Kế toán quen Odoo thường mở báo giá đã xác nhận và bấm Tạo hóa đơn. Với báo giá thuộc một hợp đồng RATA đang thực hiện, hệ thống chặn thao tác này và chỉ sang tab Lịch thanh toán của hợp đồng. Bài viết giải thích lý do, cách hóa đơn kỳ được dựng, và những trạng thái kế toán cần đọc.
Vì sao không xuất từ báo giá #
Báo giá là tổng của cả hợp đồng (ví dụ 12 tháng). Xuất hóa đơn từ báo giá theo cách thông thường sẽ ra một hóa đơn cho cả năm, hoặc buộc kế toán tự chia, trong khi lịch thanh toán của hợp đồng đã chia sẵn từng kỳ, đã cộng phụ trội ngày lễ đúng tháng, đã cắt kỳ khi có phụ lục. Hai đường xuất hóa đơn song song chắc chắn dẫn đến xuất trùng.
Quy tắc: báo giá thuộc hợp đồng đã ký (Hiệu lực trở đi) chỉ xuất hóa đơn theo kỳ trên hợp đồng. Báo giá không thuộc hợp đồng (ví dụ một đợt tổng vệ sinh lẻ) xuất hóa đơn bình thường.
Hóa đơn một kỳ gồm gì #
Từ dòng kỳ trên Lịch thanh toán (hoặc menu Kế toán › Khách hàng › Kỳ thanh toán hợp đồng), bấm tạo hóa đơn. Hệ thống tạo một hóa đơn nháp cho mỗi kỳ (chọn nhiều kỳ thì nhiều hóa đơn):
| Phần | Lấy từ |
|---|---|
| Khách hàng | Địa chỉ xuất hóa đơn của báo giá (nếu không có: khách của hợp đồng) |
| Điều khoản thanh toán | Của báo giá |
| Tham chiếu | “Số hợp đồng – tên kỳ”, nguồn “Hợp đồng / Báo giá” |
| Dòng | Mỗi nhóm giá có tiền một dòng: nhân công, phụ trội ngày lễ, phụ cấp / phụ thu, máy, hóa chất, dụng cụ, dịch vụ hạng mục, phụ thu / chiết khấu (và hàng mua hộ, hàng bán, phí với báo giá vật tư) |
| Sản phẩm, thuế của dòng | Của dòng báo giá cùng nhóm |
| Diễn giải dòng | “Tên kỳ (từ ngày – đến ngày) – nhóm giá” |
Ví dụ (giả định) hóa đơn tháng 4/2027:
| Dòng | Tiền |
|---|---|
| Tháng 04/2027 (01/04/2027 – 30/04/2027) – Nhân công | 3.900.000đ |
| Tháng 04/2027 (01/04/2027 – 30/04/2027) – Phụ trội ngày lễ | 600.000đ |
Tạo hóa đơn xong, nghĩa vụ Hóa đơn của kỳ trên hợp đồng được đánh dấu hoàn thành.
Điều kiện để tạo được #
- Kỳ đang hiệu lực (không Bị thay, không Đã hủy) và chưa có hóa đơn (hoặc hóa đơn cũ đã hủy).
- Hợp đồng đang chạy, hoặc đã hết hạn / đã chấm dứt (để xuất nốt kỳ cuối).
- 🧪 Với dự án bật Nghiệm thu trước khi xuất hóa đơn: kỳ có ca phải đã được khách nghiệm thu (Nghiệm thu kỳ: từ ca đã làm đến biên bản khách ký). Kỳ phí chấm dứt sớm không cần.
Trạng thái kỳ #
| Trạng thái | Nghĩa |
|---|---|
| Chờ xuất hóa đơn | Kỳ đang hiệu lực, chưa có hóa đơn |
| Đã xuất hóa đơn | Có hóa đơn (nháp hoặc đã ghi sổ) chưa thanh toán |
| Đã thanh toán | Hóa đơn đã ghi sổ và đã thanh toán (hoặc đang thanh toán) |
| Bị thay | Phụ lục có hiệu lực đã thay kỳ này bằng kỳ mới |
| Đã hủy | Hủy do chấm dứt sớm |
Lọc Chờ xuất hóa đơn có ngày kết thúc trước hôm nay là danh sách việc của kế toán mỗi đầu tháng.
Gửi hóa đơn #
Hóa đơn là hóa đơn khách hàng thường của Odoo: ghi sổ, gửi, phát hành hóa đơn điện tử theo cấu hình của công ty (Thuế GTGT, hóa đơn điện tử và thời điểm lập cho dịch vụ định kỳ). Người cần nhận hóa đơn phía khách là đầu mối vai trò Nhận hóa đơn trên hợp đồng (Sáu vai trò đầu mối: ai nhận báo giá, ai ký, ai nghiệm thu, ai nhận hóa đơn); khi gửi, kiểm tra người nhận email cho khớp.
Kết bài #
Báo giá trong hợp đồng không xuất hóa đơn trực tiếp; hóa đơn được tạo từ từng kỳ của lịch thanh toán, mỗi nhóm giá một dòng, sản phẩm và thuế theo báo giá. Kỳ có năm trạng thái, và danh sách “Chờ xuất hóa đơn” đã đến hạn là việc hằng tháng của kế toán. Bài tiếp theo bàn về thời điểm lập hóa đơn và thuế. Thuế GTGT, hóa đơn điện tử và thời điểm lập cho dịch vụ định kỳ
Câu hỏi thường gặp #
Câu hỏi 1. Muốn một hóa đơn gộp nhiều kỳ?
Hệ thống tạo mỗi kỳ một hóa đơn. Gộp kỳ là thỏa thuận thanh toán; nếu cần, đặt kỳ thanh toán dài hơn ngay từ kế hoạch báo giá.
Câu hỏi 2. Hủy hóa đơn của một kỳ thì sao?
Kỳ quay về Chờ xuất hóa đơn và tạo lại được.
Câu hỏi 3. Hợp đồng có báo giá nhân công và báo giá vật tư thì mỗi tháng mấy hóa đơn?
Mỗi báo giá có kỳ riêng trên lịch thanh toán, nên mỗi tháng hai hóa đơn (một cho mỗi báo giá).
Nội dung hướng dẫn dựa trên phiên bản RATA-CSM hiện hành; giao diện có thể thay đổi theo từng bản cập nhật.