Soạn hợp đồng bằng Word có ba rủi ro quen thuộc: bản sửa của người này đè bản của người kia, phụ lục không khớp báo giá đã gửi, và một điều khoản bất lợi lọt qua mà không ai đọc lại. RATA-CSM lắp hợp đồng từ thư viện điều khoản đã được pháp chế duyệt, chụp phụ lục từ chính báo giá khách đã đồng ý, và kiểm tra rủi ro trước khi cho gửi. Bài viết mô tả các phần của một hợp đồng trên hệ thống, ai sửa được phần nào, và hệ thống chặn những gì. Phần nội dung pháp lý nên có trong hợp đồng dịch vụ vệ sinh đã được trình bày ở; bài này nói về cách hệ thống quản lý chúng.
Giải phẫu một hợp đồng #
1. Số hợp đồng, mẫu, ngôn ngữ #
- Số hợp đồng tự cấp theo công ty, đánh lại từ 1 mỗi năm:
0012/2026/HĐDV(hậu tố cài được, mặc định HĐDV). - Mẫu hợp đồng chọn theo loại dịch vụ: Vệ sinh định kỳ, Tổng vệ sinh, Di dời vận chuyển. Mẫu Di dời vận chuyển không có PL04 (vật tư đề xuất).
- Ngôn ngữ: Tiếng Việt, Tiếng Anh, hoặc song ngữ Việt – Anh.
- Phần mở đầu (căn cứ pháp lý, thông tin các bên) dùng 29 trường thay thế như
{{partner_name}},{{date_start}},{{amount_words}},{{penalty_rate}}. Hệ thống điền từ dữ liệu hợp đồng; trường gõ sai tên bị cảnh báo “trường thay thế không xác định”.
2. Mười lăm điều, ba mức sửa #
| Mức sửa | Điều | Nghĩa |
|---|---|---|
| Tự do | Thời hạn · Quyền và nghĩa vụ Bên A · Quyền và nghĩa vụ Bên B · Bảo mật | Người soạn sửa được |
| Cần duyệt | Phạm vi · Giá trị và điều chỉnh giá · Thanh toán · Chất lượng và nghiệm thu · Bồi thường và bảo hiểm · Phạt vi phạm · Tạm ngừng, chấm dứt, thanh lý · Giải quyết tranh chấp | Sửa được, nhưng điều đã khác mẫu phải được duyệt trước khi gửi |
| Đã khóa | An toàn lao động, PCCC, môi trường · Bất khả kháng · Điều khoản chung | Không sửa trên hợp đồng |
Điều bắt buộc của mẫu không được xóa khỏi hợp đồng. Mỗi điều trên hợp đồng biết mình có khác mẫu hay không, nên người duyệt chỉ cần đọc các điều đã sửa. Nút Đặt lại điều khoản lấy lại nguyên văn mẫu.
3. Thông số thương mại #
| Thông số | Mặc định công ty | Kiểm tra |
|---|---|---|
| Mức phạt vi phạm (%) | 8% | Chặn nếu trên 8% (Điều 301 Luật Thương mại 2005) |
| Trần bồi thường (số tháng phí) | 1 tháng | Cảnh báo nếu không có trần |
| Báo trước chấm dứt (ngày) | 30 | Cảnh báo nếu dưới 30 ngày |
| Hạn thanh toán (ngày) | 30 | Cảnh báo nếu trên 60 ngày |
| Báo hư hỏng trong (giờ) | 48 | Cảnh báo nếu bỏ trống hoặc trên 72 giờ |
| Nhắc gia hạn (ngày) | 60 | Mốc “Sắp hết hạn” (Gia hạn, tạm ngừng, chấm dứt, thanh lý: đi hết vòng đời hợp đồng) |
| Tự động gia hạn | Tắt | Gia hạn, tạm ngừng, chấm dứt, thanh lý: đi hết vòng đời hợp đồng |
| Điều khoản điều chỉnh giá | Bật | Hợp đồng nằm trong đợt điều chỉnh theo lương tối thiểu (Phụ lục sửa đổi: 8 loại thay đổi và tác động lên lịch thanh toán) |
4. Đầu mối liên hệ #
Hợp đồng có danh sách đầu mối riêng (chép từ phiếu khảo sát), theo sáu vai trò (Sáu vai trò đầu mối: ai nhận báo giá, ai ký, ai nghiệm thu, ai nhận hóa đơn). Hai vai trò bắt buộc: người ký của khách; và người nhận hóa đơn khi hợp đồng thanh toán theo kỳ. Người ký chỉ đổi được khi hợp đồng còn mở; đã gửi khách thì đổi qua phụ lục “Đại diện khách hàng”.
5. Phụ lục PL01–PL05: chụp từ báo giá #
| Phụ lục | Lấy từ khối nội dung báo giá |
|---|---|
| PL01 | Thông tin hiện trường, Phạm vi, Ngoài phạm vi, Thỏa thuận và chính sách |
| PL02 | Định biên theo ca, Giờ ca tối ưu theo kỳ |
| PL03 | Ngày lễ trong hợp đồng, Kỳ thanh toán |
| PL04 | Vật tư đề xuất |
| PL05 | An toàn lao động, Bảo hành / cam kết chất lượng |
“Chụp” nghĩa là phụ lục là bản sao tại thời điểm dựng. Báo giá sửa sau đó thì bấm Dựng lại trên hợp đồng (khi còn Nháp). Một hợp đồng có thể gom nhiều báo giá (nhân công, vật tư); phụ lục ghép chúng theo thứ tự nhân công → nhân công & vật tư → vật tư.
Kiểm tra rủi ro: chặn và cảnh báo #
Ô Rủi ro trên hợp đồng liệt kê (đỏ là chặn, vàng là cảnh báo):
Chặn gửi:
- Hợp đồng chưa có báo giá.
- Chưa có người ký của khách.
- Thanh toán theo kỳ mà chưa có người nhận hóa đơn.
- Thiếu ngày bắt đầu / kết thúc, hoặc kết thúc trước bắt đầu.
- Mức phạt trên 8%.
- Thiếu điều bắt buộc của mẫu.
Cảnh báo: không có trần bồi thường; báo trước dưới 30 ngày; hạn thanh toán trên 60 ngày; báo hư hỏng bỏ trống hoặc trên 72 giờ; trường thay thế không xác định.
Ngoài kiểm tra rủi ro, hợp đồng cần được trưởng nhóm duyệt trước khi gửi nếu bật cài đặt Duyệt hợp đồng trước khi gửi (mặc định bật), hoặc nếu có điều “Cần duyệt” đã sửa khác mẫu.
Sửa được đến khi nào #
| Trạng thái | Nội dung hợp đồng |
|---|---|
| Nháp, Đã duyệt | Sửa được; Đã duyệt bị sửa thì về Nháp, duyệt lại |
| Đang duyệt, Đã gửi khách, Đang ký | Phải đặt về Nháp mới sửa |
| Hiệu lực trở đi | Chỉ qua phụ lục sửa đổi (Phụ lục sửa đổi: 8 loại thay đổi và tác động lên lịch thanh toán) |
Khách góp ý trên cổng #
Gửi hợp đồng tạo một phiên bản (PDF + mã SHA-256) và email có link cổng khách hàng. Trên cổng, khách có thể:
- Góp ý theo từng điều (góp ý gắn số điều, hiện cho người phụ trách).
- Yêu cầu sửa: hợp đồng về Nháp, yêu cầu lưu thành góp ý, người phụ trách nhận việc cần làm.
- Ký (Ký điện tử, bản giấy và phiên bản SHA-256: giá trị pháp lý của từng cách).
Kết bài #
Hợp đồng trên RATA-CSM được lắp từ mẫu theo loại dịch vụ: mở đầu có trường thay thế, mười lăm điều với ba mức sửa, thông số thương mại có kiểm tra, đầu mối bắt buộc, phụ lục chụp từ báo giá. Kiểm tra rủi ro chặn những lỗi gây tranh chấp nhất trước khi gửi. Bài tiếp theo bàn về chữ ký và giá trị pháp lý. Ký điện tử, bản giấy và phiên bản SHA-256: giá trị pháp lý của từng cách
Câu hỏi thường gặp #
Câu hỏi 1. Muốn thêm một điều riêng cho một khách lớn thì sao?
Thư viện điều khoản cho phép thêm điều mới (có thể chỉ cho một công ty). Điều mới nên được pháp chế duyệt trước khi đưa vào mẫu.
Câu hỏi 2. Hợp đồng gom báo giá của hai phiếu khảo sát được không?
Được, với hợp đồng hỗn hợp: một hợp đồng lấy thêm báo giá của phiếu thứ hai cùng khách hàng. Các báo giá phải cùng khách, cùng công ty, cùng tiền tệ, và mỗi báo giá chỉ thuộc một hợp đồng đang mở.
Câu hỏi 3. Mức phạt 8% áp cho cái gì?
Theo Điều 301 Luật Thương mại 2005, mức phạt không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm. Hệ thống chặn mức trên 8%; cách áp cụ thể nằm trong Điều Phạt vi phạm.
Nội dung hướng dẫn dựa trên phiên bản RATA-CSM hiện hành; giao diện có thể thay đổi theo từng bản cập nhật.