⚖️ Lưu ý: bài nêu nguyên tắc chung để kế toán đối chiếu với cách RATA-CSM tổ chức kỳ. Quy định về hóa đơn và thuế thay đổi theo thời gian; kế toán trưởng cần kiểm tra văn bản đang hiệu lực tại thời điểm áp dụng. Bài không thay cho tư vấn thuế.
Dịch vụ vệ sinh định kỳ đặt ra hai câu hỏi kế toán quen thuộc: lập hóa đơn khi nào (cuối tháng, khi nghiệm thu, hay khi thu tiền), và thuế suất bao nhiêu. RATA-CSM không quyết định thay kế toán, nhưng lịch thanh toán, nghĩa vụ và nghiệm thu được thiết kế để kế toán lập hóa đơn đúng thời điểm mà không phải nhớ.
Thời điểm lập hóa đơn dịch vụ: nguyên tắc chung #
Theo quy định về hóa đơn điện tử hiện hành (kế toán đối chiếu văn bản đang hiệu lực), với cung cấp dịch vụ:
- Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.
- Với dịch vụ cung cấp thường xuyên, định kỳ, có quy định riêng về lập hóa đơn định kỳ theo thỏa thuận / theo kỳ đối soát; kế toán xác định trường hợp áp dụng cho công ty.
RATA-CSM hỗ trợ thế nào #
| Nguyên tắc | Hệ thống |
|---|---|
| Hoàn thành dịch vụ của kỳ | Mỗi kỳ có ngày kết thúc; nghĩa vụ Hóa đơn của kỳ có hạn đúng ngày cuối kỳ, tác vụ hằng ngày nhắc trước 7 ngày (Gia hạn, tạm ngừng, chấm dứt, thanh lý: đi hết vòng đời hợp đồng) |
| Xác nhận hoàn thành với khách | 🧪 Nghiệm thu kỳ (hạn 5 ngày sau cuối kỳ) và cài đặt Nghiệm thu trước khi xuất hóa đơn (Nghiệm thu kỳ: từ ca đã làm đến biên bản khách ký) |
| Thu tiền trước | Tắt nghiệm thu trước khi xuất hóa đơn cho khách trả trước; lập hóa đơn khi thu |
| Một hóa đơn mỗi kỳ | Lịch thanh toán chia sẵn kỳ, mỗi kỳ một hóa đơn (Hóa đơn theo kỳ: vì sao không xuất từ báo giá) |
Lưu ý thứ tự: nếu hạn nghiệm thu (cuối kỳ + 5 ngày) muộn hơn thời điểm phải lập hóa đơn theo quy định áp dụng cho công ty, cần thống nhất quy trình: nghiệm thu sớm hơn, hoặc lập hóa đơn theo hoàn thành dịch vụ rồi điều chỉnh nếu khách không nghiệm thu một phần. (Đưa vào mục cần xác nhận.)
Thuế GTGT #
- Thuế của mỗi dòng hóa đơn lấy theo thuế của dòng báo giá cùng nhóm (Hóa đơn theo kỳ: vì sao không xuất từ báo giá), tức theo thuế mặc định của sản phẩm (dịch vụ nhân công vệ sinh, hóa chất, máy…).
- Dịch vụ vệ sinh thường chịu thuế suất GTGT phổ biến; trong từng giai đoạn có thể thuộc diện giảm thuế có thời hạn theo chính sách của Nhà nước. Kế toán cấu hình thuế của sản phẩm theo văn bản đang hiệu lực; báo giá và hóa đơn sau đó dùng thuế đó.
- Hợp đồng nhiều năm: khi thuế suất thay đổi giữa chừng, kỳ chưa xuất hóa đơn dùng thuế theo thời điểm lập hóa đơn. Kiểm tra thuế trên hóa đơn nháp trước khi ghi sổ. (Cách hệ thống áp thuế mới cho kỳ đã tạo cần xác nhận.)
Hóa đơn điện tử #
Hóa đơn kỳ là hóa đơn khách hàng chuẩn của Odoo, nên đi qua cấu hình hóa đơn điện tử của công ty (kết nối nhà cung cấp hóa đơn điện tử) như mọi hóa đơn khác. Thông tin người mua (tên, mã số thuế, địa chỉ) lấy từ địa chỉ xuất hóa đơn; chuẩn hóa từ trạm Liên hệ (Mô hình liên hệ doanh nghiệp: công ty, người và địa chỉ hiện trường) giúp hóa đơn không bị sai thông tin.
Kết bài #
Lập hóa đơn dịch vụ định kỳ theo nguyên tắc hoàn thành dịch vụ hoặc thu tiền trước, đối chiếu văn bản hiện hành. RATA-CSM đưa hạn hóa đơn về đúng ngày cuối kỳ, nhắc trước, và (khi có Dự án) gắn với nghiệm thu. Thuế lấy từ sản phẩm của báo giá. Bài tiếp theo theo dõi công nợ. Công nợ, hạn thanh toán, lãi chậm trả và đối chiếu khi thanh lý
Câu hỏi thường gặp #
Câu hỏi 1. Kỳ lẻ đầu hợp đồng có lập hóa đơn riêng không?
Có, kỳ lẻ là một kỳ của lịch thanh toán, có hóa đơn riêng.
Câu hỏi 2. Phí chấm dứt sớm chịu thuế thế nào?
Dòng phí lấy sản phẩm và thuế của dòng báo giá đầu tiên. Kế toán kiểm tra bản chất khoản phí (bồi thường hay doanh thu dịch vụ) để áp thuế đúng. (Cần kế toán trưởng xác nhận.)
Câu hỏi 3. Hệ thống có tự phát hành hóa đơn điện tử không?
Theo cấu hình hóa đơn điện tử của công ty trên Odoo; RATA-CSM chỉ tạo hóa đơn nháp.
Nội dung hướng dẫn dựa trên phiên bản RATA-CSM hiện hành; giao diện có thể thay đổi theo từng bản cập nhật.