháp nào đó dùng cũng không xóa được; phải chọn phương án khác trong giải pháp trước.
Khóa này bảo vệ căn cứ của hợp đồng: phương án là bằng chứng “công ty đã tính giá dựa trên cách làm này”. Thay đổi sau khi ký đi qua phụ lục sửa đổi và giải pháp điều chỉnh (Phụ lục sửa đổi: 8 loại thay đổi và tác động lên lịch thanh toán).
Ví dụ: PA.1 và PA.2 cho sàn 400 m² #
(Số liệu giả định.)
| PA.1 – lau tay | PA.2 – máy chà sàn | |
|---|---|---|
| SOP | Lau ẩm thủ công: 200 m² / 1 giờ / 1 người | Máy chà sàn liên hợp: 200 m² / 30 phút / 1 người + 1 máy |
| Thời lượng (bẩn vừa 1,2) | 2 giờ 24 phút | 1 giờ 12 phút |
| Nhân công (40.000đ/giờ) | 96.000đ | 48.000đ |
| Máy (giả định 30.000đ/giờ máy) | — | 36.000đ |
| Cộng nhân công + máy | 96.000đ | 84.000đ |
| Cờ | — | Nguồn lực bổ sung (thêm tấm lót chống trượt) |
PA.2 rẻ hơn mỗi lần và nhanh hơn một nửa, nên phù hợp khi ca chỉ có 2 giờ. GP1 chọn PA.1, GP2 chọn PA.2 để khách so sánh (Nhiều giải pháp cho một hiện trường: bảng so sánh và link cho khách).
Kết bài #
Phương án thi công là nơi chuẩn gặp thực tế. Đồng bộ SOP chép bốn nhóm định mức và xóa phần đã sửa tay; ba cờ cảnh báo cho biết phương án lệch chuẩn ở đâu; cờ Extra giữ những điều chỉnh có chủ đích. Sửa ở phương án cho ngoại lệ, sửa SOP cho quy luật, chọn SOP khác cho cách làm khác. Phương án dùng chung thì chọn sửa cho tất cả hoặc nhân bản; phương án của giải pháp đã chốt thì bị khóa.
Bài cuối của nhánh gom những sai lệch khảo sát hay gặp và dấu hiệu nhận biết chúng ngay trên phiếu. 8 sai lệch khảo sát phổ biến và dấu hiệu nhận biết ngay trên phiếu
Câu hỏi thường gặp #
Câu hỏi 1. Đổi SOP của phương án rồi có cần bấm Đồng bộ SOP không?
Có. Đổi SOP chỉ đổi lựa chọn; các dòng định mức chỉ được thay khi bấm Đồng bộ SOP.
Câu hỏi 2. Lỡ bấm Đồng bộ SOP làm mất số người đã tăng tay thì sao?
Nhập lại trên dòng tay nghề và bật cờ tự nhập. Lịch sử của phương án ghi lại các thay đổi để đối chiếu. Phòng ngừa: trước khi đồng bộ lại, kiểm tra cờ Đã sửa định mức.
Câu hỏi 3. Vì sao phương án hiện nhãn đỏ “Thiếu nguồn lực”?
Phương án chưa chọn nguồn lực điều động, hoặc có dòng tay nghề chưa chọn loại nguồn lực (nhân viên chính thức, cộng tác viên). Thiếu loại nguồn lực thì không tra được đơn giá nhân công (Chi phí nhân công: giá giờ công × người × thời lượng × hệ số độ cao).
Nội dung hướng dẫn dựa trên phiên bản RATA-CSM hiện hành; giao diện có thể thay đổi theo từng bản cập nhật.