Báo giá là cam kết đầu tiên công ty đưa ra với khách. Sai một con số ở đây thì hoặc mất hợp đồng, hoặc ký một hợp đồng lỗ suốt 12 tháng. RATA-CSM đặt một bậc duyệt trước khi báo giá rời công ty, và thêm một bước Kiểm giá để chắc rằng giá đang dùng chi phí hiện hành. Bài viết mô tả hai bước này, các dấu hiệu trưởng nhóm nên đọc, và cơ chế giữ giá vốn ở trong công ty.
Một bậc duyệt: ai duyệt, duyệt gì #
Người duyệt là nhóm trưởng nhóm (Field Management) và quản trị viên phía trên. Cùng một nhóm duyệt giải pháp, hợp đồng, phụ lục và điều chỉnh giá theo lương tối thiểu (Một bậc duyệt, sáu nhóm người dùng: phân quyền xuyên suốt chuỗi). Trưởng phòng Kinh doanh muốn duyệt thì được thêm vào nhóm này.
Luồng trên giải pháp:
- Người lập bấm Gửi duyệt: giải pháp chuyển Đang duyệt, mỗi trưởng nhóm (cùng công ty) nhận một việc cần làm.
- Trưởng nhóm bấm Duyệt (ghi người duyệt, thời điểm) hoặc Trả lại kèm lý do bắt buộc (giải pháp về Nháp, người gửi nhận thông báo).
- Việc cần làm của các trưởng nhóm khác tự đóng.
Sửa sau khi duyệt: mọi thay đổi trên giải pháp đã duyệt đưa nó về Nháp, kèm ghi chú “đã sửa sau khi duyệt, cần duyệt lại”. Không có cách “sửa nhỏ không cần duyệt”, vì một thay đổi nhỏ về tần suất cũng đổi số lượt cả hợp đồng.
Checklist duyệt #
Trưởng nhóm có đủ dữ liệu để đọc nhanh (gợi ý, mở rộng từ checklist 8 sai lệch khảo sát phổ biến và dấu hiệu nhận biết ngay trên phiếu):
| Đọc ở đâu | Tìm gì |
|---|---|
| Tab Hạng mục của giải pháp | Nhãn đỏ Lỗ, Thiếu nguồn lực; giá vốn bằng 0; Giá tự nhập |
| Phương án | Ba cờ: đã sửa định mức, nguồn lực bổ sung, đã xóa dòng SOP (Phương án thi công: một hạng mục, nhiều cách làm; Đồng bộ SOP và ba cờ cảnh báo) |
| Nhật ký mô phỏng | Trạng thái ĐÃ HOÀN THÀNH; ghi nhận “dang dở” (Đọc nhật ký mô phỏng: khi nào mô phỏng chưa hoàn tất) |
| Chỉ số giải pháp | Lợi nhuận (%), người cao điểm, giờ công ngày lễ |
| Bảng giải pháp | Chênh lệch giá chào so với dự toán, biên ước tính (Nhiều giải pháp cho một hiện trường: bảng so sánh và link cho khách) |
| Kế hoạch báo giá | Thỏa thuận do công ty chịu, chiết khấu, dòng “Người dùng đã sửa” |
Kiểm giá: giá có còn đúng chi phí hiện hành? #
Giữa lúc lập kế hoạch và lúc gửi có thể có nhiều ngày; trong lúc đó bảng giá nhân công, giá vốn hóa chất, định mức máy có thể đã đổi. Nút Kiểm giá (Check Costs) trên giải pháp:
- Tính lại kế hoạch bằng chi phí hiện tại (không ghi).
- So với từng dòng giá đang có (bỏ qua dòng Người dùng đã sửa).
- Liệt kê dòng nào đổi, giá cũ, giá mới, % thay đổi, trong Kết quả kiểm giá.
Chỉ thay đổi vượt ngưỡng cài đặt Ngưỡng chênh lệch giá vốn (%) mới được liệt kê (mặc định 0: mọi thay đổi).
Có chênh lệch thì chọn:
- Cập nhật giá và đồng bộ: lập lại kế hoạch, đồng bộ báo giá, kiểm lại.
- Giữ giá hiện tại: giữ giá hiện tại, ghi vào lịch sử trao đổi rằng có N dòng khác chi phí hiện hành và người dùng chọn giữ.
Với cài đặt Kiểm tra giá vốn trước khi gửi (bật mặc định), báo giá chỉ gửi được khi Kiểm giá đã chạy sau lần lập / đồng bộ cuối và sau lần sửa giải pháp cuối, và không còn chênh lệch (hoặc đã chọn Giữ giá hiện tại).
Phiên bản đã gửi #
Mỗi lần gửi báo giá, giải pháp ghi một phiên bản: số phiên bản, ngày gửi, người gửi, báo giá, tổng tiền, phương án đã chọn cho từng hạng mục, các chỉ số, bản PDF. Giải pháp và phương án không bị nhân bản; phiên bản là bản ghi gọn chỉ đọc.
Sửa giải pháp sau khi đã gửi làm bật cờ Đã sửa sau khi gửi: người khác nhìn vào biết báo giá khách đang cầm không còn khớp với giải pháp hiện tại.
Giá vốn không bao giờ lên cổng #
| Người xem | Thấy |
|---|---|
| Khách (cổng, PDF, trang so sánh) | Giá bán, dòng giá, khối nội dung. Không giá vốn, không lãi, không phương án nội bộ |
| Tư vấn bán hàng | Giá, nhãn Lỗ / Thiếu nguồn lực, dự toán, chênh lệch |
| Trưởng nhóm | Thêm giá vốn, lợi nhuận, biên ước tính |
| Kế toán | Hợp đồng và kỳ thanh toán qua ứng dụng Kế toán; không vào giải pháp (Một bậc duyệt, sáu nhóm người dùng: phân quyền xuyên suốt chuỗi) |
Cơ chế này giúp tư vấn bán hàng biết khi nào phải hỏi trưởng nhóm (nhãn Lỗ) mà không cần biết con số giá vốn.
Kết bài #
Một bậc duyệt của trưởng nhóm, sửa sau duyệt thì duyệt lại; Kiểm giá so giá đang chào với chi phí hiện hành trước khi gửi; mỗi lần gửi để lại một phiên bản. Giá vốn ở lại trong công ty. Bài tiếp theo chuyển sang hợp đồng. Hợp đồng dịch vụ trên ERP: thư viện điều khoản, phụ lục PL01–PL05, kiểm tra rủi ro
Câu hỏi thường gặp #
Câu hỏi 1. Trưởng nhóm tự lập giải pháp có tự duyệt được không?
Hệ thống không cấm người lập tự duyệt nếu họ thuộc nhóm trưởng nhóm. Quy định nội bộ có thể yêu cầu người duyệt khác người lập. (Cần xác nhận chính sách.)
Câu hỏi 2. Kiểm giá có tự chạy không?
Không, phải bấm. Nhưng nếu bật Kiểm tra giá vốn trước khi gửi, hệ thống chặn gửi cho đến khi đã kiểm.
Câu hỏi 3. Đặt ngưỡng 3% có an toàn không?
Ngưỡng bỏ qua những thay đổi nhỏ của từng dòng; nhiều dòng cùng giảm 2% vẫn làm tổng lệch. Với hợp đồng giá trị lớn, nên để ngưỡng 0.
Nội dung hướng dẫn dựa trên phiên bản RATA-CSM hiện hành; giao diện có thể thay đổi theo từng bản cập nhật.