Hợp đồng 12 tháng bắt đầu ngày 15/1. Tháng 1 khách trả bao nhiêu? Tháng có Tết trả bao nhiêu? Chiết khấu 5 triệu cho cả hợp đồng trừ vào tháng nào? Câu trả lời nằm ở tab Kỳ thanh toán của kế hoạch báo giá. Đây cũng là bảng kế toán sẽ dùng để xuất hóa đơn mỗi kỳ sau khi ký (Hóa đơn theo kỳ: vì sao không xuất từ báo giá). Bài viết giải thích cách hệ thống chia tiền vào kỳ, và phần còn lại của báo giá: các khối nội dung nói với khách những gì ngoài bảng giá.
Ba lựa chọn của lịch thanh toán #
| Lựa chọn | Giá trị | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Kỳ thanh toán (Payment Schedule) | Không · Hằng tuần · Hằng tháng | “Không”: báo giá một khoản tổng, hợp đồng có một kỳ duy nhất |
| Cách tính kỳ thanh toán (Period Basis) | Theo lịch (tháng dương lịch, có kỳ lẻ) · Từ ngày bắt đầu hợp đồng | Hợp đồng 15/1: theo lịch có kỳ lẻ 15/1–31/1; từ ngày bắt đầu thì kỳ 1 là 15/1–14/2 |
| Phân bổ phụ thu / chiết khấu | Chia đều các kỳ · Vào một kỳ cụ thể | Chiết khấu khai trương thường vào kỳ 1; phụ thu chung thường chia đều |
Kỳ thanh toán chỉ là cách chia tổng tiền; nó không làm đổi tổng.
Tiền mỗi kỳ được tính thế nào #
Hệ thống không chia đều tổng tiền cho số tháng. Mỗi dòng giá mang theo trọng số theo ngày: dòng nhân công biết ngày nào có lượt ca và bao nhiêu giờ; dòng phụ trội ngày lễ chỉ có ngày lễ đó; phụ cấp theo tháng trải theo ngày lịch. Tiền của một kỳ là phần của mọi dòng rơi vào các ngày trong kỳ.
Hệ quả thực tế (giả định: ca sáng thứ Hai – Tư – Sáu, 2 người, 150.000đ/ca):
| Kỳ | Lượt ca | Nhân công | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Tháng 1 (lẻ, 15/1–31/1) | 7 | 2.100.000đ | Kỳ lẻ, đánh dấu “kỳ lẻ” |
| Tháng 2 | 12 | 3.600.000đ | Tháng ngắn |
| Tháng 4 | 13 (+ 30/4 đi làm) | 3.900.000đ + 600.000đ phụ trội | Ngày lễ, ngày nghỉ, ca đêm, tăng ca: phụ trội theo Bộ luật Lao động |
Mỗi kỳ có: số ngày lịch, số công thực tế (theo lịch làm việc, trừ ngày lễ nghỉ), số ngày lễ, giờ công, và tách tiền theo nhóm: nhân công, phụ trội ngày lễ, phụ cấp / phụ thu, máy, hóa chất, dụng cụ, dịch vụ hạng mục, phụ thu / chiết khấu. Dòng mô tả cho khách nói kỳ đó gồm gì, có ngày lễ nào.
Bảng kỳ trên báo giá chỉ hiện các cột hợp với loại báo giá: báo giá Nhân công không có cột máy, hóa chất; báo giá Vật tư có cột hàng mua hộ, hàng bán, phí.
Khối nội dung: báo giá nói gì ngoài bảng giá #
Báo giá RATA gồm các khối nội dung (Content Blocks). Mỗi loại khối có mặc định cho từng loại báo giá (bắt buộc, hiện sẵn, ẩn sẵn, không dùng) và có thể gắn với một phụ lục hợp đồng:
| # | Khối | Phụ lục | Nội dung |
|---|---|---|---|
| 1 | Thông tin khách hàng | — | Tên, địa chỉ, mã số thuế, xưng hô (Xưng hô, chức danh và cách hệ thống gọi tên khách trên chứng từ) |
| 2 | Đầu mối liên hệ | — | Người nhận báo giá, người ký, nghiệm thu… (Sáu vai trò đầu mối: ai nhận báo giá, ai ký, ai nghiệm thu, ai nhận hóa đơn) |
| 3 | Thông tin hiện trường | PL01 | Địa chỉ, loại hiện trường, điều kiện |
| 4 | Phạm vi công việc | PL01 | Khu vực, hạng mục, tần suất |
| 5 | Ngoài phạm vi | PL01 | Những gì không bao gồm (Loại hình dịch vụ và phạm vi cung cấp: sáu lớp bối cảnh phải hỏi khách) |
| 6 | Định biên theo ca | PL02 | Người mỗi ca, giờ ca |
| 7 | Giờ ca tối ưu theo kỳ | PL02 | Biểu đồ, chỉ ca linh hoạt; ẩn mặc định |
| 8 | Ngày lễ trong hợp đồng | PL03 | Bảng ngày lễ và quyết định |
| 9 | Thỏa thuận và chính sách | PL01 | Phụ cấp, phụ thu, khách cung cấp gì |
| 10 | Vật tư đề xuất | PL04 | Vật tư khách tự mua |
| 11 | Kỳ thanh toán | PL03 | Bảng kỳ |
| 12 | An toàn lao động | PL05 | |
| 13 | Bảo hành / cam kết chất lượng | PL05 | |
| 14 | Ảnh hiện trường | — |
Bảy khối đầu đứng trước bảng giá trên cổng và bản PDF; các khối còn lại đứng sau. Khi tạo hợp đồng, các khối có mã phụ lục được chụp thành phụ lục PL01–PL05 (Hợp đồng dịch vụ trên ERP: thư viện điều khoản, phụ lục PL01–PL05, kiểm tra rủi ro). Vì vậy viết khối nội dung cẩn thận ngay ở báo giá là viết sẵn phụ lục hợp đồng.
Thêm khối mới chỉ hiện những loại khối kế hoạch chưa có.
Ngôn ngữ và điều khoản thanh toán #
Ngôn ngữ báo giá quyết định ngôn ngữ của dòng giá, mô tả và khối nội dung khi đồng bộ. Điều khoản thanh toán (Odoo) quyết định hạn trả của hóa đơn sau này; hạn trên 60 ngày là cảnh báo ở hợp đồng (Hợp đồng dịch vụ trên ERP: thư viện điều khoản, phụ lục PL01–PL05, kiểm tra rủi ro).
Kết bài #
Lịch thanh toán chia tổng tiền theo tuần hoặc tháng, theo lịch hoặc từ ngày bắt đầu, dựa trên ngày thực có lượt ca chứ không chia đều. Phụ thu, chiết khấu chia đều hoặc vào một kỳ. Mười bốn khối nội dung nói những gì bảng giá không nói, và năm nhóm trong số đó trở thành phụ lục hợp đồng. Bài tiếp theo là bước cuối trước khi báo giá rời công ty: duyệt và kiểm giá. Một bậc duyệt, kiểm giá trước khi gửi và bảo mật giá vốn
Câu hỏi thường gặp #
Câu hỏi 1. Khách muốn trả cố định mỗi tháng một số tiền như nhau thì sao?
Bảng kỳ theo ngày thực sẽ chênh giữa tháng 12 và 13 lượt. Có thể đặt cơ sở “từ ngày bắt đầu” và thỏa thuận với khách về cách làm tròn; nếu cần số cố định tuyệt đối, ghi rõ trong điều khoản thanh toán và xử lý chênh lệch ở kỳ cuối. (Cách xử lý cần thống nhất với kế toán.)
Câu hỏi 2. Đổi lịch thanh toán sau khi gửi báo giá có được không?
Được trước khi ký: sửa kế hoạch, Lập / cập nhật kế hoạch, đồng bộ báo giá, kiểm giá, gửi lại. Sau khi ký, lịch thanh toán thuộc hợp đồng và chỉ đổi qua phụ lục.
Câu hỏi 3. Khối nào bắt buộc?
Tùy cấu hình loại khối của công ty. Quản trị viên chỉnh mặc định cho từng loại báo giá trong danh mục loại khối nội dung.
Nội dung hướng dẫn dựa trên phiên bản RATA-CSM hiện hành; giao diện có thể thay đổi theo từng bản cập nhật.