Nhánh CRM kết thúc ở bàn giao B: cơ hội đủ điều kiện trở thành một Phiếu khảo sát (Field Survey Form) (Từ cơ hội sang Phiếu khảo sát: dữ liệu mang theo và khoảng trống hiện tại). Từ đây, dữ liệu vào trạm RATA, trạm có nhiều dữ liệu và nhiều quyết định nhất trong chuỗi 6 trạm. Nhánh bài này, RATA ①, trả lời câu hỏi “làm gì”: hiện trường có gì, mỗi hạng mục được làm sạch theo cách nào, cần bao nhiêu người, máy, hóa chất, dụng cụ. Hai nhánh sau trả lời “giá bao nhiêu” (Một con số đi từ mét vuông đến dòng báo giá) và “chốt thế nào” (Giải pháp → báo giá → hợp đồng: ba vòng đời khóa vào nhau). Bài mở nhánh này vẽ toàn cảnh mười bước, từ thư viện kỹ thuật đến phương án thi công.
Hai tầng dữ liệu #
Sơ đồ chia hai tầng, giống cách bài Từ Excel sang ERP: RATA-CSM số hóa những khâu nào trong chuỗi khảo sát – tính giá – báo giá? đã giới thiệu nhưng ở mức chi tiết hơn:
- Dữ liệu dùng chung (1–4) được xây một lần, dùng cho mọi phiếu. Đây là kinh nghiệm của công ty được lưu thành dữ liệu.
- Dữ liệu trên từng phiếu (5–10) là công việc hằng ngày của giám sát và tư vấn bán hàng. Tầng này chỉ nhanh và chính xác khi tầng trên đủ tốt.
Quan hệ giữa hai tầng là sao chép khi tạo, không phải liên kết sống: định mức đi từ thư viện vào phương án thi công qua nút Đồng bộ SOP (SOP Sync), và từ đó phương án sống độc lập (Dữ liệu gốc và dữ liệu giao dịch: vì sao sửa một chỗ có thể đổi trăm chỗ).
Tầng dùng chung: 1–4 #
1. Thư viện kỹ thuật. Gồm Phương án thi công chuẩn – PATC (Work Method Statement – WMS), trả lời “làm gì, đạt chuẩn gì”, và Quy trình chuẩn – SOP (SOP Detail), trả lời “làm thế nào, tốn gì”. Bài PATC và SOP: thư viện định mức là tài sản của công ty.
2. Định mức nguồn lực. Mỗi SOP có tới năm nhóm định mức: tay nghề, máy móc, hóa chất, dụng cụ, thuê khoán. Bài PATC và SOP: thư viện định mức là tài sản của công ty và nhánh giá Chi phí nhân công: giá giờ công × người × thời lượng × hệ số độ cao, Máy móc, dụng cụ, hóa chất: khấu hao, hao mòn và số can thực dùng.
3. Hệ số hiện trường. Mức độ bẩn mang theo Hệ số bẩn (Dirt Coefficient); Độ cao làm việc mang theo Hệ số độ cao (Height Cost Coefficient); Mức độ rủi ro mang theo hệ số rủi ro. Cái nào vào giá, cái nào chỉ là cảnh báo: bài Mức độ bẩn, vật liệu, độ cao, rủi ro: cái nào vào giá, cái nào là cảnh báo.
4. Danh mục. Loại hình dịch vụ (Service Type), Phạm vi cung cấp (Scope of Supply), Vật liệu bề mặt, Danh sách vết bẩn, khung giờ ca. Đây là “ngôn ngữ chung” để hai người khảo sát cùng một công trình mô tả nó giống nhau. Bài Loại hình dịch vụ và phạm vi cung cấp: sáu lớp bối cảnh phải hỏi khách.
Tầng từng phiếu: 5–10 #
5. Phiếu khảo sát. Khách, đầu mối, địa chỉ thi công, loại hình dịch vụ, thời hạn hợp đồng (ngày giờ). Giai đoạn Nháp → Đang khảo sát → Đang báo giá. Hành trình chi tiết ở Hành trình một Phiếu khảo sát: 3 giai đoạn, 9 bước từ Nháp đến báo giá gửi khách.
6. Khu vực › Hạng mục. Cây khu vực chứa hạng mục; mỗi hạng mục có khối lượng, đơn vị, mức độ bẩn, độ cao, vật liệu, ảnh. Đây là nơi giám sát hiện trường ghi những gì nhìn thấy. Bài Cây khu vực – hạng mục: cấu trúc quyết định cả lịch làm lẫn giá và Khối lượng, đơn vị và Tỷ lệ khảo sát: con số khởi đầu của mọi phép tính.
7. Ca làm việc. Loại ca, chu kỳ ngày / tuần / tháng, số ca mỗi kỳ. Ca không thuộc thư viện kỹ thuật nhưng quyết định lịch chạy, nên được khai ngay khi khảo sát. Chi tiết ở nhánh giá Lịch dịch vụ: chu kỳ ngày – tuần – tháng, loại ca, tần suất, ngày cuối tháng.
8. Chính sách và thỏa thuận. Ngày lễ trong thời hạn hợp đồng (Nghỉ / Đi làm / Một số ca), phụ trội, phụ cấp. Chi tiết ở Ngày lễ, ngày nghỉ, ca đêm, tăng ca: phụ trội theo Bộ luật Lao động.
9. Phương án thi công (PA). Mỗi hạng mục có một hoặc nhiều Phương án thi công (Execution Method), đặt tên PA.1, PA.2… Phương án nhận định mức từ SOP qua Đồng bộ SOP, rồi được điều chỉnh theo hiện trường. Ba cờ cảnh báo cho biết phương án khác SOP ở đâu. Bài Phương án thi công: một hạng mục, nhiều cách làm; Đồng bộ SOP và ba cờ cảnh báo.
10. Giải pháp (GP). Giải pháp chọn một phương án cho mỗi hạng mục, cộng ca, tần suất, mốc tham chiếu. Từ đây dữ liệu đi sang nhánh giá và mô phỏng (Một con số đi từ mét vuông đến dòng báo giá).
Vì sao phương án tách khỏi hạng mục #
Ở các phiên bản trước, mọi định mức nằm thẳng trên hạng mục. Cách đó có một hạn chế lớn: mỗi hạng mục chỉ có một cách làm. Muốn so sánh “lau tay” với “dùng máy chà sàn” cho cùng một sàn, phải nhân bản cả phiếu.
Hiện tại, hạng mục chỉ giữ dữ liệu hiện trường (cái gì, bao nhiêu, bẩn thế nào, cao bao nhiêu). Mọi thứ về cách làm (SOP, nguồn lực, chi phí, giá) nằm trên phương án. Một hạng mục có thể có nhiều phương án, và một phiếu có thể có nhiều giải pháp, mỗi giải pháp chọn một tổ hợp phương án khác nhau. Đó là cơ sở để đưa cho khách hai, ba giải pháp so sánh (Nhiều giải pháp cho một hiện trường: bảng so sánh và link cho khách).
| Hạng mục | Phương án thi công | |
|---|---|---|
| Trả lời | Hiện trường có gì | Làm sạch nó thế nào |
| Ai nhập chính | Giám sát hiện trường | Tư vấn bán hàng, trưởng nhóm |
| Dữ liệu | Khối lượng, đơn vị, mức bẩn, độ cao, vật liệu, ảnh | SOP, định mức, thời lượng, chi phí, giá đề xuất |
| Số lượng | Một dòng mỗi hạng mục | Một hoặc nhiều mỗi hạng mục |
| Khi giải pháp được chốt | Vẫn sửa được (phiếu là hồ sơ hiện trường) | Bị khóa |
Ví dụ: văn phòng 500 m² #
(Số liệu giả định.) Phiếu PKS-0123 có ba khu vực: A. Khu văn phòng (sàn 400 m², kính vách 60 m²), B. Nhà vệ sinh (2 khu), C. Pantry – sảnh. Với sàn 400 m², người lập tạo hai phương án:
- PA.1: SOP lau ẩm thủ công, định mức 200 m² mỗi giờ công, 1 người.
- PA.2: SOP máy chà sàn liên hợp, nhanh hơn nhưng có thêm chi phí máy.
Giải pháp GP1 chọn PA.1 cho sàn, giải pháp GP2 chọn PA.2. Các hạng mục còn lại dùng cùng phương án ở cả hai giải pháp. Khi khách chọn GP2, PA.2 của sàn và các phương án dùng chung bị khóa; PA.1 vẫn sửa được cho lần sau.
Kết bài #
Nhánh khảo sát biến những gì giám sát nhìn thấy tại hiện trường thành dữ liệu có cấu trúc, rồi gắn mỗi hạng mục với một cách làm có định mức. Mười bước, hai tầng: thư viện kỹ thuật dùng chung, phiếu và phương án cho từng khách. Sáu bài tiếp theo đi sâu vào từng phần: bối cảnh hiện trường, cây khu vực, khối lượng, hệ số, thư viện định mức và phương án thi công.
Bài tiếp theo bắt đầu từ thông tin đầu tiên giám sát ghi khi đến công trình: loại hình dịch vụ và sáu lớp bối cảnh hiện trường. Loại hình dịch vụ và phạm vi cung cấp: sáu lớp bối cảnh phải hỏi khách
Câu hỏi thường gặp #
Câu hỏi 1. Giám sát hiện trường có cần lập phương án thi công không?
Không bắt buộc. Giám sát ghi dữ liệu hiện trường trên hạng mục; tư vấn bán hàng hoặc trưởng nhóm lập phương án. Giám sát có quyền xem phương án và giải pháp để góp ý cách làm.
Câu hỏi 2. Một hạng mục nên có bao nhiêu phương án?
Thường một. Chỉ tạo phương án thứ hai khi có lựa chọn cách làm thật sự khác nhau về chi phí hoặc thời gian, ví dụ thủ công và dùng máy, làm ngày và làm đêm.
Câu hỏi 3. Phương án bị khóa thì sửa thế nào cho công trình khác?
Nhân bản phương án. Bản sao sửa được và có thể dùng cho giải pháp mới.
Nội dung hướng dẫn dựa trên phiên bản RATA-CSM hiện hành; giao diện có thể thay đổi theo từng bản cập nhật.