Hợp đồng vệ sinh có giá trị mỗi tháng không lớn, nên công nợ dễ bị xem nhẹ: chậm hai tháng chưa ai gọi, đến lúc thanh lý mới phát hiện ba kỳ chưa thu. RATA-CSM gắn công nợ với hợp đồng: hạn thanh toán là một thông số có kiểm tra, mỗi kỳ có trạng thái thanh toán, và khi thanh lý hệ thống tính sẵn bảng đối chiếu. Bài viết đi qua bốn điểm đó.
Hạn thanh toán #
- Hợp đồng có Hạn thanh toán (ngày), mặc định 30 ngày (cài đặt công ty); trên 60 ngày là cảnh báo khi kiểm tra rủi ro (Hợp đồng dịch vụ trên ERP: thư viện điều khoản, phụ lục PL01–PL05, kiểm tra rủi ro). Con số này đi vào điều khoản thanh toán của hợp đồng qua trường thay thế.
- Hạn trên hóa đơn lấy từ điều khoản thanh toán (Odoo) của báo giá. Nên chọn điều khoản thanh toán khớp với số ngày trên hợp đồng ngay khi lập kế hoạch báo giá (Kỳ thanh toán, phân bổ phụ thu và khối nội dung báo giá). (Hai giá trị không tự đồng bộ.)
Theo dõi công nợ #
| Ở đâu | Thấy gì |
|---|---|
| Kỳ thanh toán hợp đồng (Kế toán) | Trạng thái từng kỳ: Chờ xuất hóa đơn / Đã xuất hóa đơn / Đã thanh toán |
| Hóa đơn, báo cáo tuổi nợ (Odoo) | Hạn, số ngày quá hạn, số còn phải thu |
| Hợp đồng | Đã xuất hóa đơn, đã thanh toán, còn phải thanh toán |
Theo dõi nhắc nợ dùng chức năng nhắc nợ chuẩn của Odoo Kế toán (theo khách hàng).
Lãi chậm trả #
Mẫu hợp đồng có điều 4.3: Bên A chậm thanh toán phải trả lãi trên số tiền chậm trả theo Điều 306 Luật Thương mại 2005 (lãi tính theo lãi suất nợ quá hạn trung bình trên thị trường tại thời điểm thanh toán, trừ khi có thỏa thuận khác). Hệ thống không tự tính lãi chậm trả; khi thu, kế toán tính theo điều khoản và lập chứng từ riêng. (Cần kế toán xác nhận cách làm.)
Đối chiếu khi thanh lý #
Khi hợp đồng Hết hạn hoặc Đã chấm dứt, hệ thống tính sẵn:
| Số liệu | Cách tính |
|---|---|
| Giá trị đã thực hiện | Tổng các kỳ đang hiệu lực có ngày bắt đầu không sau ngày kết thúc (hoặc ngày chấm dứt) |
| Đã xuất hóa đơn | Tổng hóa đơn đã ghi sổ của các kỳ |
| Đã thanh toán | Phần đã trả của các hóa đơn đó |
| Còn phải thanh toán | Giá trị đã thực hiện − Đã thanh toán |
Ví dụ (giả định): hợp đồng 12 tháng chấm dứt sau tháng 9. Đã thực hiện 9 kỳ = 35.100.000đ; đã xuất 8 kỳ = 31.200.000đ; đã thu 7 kỳ = 27.300.000đ → còn phải thanh toán 7.800.000đ, gồm một kỳ đã xuất chưa thu và một kỳ chưa xuất.
Biên bản thanh lý in kèm các số liệu này; hợp đồng chỉ chuyển Đã thanh lý khi đính kèm bản đã ký (Gia hạn, tạm ngừng, chấm dứt, thanh lý: đi hết vòng đời hợp đồng). Nên xuất nốt hóa đơn kỳ cuối và thu đủ (hoặc ghi rõ khoản còn lại trong biên bản) trước khi ký.
Phí chấm dứt sớm và kỳ đã xuất hóa đơn sau ngày chấm dứt #
- Phí chấm dứt sớm là một kỳ riêng trên lịch thanh toán, xuất hóa đơn như kỳ thường (Thuế GTGT, hóa đơn điện tử và thời điểm lập cho dịch vụ định kỳ về thuế).
- Kỳ đã xuất hóa đơn sau ngày chấm dứt không bị hệ thống đụng tới; lịch sử trao đổi của hợp đồng ghi rõ các kỳ đó. Kế toán làm hóa đơn điều chỉnh / giảm bằng tay.
Kết bài #
Công nợ gắn với hợp đồng: hạn thanh toán có kiểm tra, mỗi kỳ có trạng thái thanh toán, lãi chậm trả theo điều khoản (tính tay), và đối chiếu thanh lý được tính sẵn. Bài tiếp theo chuyển sang lãi lỗ công trình. Lãi lỗ công trình: ba lớp doanh thu – chi phí
Câu hỏi thường gặp #
Câu hỏi 1. Khách trả một khoản không khớp kỳ nào?
Đối soát thanh toán với hóa đơn trong Odoo như thường lệ (trả một phần, trả gộp). Trạng thái kỳ đọc theo trạng thái thanh toán của hóa đơn.
Câu hỏi 2. “Còn phải thanh toán” có gồm thuế không?
Các số liệu cộng tổng tiền gồm thuế của kỳ và hóa đơn.
Câu hỏi 3. Tư vấn bán hàng có thấy công nợ khách không?
Thấy trên hợp đồng của mình (đã thanh toán, còn phải thanh toán) để nhắc khách; chi tiết kỳ thanh toán là của kế toán (Một bậc duyệt, sáu nhóm người dùng: phân quyền xuyên suốt chuỗi).
Nội dung hướng dẫn dựa trên phiên bản RATA-CSM hiện hành; giao diện có thể thay đổi theo từng bản cập nhật.