Khách hỏi: “Ký trên link anh gửi có giá trị như ký tay đóng dấu không?”. Câu trả lời trung thực là: có giá trị, nhưng mức độ chứng minh khác nhau tùy cách ký. RATA-CSM hỗ trợ hai cách khách ký (trên cổng và bản giấy), một cách công ty ký, và lưu mỗi mốc quan trọng thành một phiên bản không sửa được kèm mã băm SHA-256. Bài viết mô tả từng cách, những gì hệ thống lưu lại, và gợi ý chọn cách ký theo giá trị hợp đồng.
⚖️ Lưu ý: phần pháp lý của bài là thông tin chung, cần được bộ phận pháp chế rà soát trước khi xuất bản, và không thay cho tư vấn pháp lý cho từng hợp đồng.
Ba cách ký trên hệ thống #
| Cách | Ai làm | Hệ thống ghi nhận | Hợp đồng chuyển |
|---|---|---|---|
| Khách ký trên cổng | Khách, qua link có mã truy cập | Họ tên người ký, hình chữ ký (vẽ hoặc gõ), thời điểm | Đang ký |
| Ký bản giấy (Paper Signature) | Người phụ trách, sau khi nhận bản khách đã ký, đóng dấu | Họ tên người ký, ngày ký, bản quét bắt buộc | Đang ký |
| Ký thay mặt công ty | Trưởng nhóm (người có quyền duyệt) | Người ký, thời điểm | Đang ký |
Khi đủ cả hai bên, hợp đồng tự chuyển Hiệu lực: báo giá thành đơn bán, lịch thanh toán và nghĩa vụ được sinh, phiên bản “đã ký” được lưu (Giải pháp → báo giá → hợp đồng: ba vòng đời khóa vào nhau). Thứ tự không quan trọng: khách ký trước thì trưởng nhóm nhận việc cần làm “ký thay mặt công ty”; công ty ký trước thì chờ khách.
Phụ lục sửa đổi ký theo đúng ba cách này (Phụ lục sửa đổi: 8 loại thay đổi và tác động lên lịch thanh toán).
Phiên bản và mã SHA-256 #
Mỗi mốc quan trọng tạo một phiên bản của hợp đồng: gửi khách, ký, phụ lục có hiệu lực, chấm dứt, thanh lý. Mỗi phiên bản lưu:
- Nội dung HTML của hợp đồng tại thời điểm đó.
- Bản PDF.
- Mã SHA-256 của bản PDF.
- Người tạo, thời điểm, ghi chú, phụ lục liên quan.
SHA-256 là “dấu vân tay” của tệp: đổi một ký tự trong PDF thì mã đổi hoàn toàn. Nếu sau này có tranh chấp về nội dung đã ký, tính lại mã của tệp đang có và so với mã lưu trong phiên bản: trùng nghĩa là tệp chưa bị sửa kể từ lúc lưu.
Nút So sánh phiên bản cho thấy khác biệt giữa hai phiên bản (ví dụ bản gửi lần 1 và bản ký). Nút Bản hiệu lực tại ngày… dựng lại nội dung hợp đồng có hiệu lực tại một ngày, sau các phụ lục.
Giá trị pháp lý: những điều nên biết #
(Thông tin chung, cần pháp chế rà soát.)
- Bộ luật Dân sự 2015, Điều 119: giao dịch thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu được coi là giao dịch bằng văn bản.
- Luật Giao dịch điện tử 2023 (hiệu lực từ 01/7/2024): chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì nó ở dạng điện tử. Luật phân biệt chữ ký điện tử thông thường với chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn và chữ ký số; hai loại sau có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay khi pháp luật yêu cầu văn bản phải có chữ ký.
- Chữ ký vẽ hoặc gõ trên cổng là chữ ký điện tử thông thường. Giá trị chứng minh của nó dựa vào: link có mã truy cập gửi đến đúng email của đầu mối, nhật ký thời điểm ký, phiên bản và mã SHA-256 lưu trên hệ thống, và thỏa thuận của hai bên về việc chấp nhận hình thức ký này (nên ghi trong Điều khoản chung).
- Bản giấy có chữ ký, đóng dấu vẫn là hình thức quen thuộc và ít tranh cãi nhất với khách doanh nghiệp, nhất là khi khách cần hồ sơ thanh toán nội bộ.
Gợi ý chọn cách ký #
| Tình huống | Gợi ý |
|---|---|
| Hợp đồng giá trị nhỏ, khách quen, gia hạn | Ký trên cổng |
| Hợp đồng lớn, khách là tập đoàn, cơ quan nhà nước | Bản giấy đóng dấu (ghi nhận bản quét), hoặc chữ ký số nếu hai bên dùng |
| Khách yêu cầu quy trình nội bộ có dấu đỏ | Bản giấy |
| Phụ lục hành chính (đổi người liên hệ) | Ký trên cổng |
(Gợi ý; ngưỡng “hợp đồng lớn” do công ty quy định.)
Kết bài #
Khách ký trên cổng hoặc bản giấy (có bản quét), công ty ký qua trưởng nhóm; đủ hai bên thì hợp đồng có hiệu lực. Mỗi mốc là một phiên bản không sửa được có mã SHA-256 để đối chiếu sau này. Ký trên cổng có giá trị pháp lý, nhưng với hợp đồng lớn, bản giấy hoặc chữ ký số vẫn là lựa chọn an toàn. Bài tiếp theo xử lý thay đổi sau khi ký: phụ lục sửa đổi. Phụ lục sửa đổi: 8 loại thay đổi và tác động lên lịch thanh toán
Câu hỏi thường gặp #
Câu hỏi 1. Khách ký trên cổng xong muốn sửa thì sao?
Đã ký thì không sửa được phiên bản đó. Nếu công ty chưa ký, đặt về Nháp và gửi lại (phiên bản mới); nếu đã hiệu lực, dùng phụ lục.
Câu hỏi 2. Hệ thống có chữ ký số (USB token) không?
Hiện tại không tích hợp chữ ký số. Hai bên ký số ngoài hệ thống thì ghi nhận như bản giấy và đính kèm tệp đã ký số.
Câu hỏi 3. Ai được ký thay mặt công ty?
Người thuộc nhóm trưởng nhóm. Việc người đó có thẩm quyền ký theo điều lệ công ty hay theo giấy ủy quyền là chuyện nội bộ; thông tin người đại diện công ty ghi trên hợp đồng.
Nội dung hướng dẫn dựa trên phiên bản RATA-CSM hiện hành; giao diện có thể thay đổi theo từng bản cập nhật.