Phần lớn công sức quản lý hợp đồng dồn vào lúc ký. Nhưng tiền và tranh chấp thường nằm ở đoạn cuối: quên gia hạn để khách chuyển sang nhà cung cấp khác, chấm dứt sớm mà không tính phí, thanh lý xong mới phát hiện còn kỳ chưa thu. RATA-CSM có một tác vụ chạy hằng ngày theo dõi mọi hợp đồng đang chạy, và các thao tác chấm dứt, thanh lý có kiểm tra. Bài viết đi qua bốn tình huống cuối vòng đời và những gì hệ thống làm trong từng tình huống.
Vòng đời sau hiệu lực #
| Trạng thái | Khi nào | Ai chuyển |
|---|---|---|
| Hiệu lực | Ký đủ hai bên | Hệ thống |
| Tạm ngừng | Hôm nay nằm trong khoảng của một phụ lục tạm ngừng đã hiệu lực | Tác vụ hằng ngày |
| Sắp hết hạn | Số ngày còn lại ≤ Nhắc gia hạn trước (ngày) (mặc định 60) | Tác vụ hằng ngày, kèm việc cần làm “Gia hạn hoặc kết thúc” |
| Hết hạn | Qua ngày kết thúc, không tự động gia hạn | Tác vụ hằng ngày |
| Đã chấm dứt | Chấm dứt trước hạn | Người dùng |
| Đã thanh lý | Đính kèm biên bản thanh lý đã ký | Người dùng |
Ba trạng thái Hiệu lực, Tạm ngừng, Sắp hết hạn được coi là đang chạy: kỳ vẫn được xuất hóa đơn, nghĩa vụ vẫn được theo dõi, phụ lục vẫn tạo được.
Tình huống 1: hợp đồng sắp hết hạn #
Khi hợp đồng vào Sắp hết hạn, người phụ trách nhận việc cần làm. Có hai đường:
- Gia hạn: tạo phụ lục Gia hạn với ngày kết thúc mới; lịch thanh toán thêm kỳ theo mẫu kỳ đầy đủ cuối cùng (Phụ lục sửa đổi: 8 loại thay đổi và tác động lên lịch thanh toán). Muốn đổi giá khi gia hạn, tạo thêm phụ lục điều chỉnh giá.
- Không gia hạn: để hợp đồng tự chuyển Hết hạn sau ngày kết thúc, rồi thanh lý.
Với Tự động gia hạn bật: qua ngày kết thúc mà chưa có thông báo chấm dứt, tác vụ hằng ngày chuẩn bị sẵn một phụ lục Gia hạn cùng thời hạn (đã tính thay đổi) và giao việc “Xác nhận gia hạn tự động”. Phụ lục này vẫn phải duyệt và ký như mọi phụ lục; hệ thống không tự kéo dài hợp đồng khi chưa có chữ ký.
Mốc “Báo gia hạn hoặc chấm dứt” nằm trong Nghĩa vụ & mốc của hợp đồng, đặt trước ngày kết thúc một khoảng bằng số ngày lớn hơn giữa báo trước chấm dứt và nhắc gia hạn.
Tình huống 2: khách xin tạm ngừng #
Khách sửa chữa tòa nhà, xin ngừng dịch vụ từ 16/7 đến 31/7. Tạo phụ lục Tạm ngừng với khoảng ngày nằm trong thời hạn hợp đồng. Các kỳ cắt ngang khoảng này được giảm theo ngày lịch; kỳ đã xuất hóa đơn không được đụng tới (Phụ lục sửa đổi: 8 loại thay đổi và tác động lên lịch thanh toán). Khi phụ lục có hiệu lực, hợp đồng tự chuyển Tạm ngừng trong khoảng đó và quay lại Hiệu lực sau đó.
Tình huống 3: chấm dứt trước hạn #
Nút Chấm dứt mở hộp thoại:
| Trường | Ghi chú |
|---|---|
| Bên yêu cầu | Công ty hoặc khách |
| Lý do | Bắt buộc |
| Ngày thông báo | Ngày bên yêu cầu báo |
| Ngày làm việc cuối cùng | Không trước ngày thông báo |
| Báo trước không đủ | Tự bật khi khoảng giữa hai ngày ít hơn số ngày báo trước của hợp đồng; khi đó chỉ trưởng nhóm xác nhận được |
| Phí chấm dứt sớm | Nếu có, thành một kỳ riêng để xuất hóa đơn |
Khi xác nhận, hệ thống:
- Hủy các kỳ sau ngày làm việc cuối cùng chưa xuất hóa đơn.
- Cắt theo ngày lịch kỳ chứa ngày làm việc cuối cùng (đánh dấu kỳ lẻ, “cắt tại ngày chấm dứt”).
- Thêm kỳ Phí chấm dứt sớm nếu có.
- Xóa các nghĩa vụ chưa làm sau ngày chấm dứt.
- Chuyển Đã chấm dứt, lưu phiên bản “chấm dứt” kèm lý do.
- Nếu có kỳ đã xuất hóa đơn sau ngày chấm dứt: ghi rõ trong lịch sử trao đổi, kế toán cần làm giảm trừ / hóa đơn điều chỉnh bằng tay (Công nợ, hạn thanh toán, lãi chậm trả và đối chiếu khi thanh lý).
Tình huống 4: thanh lý #
Hợp đồng Hết hạn hoặc Đã chấm dứt mới thanh lý được:
- In biên bản thanh lý: hệ thống điền ngày thanh lý và các số liệu đối chiếu.
- Hai bên ký biên bản.
- Đính kèm Biên bản thanh lý đã ký vào hợp đồng, bấm Đánh dấu đã thanh lý. Thiếu bản đính kèm thì hệ thống chặn.
- Hợp đồng chuyển Đã thanh lý: các nghĩa vụ còn mở bị xóa, phiên bản “thanh lý” được lưu, hồ sơ đóng.
Số liệu đối chiếu trên hợp đồng:
| Số liệu | Cách tính |
|---|---|
| Giá trị đã thực hiện | Tổng các kỳ đang hiệu lực bắt đầu trước ngày kết thúc (hoặc ngày chấm dứt) |
| Đã xuất hóa đơn | Tổng hóa đơn đã ghi sổ của các kỳ |
| Đã thanh toán | Phần đã trả của các hóa đơn đó |
| Còn phải thanh toán | Giá trị đã thực hiện − Đã thanh toán |
Còn phải thanh toán khác 0 là việc của kế toán trước khi ký biên bản (Công nợ, hạn thanh toán, lãi chậm trả và đối chiếu khi thanh lý).
Nghĩa vụ & mốc: tác vụ hằng ngày còn làm gì #
Khi hợp đồng có hiệu lực, hệ thống tạo Nghĩa vụ & mốc: nghiệm thu mỗi kỳ (5 ngày sau cuối kỳ), hóa đơn mỗi kỳ (cuối kỳ), kiểm tra chất lượng mỗi 3 tháng, mốc báo gia hạn / chấm dứt. Mỗi ngày, tác vụ:
- Tạo việc cần làm cho nghĩa vụ đến hạn trong 7 ngày tới (một lần cho mỗi nghĩa vụ).
- Với hợp đồng nhiều năm: khi lịch ngày lễ của năm mới đã được tải mà hợp đồng chưa có, giao việc “thêm ngày lễ năm … vào hợp đồng” bằng phụ lục Ngày lễ (Ngày lễ, ngày nghỉ, ca đêm, tăng ca: phụ trội theo Bộ luật Lao động).
Kết bài #
Sau hiệu lực, tác vụ hằng ngày chuyển hợp đồng qua Tạm ngừng, Sắp hết hạn, Hết hạn và nhắc việc theo nghĩa vụ. Gia hạn và tạm ngừng đi qua phụ lục; tự động gia hạn chỉ chuẩn bị phụ lục, vẫn cần ký. Chấm dứt sớm cắt kỳ theo ngày và có kiểm tra báo trước. Thanh lý cần biên bản đã ký và đối chiếu công nợ. Nhánh RATA ③ kết thúc ở đây; nhánh tiếp theo là Dự án, nơi hợp đồng biến thành ca làm. Hợp đồng biến thành ca làm: bản đồ nhánh dự án
Câu hỏi thường gặp #
Câu hỏi 1. Hợp đồng hết hạn rồi mới nhớ gia hạn thì sao?
Phụ lục chỉ tạo được cho hợp đồng đang chạy. Hợp đồng đã Hết hạn: lập hợp đồng mới (có thể từ giải pháp cũ) và ghi hợp đồng trước đó. Vì vậy nên xử lý việc “Gia hạn hoặc kết thúc” ngay khi nhận.
Câu hỏi 2. Khách chấm dứt sớm nhưng hợp đồng không quy định phí, có nhập phí được không?
Trường phí là tùy chọn. Có thu hay không phụ thuộc điều khoản đã ký và thỏa thuận; hệ thống chỉ ghi nhận.
Câu hỏi 3. Đã thanh lý rồi có mở lại được không?
Không có thao tác mở lại. Phiên bản thanh lý là bản cuối của hồ sơ.
Nội dung hướng dẫn dựa trên phiên bản RATA-CSM hiện hành; giao diện có thể thay đổi theo từng bản cập nhật.