Trong giao dịch B2B ở Việt Nam, gọi đúng tên và đúng cách là một phần của sự chuyên nghiệp. Một báo giá mở đầu bằng “Kính gửi: Nguyễn Minh An” nghe cứng và lạ; một hợp đồng ghi sai chức vụ người đại diện có thể bị phía khách trả lại. Bài Sáu vai trò đầu mối: ai nhận báo giá, ai ký, ai nghiệm thu, ai nhận hóa đơn đã giới thiệu sáu vai trò đầu mối. Bài này nói về hai chi tiết đi kèm mỗi người liên hệ: Xưng hô (Salutation) và Chức danh (Job Position), chúng hiện ở đâu trên chứng từ, và sửa ở đâu.
Xưng hô trong giao dịch B2B Việt Nam #
Tiếng Việt không có một đại từ trung tính để gọi người đối diện như “you” trong tiếng Anh. Trên văn bản giao dịch, cách phổ biến là đặt từ xưng hô trước họ tên: Anh Nguyễn Minh An, Chị Trần Thu Hà, Bà Lê Thị Mai. Từ xưng hô vừa thể hiện sự tôn trọng, vừa cho người đọc biết giới tính và đôi khi vị thế của người được nhắc đến, điều mà họ tên tiếng Việt không phải lúc nào cũng cho biết.
Khi thông tin này chỉ nằm trong đầu người tư vấn, mỗi người viết một kiểu: người ghi “Mr. An”, người ghi “anh An”, người bỏ trống. RATA-CSM lưu xưng hô thành một trường của liên hệ, và mọi chứng từ đọc từ cùng một chỗ.
Bốn giá trị xưng hô #
| Trên giao diện tiếng Việt | Trên giao diện tiếng Anh | Dùng khi |
|---|---|---|
| Anh | Mr. | Nam giới |
| Chị | Ms. | Nữ giới |
| Bà | Mrs. | Nữ giới lớn tuổi hoặc cần trang trọng |
| Bs | Dr. | Bác sĩ, thường gặp ở khách hàng bệnh viện, phòng khám |
Xưng hô chỉ áp dụng cho người, không áp dụng cho công ty. Chức danh cũng vậy: ô Chức danh chỉ hiện trên bản ghi người; bản ghi công ty hiện ô Trang web thay vào đó.
Xưng hô hiện ở đâu #
Khi một người liên hệ có xưng hô, tên của họ được hiển thị theo dạng “(Anh) Nguyễn Minh An” ở hầu hết mọi nơi:
| Nơi | Hiển thị |
|---|---|
| Danh bạ, ô chọn liên hệ | “(Anh) Nguyễn Minh An” |
| Đầu mối liên hệ (phiếu, hợp đồng) | Dòng chi tiết dưới tên: “(Anh) Nguyễn Minh An · Giám đốc” |
| Báo giá, khối Thông tin khách hàng | Tên công ty, rồi người liên hệ (người Nhận báo giá) kèm xưng hô, chức danh, điện thoại, email |
| Báo giá, khối Đầu mối liên hệ (tắt mặc định) | Mỗi người một dòng: tên kèm xưng hô và chức danh, vai trò, điện thoại, email |
| Hợp đồng: phần mở đầu, điều khoản, khối chữ ký | Người đại diện Bên A: “(Anh) Nguyễn Minh An – Chức vụ: Giám đốc” |
| Phụ lục sửa đổi Đại diện khách hàng | Nêu tên cả người cũ và người mới, kèm xưng hô |
| Góp ý, đề nghị sửa trên cổng khách hàng | Tác giả kèm xưng hô |
Có một ngoại lệ có chủ ý: tên gõ khi ký trên cổng khách hàng là tên trơn, không có xưng hô. Chữ ký là hành vi pháp lý của cá nhân, nên giữ đúng họ tên người ký nhập vào.
Sửa ở đâu #
Xưng hô có thể sửa ở hai chỗ, và cả hai đều ghi vào cùng một bản ghi liên hệ:
- Trên bản ghi liên hệ của người đó, ô Xưng hô.
- Trên dòng Đầu mối liên hệ của phiếu hoặc hợp đồng, cột Xưng hô. Cột này ẩn mặc định vì dòng chi tiết dưới tên đã hiện xưng hô; mở cột qua nút chọn cột của danh sách khi cần sửa nhanh nhiều người.
Vì cùng một bản ghi, sửa ở phiếu này thì phiếu khác, báo giá khác của người đó cũng hiện xưng hô mới. Riêng hợp đồng giữ bản sao xưng hô, tên và chức vụ của người đại diện: khi hợp đồng còn ở Nháp, Đang duyệt hoặc Đã duyệt, bản sao này tự cập nhật theo người Ký hợp đồng; từ khi đã gửi khách, bản sao được giữ nguyên, và thay đổi người đại diện phải qua phụ lục (Khi khách đổi người phụ trách, đổi pháp nhân hoặc bị trùng liên hệ).
Chức danh: chi tiết nhỏ, hậu quả lớn #
Chức danh của người ký xuất hiện trong phần mở đầu và khối chữ ký của hợp đồng. Nếu chức danh sai (ví dụ ghi “Trưởng phòng” trong khi người đó là “Phó Giám đốc”), phía khách thường yêu cầu sửa và ký lại. Nếu người ký không phải là người đại diện theo pháp luật, hợp đồng cần ghi thêm Giấy ủy quyền (Power of Attorney): số và ngày của văn bản ủy quyền.
Ba thói quen giúp tránh lỗi:
- Lấy chức danh từ danh thiếp hoặc chữ ký email của khách, không ghi theo trí nhớ.
- Hỏi khách ngay khi khảo sát: “Ai sẽ là người ký hợp đồng, chức vụ gì, có cần ủy quyền không?”
- Kiểm tra lại phần đại diện Bên A trong nút Xem như khách trước khi gửi hợp đồng.
Kết bài #
Xưng hô và chức danh là hai trường nhỏ, nhưng chúng xuất hiện trên mọi chứng từ khách hàng cầm trên tay. RATA-CSM lưu chúng một lần trên liên hệ, hiện chúng nhất quán trên báo giá, hợp đồng, cổng khách hàng, và giữ bản sao riêng trên hợp đồng đã gửi để văn bản pháp lý không đổi ngầm.
Bài tiếp theo chuyển sang phía đối tác: nhà cung cấp và thầu phụ, những người công ty mình thuê lại một phần công việc. Nhà cung cấp và thầu phụ: hồ sơ, khu vực hoạt động, giá mời thầu
Câu hỏi thường gặp #
Câu hỏi 1. Không biết chọn “Chị” hay “Bà” thì nên chọn gì?
Theo cách khách tự xưng trong email hoặc cách đồng nghiệp bên khách gọi họ. Khi chưa rõ, “Chị” là lựa chọn phổ biến trong giao dịch văn phòng; “Bà” dùng khi cần trang trọng, ví dụ với người đại diện ký hợp đồng lớn tuổi.
Câu hỏi 2. Báo giá gửi khách nước ngoài có hiện “(Anh)” không?
Xưng hô hiện theo ngôn ngữ. Khi báo giá chọn ngôn ngữ tiếng Anh, giá trị tương ứng là Mr., Ms., Mrs., Dr.
Câu hỏi 3. Có thể bỏ trống xưng hô không?
Có. Khi bỏ trống, tên hiện không có phần trong ngoặc. Tuy nhiên nên điền cho mọi người giữ vai trò Nhận báo giá và Ký hợp đồng, vì hai vai trò này xuất hiện trên chứng từ gửi khách.
Nội dung hướng dẫn dựa trên phiên bản RATA-CSM hiện hành; giao diện có thể thay đổi theo từng bản cập nhật.