Người mới dùng RATA-CSM hay gặp ba câu hỏi: “vì sao báo giá không gửi được?”, “vì sao chưa tạo được hợp đồng?”, và “ký xong rồi, sao giải pháp kia tự chuyển sang Không được chọn?”. Cả ba có chung một câu trả lời: giải pháp, báo giá và hợp đồng là ba đối tượng riêng, mỗi cái có vòng đời riêng, và chúng khóa vào nhau ở bốn điểm. Bài viết vẽ ba vòng đời trên một sơ đồ, giải thích bốn điểm khóa và cách quay lui khi cần sửa.
Ba đối tượng, ba vòng đời #
| Đối tượng | Trả lời câu hỏi | Trạng thái |
|---|---|---|
| Giải pháp (Solution) | Làm thế nào, giá bao nhiêu (nội bộ, có giá vốn) | Nháp → Đang duyệt → Đã duyệt → Đã gửi khách → Đã chốt / Không được chọn |
| Báo giá (Quotation, Odoo) | Khách nhận gì, trả bao nhiêu | Báo giá → Đã gửi → Đơn bán / Đã hủy |
| Hợp đồng (Contract) | Hai bên cam kết gì, trong bao lâu | Nháp → Đang duyệt → Đã duyệt → Đã gửi khách → Đang ký → Hiệu lực → … |
Vì sao không gộp làm một? Vì chúng thay đổi với nhịp khác nhau. Một hiện trường có thể có ba giải pháp (ca cứng, ca linh hoạt, gói tối thiểu), mỗi giải pháp hai báo giá (nhân công, vật tư mua hộ), và cuối cùng một hợp đồng gom các báo giá của giải pháp được chọn. Giá vốn chỉ ở giải pháp; khách chỉ thấy báo giá và hợp đồng.
Điểm khóa ①: báo giá chỉ gửi được khi giải pháp đã duyệt #
Với cài đặt Duyệt giải pháp trước khi gửi (Approve Solutions Before Sending, bật mặc định), nút gửi báo giá bị chặn cho đến khi giải pháp ở trạng thái Đã duyệt, Đã gửi khách hoặc Đã chốt. Thông báo nói rõ: gửi duyệt, rồi trưởng nhóm duyệt.
Trước khi gửi, hệ thống còn kiểm tra hai điều khác:
- Người nhận báo giá đã được khai trong Đầu mối liên hệ của phiếu (Sáu vai trò đầu mối: ai nhận báo giá, ai ký, ai nghiệm thu, ai nhận hóa đơn).
- Kiểm giá đã chạy sau lần thay đổi cuối, nếu bật cài đặt Kiểm tra giá vốn trước khi gửi (Một bậc duyệt, kiểm giá trước khi gửi và bảo mật giá vốn).
Gửi xong, giải pháp chuyển Đã gửi khách và hệ thống ghi một phiên bản đã gửi (ngày, người gửi, tổng tiền, phương án đã chọn, chỉ số).
Điểm khóa ②: tạo hợp đồng #
Hợp đồng được tạo từ một giải pháp Đã duyệt, Đã gửi khách hoặc Đã chốt, gom các báo giá chưa hủy của giải pháp đó (gồm cả báo giá vật tư). Mỗi báo giá chỉ nằm trong một hợp đồng đang mở. Báo giá phải cùng khách hàng, cùng công ty, cùng tiền tệ với hợp đồng.
Giải pháp điều chỉnh (dùng cho phụ lục sửa đổi) không tạo hợp đồng mới; nó đi vào phụ lục (Phụ lục sửa đổi: 8 loại thay đổi và tác động lên lịch thanh toán).
Điểm khóa ③ và ④: ký đủ hai bên #
Khi cả khách và công ty đã ký (trên cổng hoặc ghi nhận bản giấy, Ký điện tử, bản giấy và phiên bản SHA-256: giá trị pháp lý của từng cách), hệ thống làm liền một chuỗi:
- Các báo giá của hợp đồng được xác nhận thành đơn bán.
- Giải pháp của chúng chuyển Đã chốt; các phương án của nó bị khóa.
- Các giải pháp khác của cùng phiếu chuyển Không được chọn; báo giá còn mở của chúng tự hủy.
- Hợp đồng chuyển Hiệu lực, sinh lịch thanh toán và nghĩa vụ, lưu phiên bản đã ký kèm mã SHA-256.
Báo giá của giải pháp không được chọn được giữ một thời gian theo cài đặt (mặc định 6 tháng), rồi xử lý theo lựa chọn: lưu PDF vào báo giá đã chốt rồi xóa, lưu trữ, giữ nguyên hoặc xóa.
Từ đây, hợp đồng chỉ đổi qua phụ lục sửa đổi; kỳ đã xuất hóa đơn không bao giờ bị sửa (Phụ lục sửa đổi: 8 loại thay đổi và tác động lên lịch thanh toán). Dự án nhận hợp đồng để sinh ca làm (Hợp đồng biến thành ca làm: bản đồ nhánh dự án).
Quay lui đúng cách #
| Tình huống | Cách quay lui | Ai |
|---|---|---|
| Giải pháp đang duyệt cần sửa | Trả lại kèm lý do → Nháp | Trưởng nhóm |
| Giải pháp đã duyệt bị sửa | Tự về Nháp, ghi “đã sửa sau khi duyệt”, phải duyệt lại | Hệ thống |
| Hợp đồng đã gửi khách cần sửa | Đặt về Nháp; hoặc khách bấm Yêu cầu sửa trên cổng → Nháp | Người phụ trách / khách |
| Giải pháp Đã chốt nhầm | Mở chốt về Đã gửi khách, chỉ khi báo giá đã hủy hoặc về nháp và chưa có hóa đơn | Chỉ quản trị viên |
| Hợp đồng đã ký cần đổi | Phụ lục sửa đổi | Người phụ trách, trưởng nhóm duyệt |
Kết bài #
Ba vòng đời khóa vào nhau ở bốn điểm: duyệt giải pháp trước khi gửi báo giá, tạo hợp đồng từ giải pháp đủ điều kiện, ký đủ hai bên thì báo giá thành đơn bán và giải pháp được chốt, giải pháp còn lại bị loại. Sau hiệu lực, mọi thay đổi đi qua phụ lục. Bài tiếp theo bàn về chuyện đưa cho khách nhiều giải pháp. Nhiều giải pháp cho một hiện trường: bảng so sánh và link cho khách
Câu hỏi thường gặp #
Câu hỏi 1. Xác nhận báo giá thành đơn bán bằng tay, không qua hợp đồng được không?
Được: giải pháp vẫn chuyển Đã chốt và các giải pháp khác Không được chọn. Hệ thống chặn nếu phiếu đã có một giải pháp khác Đã chốt. Nhưng không có hợp đồng thì không có lịch thanh toán và nghĩa vụ trên RATA-CSM.
Câu hỏi 2. Xóa hợp đồng được không?
Chỉ hợp đồng chưa từng gửi cho khách (Nháp, Đang duyệt, Đã duyệt, chưa có phiên bản).
Câu hỏi 3. Tắt cài đặt duyệt giải pháp thì sao?
Báo giá gửi được ngay, không qua trưởng nhóm. Chỉ nên tắt khi công ty rất nhỏ và người lập báo giá cũng là người chịu trách nhiệm giá.
Nội dung hướng dẫn dựa trên phiên bản RATA-CSM hiện hành; giao diện có thể thay đổi theo từng bản cập nhật.