Trong chuỗi 6 trạm dữ liệu của bài Chuỗi 6 trạm dữ liệu: từ liên hệ đầu tiên đến lãi lỗ công trình, Liên hệ là trạm đầu tiên và cũng là trạm bị xem nhẹ nhất. Nhiều công ty vệ sinh lưu khách hàng như một dòng Excel: tên, số điện thoại, địa chỉ. Cách đó đủ dùng khi khách là một hộ gia đình. Với khách doanh nghiệp, nó tạo ra hàng loạt lỗi về sau: báo giá gửi sai người, hợp đồng ghi sai pháp nhân, hóa đơn không được kế toán bên khách chấp nhận. Bài viết này trình bày cách RATA-CSM lưu một khách hàng doanh nghiệp: một công ty và nhiều bản ghi con, mỗi loại bản ghi dùng cho một việc riêng.
Vì sao “một khách – một dòng” không đủ cho khách doanh nghiệp #
Một hợp đồng vệ sinh văn phòng thường có ít nhất ba người bên khách tham gia: người dẫn đi khảo sát (thường là ban quản lý tòa nhà), người quyết định và ký hợp đồng (giám đốc hoặc trưởng phòng hành chính), người nhận và thanh toán hóa đơn (kế toán). Ba người này có số điện thoại, email và vai trò khác nhau. Nếu chỉ lưu một dòng, nhân viên kinh doanh sẽ ghi “liên hệ chị Hà” vào ghi chú, và thông tin đó không đi theo báo giá, hợp đồng hay hóa đơn.
Thêm vào đó, một khách doanh nghiệp có thể có nhiều công trình: hai tòa nhà, một nhà xưởng ở khu công nghiệp. Mỗi công trình là một địa chỉ thi công khác nhau, nhưng tất cả thuộc cùng một pháp nhân, cùng một mã số thuế, và hóa đơn phải xuất cho đúng pháp nhân đó.
Ba loại bản ghi và quy tắc cha – con #
RATA-CSM dùng danh bạ Liên hệ (Contact) chuẩn của Odoo, nơi mọi bản ghi có thể là một công ty hoặc thuộc về một công ty. Sơ đồ đánh số bốn loại bản ghi:
- Công ty khách hàng. Bản ghi cha, đánh dấu là Công ty. Giữ tên pháp nhân, mã số thuế, địa chỉ trụ sở và các thẻ phân loại. Đây là bản ghi chọn vào ô Liên hệ trên Phiếu khảo sát, và là khách hàng của báo giá, hợp đồng, hóa đơn.
- Người liên hệ. Bản ghi con loại Liên hệ, thuộc công ty. Giữ tên, Chức danh (Job Position), Xưng hô (Salutation), điện thoại, email. Chỉ những người này mới giữ được vai trò trong Đầu mối liên hệ (Customer Contacts) của phiếu.
- Địa chỉ giao hàng hoặc địa chỉ khác. Bản ghi con dùng làm Địa chỉ thi công (Field Address). Mỗi công trình nên là một địa chỉ con riêng.
- Địa chỉ hóa đơn. Bản ghi con tùy chọn, khi khách muốn nhận chứng từ kế toán ở một địa chỉ khác trụ sở.
Quy tắc quan trọng nhất: mọi thứ của một khách đều treo dưới cùng một công ty. Nhờ vậy hệ thống luôn biết người này, địa chỉ này thuộc về khách nào, và chặn được việc chọn nhầm người của công ty khác.
Phiếu khảo sát chọn từng loại ở đâu #
| Ô trên Phiếu khảo sát | Chọn | Hệ thống kiểm tra |
|---|---|---|
| Liên hệ (Contact) | Công ty khách hàng (1) | Là khách hàng của phiếu và mọi chứng từ sau |
| Địa chỉ thi công (Field Address) | Chính công ty (1), hoặc địa chỉ giao hàng / địa chỉ khác của nó (3) | Không chọn được một người; không tạo địa chỉ mới ngay tại ô này |
| Đầu mối liên hệ | Người liên hệ (2) | Chỉ người thuộc công ty của khách; một người một dòng |
| Báo giá (tự lấy) | Người giữ vai trò Nhận báo giá, Nhận hóa đơn | Thiếu người Nhận báo giá thì không gửi được báo giá |
Ô Địa chỉ thi công không cho tạo mới ngay tại phiếu. Đây là chủ ý: địa chỉ công trình phải được tạo trên chính bản ghi công ty, để lần sau mở hồ sơ khách là thấy đủ các công trình. Cách làm: mở công ty khách hàng, thêm một địa chỉ con loại Địa chỉ giao hàng hoặc Địa chỉ khác, rồi quay lại phiếu để chọn.
Ba danh sách, một danh bạ #
Menu RATA CSM › Tài nguyên có ba danh sách liên hệ. Chúng không phải ba loại dữ liệu khác nhau mà là ba bộ lọc trên cùng một danh bạ:
- Khách hàng tiềm năng (Lead): liên hệ gắn thẻ Lead và các thẻ con New, Hot, Warm, Cold, Dead, dùng để phân loại mức độ quan tâm trước khi thành khách hàng.
- Khách hàng (Customer): liên hệ đã được bán hàng, tức đã có báo giá hoặc đơn bán. Odoo tự đưa liên hệ vào danh sách này khi có giao dịch bán đầu tiên, không cần gắn thẻ.
- Hồ sơ Nhà thầu (Vendor Profile): liên hệ gắn thẻ Đội khoán, là thầu phụ và đội thuê khoán (xem Nhà cung cấp và thầu phụ: hồ sơ, khu vực hoạt động, giá mời thầu).
Vì là cùng một danh bạ, một công ty chuyển từ khách tiềm năng thành khách hàng không cần tạo lại. Khi có báo giá đầu tiên, công ty tự xuất hiện trong danh sách Khách hàng; người tư vấn chỉ cần đổi hoặc bỏ thẻ mức độ quan tâm. Lịch sử liên lạc, ghi chú và các phiếu khảo sát cũ vẫn gắn với bản ghi đó.
Lưu ý: “Khách hàng tiềm năng” ở đây là danh sách liên hệ theo thẻ, không phải cơ hội bán hàng trong ứng dụng CRM. Cách dùng CRM được trình bày ở nhánh Phễu bán hàng B2B ngành vệ sinh và điểm nối sang RATA-CSM.
Phân loại bằng thẻ để lọc và báo cáo #
Thẻ (Tags) là cách nhẹ nhất để phân nhóm khách hàng mà không cần thêm trường. Một bộ thẻ gợi ý cho công ty vệ sinh (gợi ý, điều chỉnh theo công ty):
| Nhóm thẻ | Ví dụ | Dùng để |
|---|---|---|
| Ngành | Văn phòng, Nhà xưởng, Bệnh viện, Trường học, Trung tâm thương mại | So sánh tỷ lệ thắng, giá trung bình theo ngành |
| Quy mô | Dưới 1.000 m², 1.000–5.000 m², trên 5.000 m² | Phân công người tư vấn phù hợp |
| Nguồn | Giới thiệu, Website, Đấu thầu, Gọi điện | Đo hiệu quả kênh (xem Mục 2) |
| Mức độ quan tâm | Hot, Warm, Cold (thẻ con của Lead) | Ưu tiên chăm sóc |
Nguyên tắc: thẻ chỉ dùng để lọc và báo cáo, không dùng để lưu thông tin nghiệp vụ. Ví dụ “người ký là giám đốc” phải là vai trò Ký hợp đồng trên đầu mối, không phải một thẻ.
Năm lỗi nhập liệu thường gặp #
| Lỗi | Hậu quả | Cách làm đúng |
|---|---|---|
| Lưu người liên hệ thành một bản ghi độc lập, không có công ty cha | Không gắn được vai trò đầu mối; hóa đơn xuất cho cá nhân | Tạo công ty, rồi thêm người như bản ghi con |
| Một công ty được tạo hai lần với tên viết khác nhau | Lịch sử khách bị chia đôi; báo cáo sai | Tìm theo mã số thuế trước khi tạo mới (xem Khi khách đổi người phụ trách, đổi pháp nhân hoặc bị trùng liên hệ) |
| Ghi địa chỉ công trình vào ô ghi chú | Không chọn được làm Địa chỉ thi công; báo giá thiếu địa chỉ giao hàng | Tạo địa chỉ con loại giao hàng / khác |
| Dùng địa chỉ trụ sở cho mọi công trình | Không phân biệt được công trình khi khách có nhiều nơi | Mỗi công trình một địa chỉ con |
| Khách là cá nhân hoặc hộ gia đình, lưu như một người không có công ty | Không chọn được ai trong Đầu mối liên hệ, nên không gửi được báo giá | Tạo một bản ghi công ty đại diện (ví dụ “Hộ gia đình Nguyễn Văn A”) và thêm người đó làm liên hệ con |
Ví dụ: Công ty A có hai công trình #
(Tên và số liệu giả định.) Công ty A thuê vệ sinh cho văn phòng tầng 5 ở trung tâm và một kho ở khu công nghiệp. Cách lưu:
- Công ty A (công ty, mã số thuế 0101xxxxxx), thẻ Văn phòng, Giới thiệu.
– Người liên hệ: Nguyễn Minh An (Giám đốc), Trần Thu Hà (Kế toán trưởng), Lê Văn Bình (Trưởng ban quản lý tòa nhà), Phạm Quốc Dũng (Thủ kho).
– Địa chỉ giao hàng: “Văn phòng tầng 5 – tòa X”, “Kho KCN Y”.
Hai Phiếu khảo sát, một cho văn phòng và một cho kho, đều chọn Liên hệ là Công ty A nhưng Địa chỉ thi công khác nhau. Phiếu văn phòng có đầu mối Khảo sát là anh Bình; phiếu kho có đầu mối Khảo sát là anh Dũng. Người ký và người nhận hóa đơn giống nhau ở cả hai phiếu.
Kết bài #
Lưu khách doanh nghiệp đúng cách tốn thêm vài phút ở lần đầu, nhưng tiết kiệm hàng giờ ở mọi trạm sau. Một công ty cha, các người liên hệ và địa chỉ công trình là con, thẻ dùng để lọc: chỉ với ba quy tắc đó, báo giá, hợp đồng và hóa đơn đều tự lấy đúng người, đúng địa chỉ, đúng pháp nhân.
Bài tiếp theo đi vào phần quan trọng nhất của trạm Liên hệ: sáu vai trò đầu mối, và cách mỗi vai trò được hệ thống dùng ở báo giá, hợp đồng, dự án và kế toán. Sáu vai trò đầu mối: ai nhận báo giá, ai ký, ai nghiệm thu, ai nhận hóa đơn
Câu hỏi thường gặp #
Câu hỏi 1. Có bắt buộc nhập mã số thuế cho công ty khách hàng không?
Hệ thống không bắt buộc ở bước tạo liên hệ, nhưng nên nhập ngay khi có. Mã số thuế là căn cứ để tìm trùng, in lên hợp đồng và xuất hóa đơn đúng pháp nhân.
Câu hỏi 2. Một người liên hệ làm việc cho hai công ty khách hàng thì lưu thế nào?
Mỗi bản ghi người liên hệ chỉ thuộc một công ty. Nếu một người đại diện cho hai pháp nhân (ví dụ giám đốc của hai công ty con), tạo hai bản ghi người dưới hai công ty, để vai trò và chức danh của từng bên tách bạch.
Câu hỏi 3. Chuyển khách tiềm năng thành khách hàng có phải tạo lại không?
Không. Ba danh sách Khách hàng tiềm năng, Khách hàng, Hồ sơ Nhà thầu là bộ lọc trên cùng một danh bạ. Khi có báo giá, liên hệ tự vào danh sách Khách hàng; lịch sử và phiếu khảo sát cũ vẫn giữ nguyên.
Câu hỏi 4. Có nên tạo địa chỉ hóa đơn riêng không?
Chỉ khi khách yêu cầu nhận chứng từ ở địa chỉ khác trụ sở. Người nhận hóa đơn thì khai qua vai trò Nhận hóa đơn trong Đầu mối liên hệ (Sáu vai trò đầu mối: ai nhận báo giá, ai ký, ai nghiệm thu, ai nhận hóa đơn).
Nội dung hướng dẫn dựa trên phiên bản RATA-CSM hiện hành; giao diện có thể thay đổi theo từng bản cập nhật.