Nhánh Liên hệ trả lời câu hỏi “khách là ai”. Trạm CRM trả lời câu hỏi tiếp theo: cơ hội này đang ở đâu, và có đáng theo không? Với dịch vụ vệ sinh B2B, từ cuộc gọi đầu tiên đến chữ ký hợp đồng có thể kéo dài vài tuần đến vài tháng, qua khảo sát, báo giá, thương lượng, đôi khi đấu thầu. Nếu không có một phễu rõ ràng, đội kinh doanh không biết mình có bao nhiêu cơ hội đang mở, cơ hội nào sắp chết, và tháng sau có bao nhiêu hợp đồng. Bài viết này đề xuất một phễu sáu giai đoạn cho ngành vệ sinh, chỉ ra giai đoạn nào tương ứng với chứng từ nào trên RATA-CSM, và nói rõ điểm nối hiện vẫn làm tay.
Vì sao dịch vụ vệ sinh cần một phễu riêng #
Bán dịch vụ vệ sinh cho doanh nghiệp khác bán một món hàng ở ba điểm:
- Chu kỳ dài và nhiều người quyết. Người gọi điện hỏi giá thường không phải người ký. Một cơ hội có thể “ngủ” vài tuần chờ ngân sách.
- Có một bước tốn tiền ở giữa. Khảo sát hiện trường tốn nửa ngày công của một giám sát, cộng chi phí đi lại. Đi khảo sát cho mọi yêu cầu là cách nhanh nhất để đốt chi phí bán hàng.
- Giá phụ thuộc vào khảo sát. Không thể báo giá chính xác trước khi khảo sát, nên phễu phải tách rõ “đã khảo sát” và “đã báo giá”.
Một phễu tốt cho phép trả lời ba câu hỏi bất kỳ lúc nào: có bao nhiêu cơ hội ở mỗi bước, cơ hội nào đứng yên quá lâu, và mỗi bước rơi bao nhiêu phần trăm.
Hai cách theo dõi cơ hội trên hệ thống #
| Cách | Dùng gì | Hợp với |
|---|---|---|
| Gọn nhẹ | Danh sách Khách hàng tiềm năng trong RATA CSM › Tài nguyên: liên hệ gắn thẻ Lead và các thẻ con New, Hot, Warm, Cold, Dead; hoạt động (Activities) trên liên hệ và trên Phiếu khảo sát | Công ty ít cơ hội mỗi tháng, chưa cài ứng dụng CRM |
| Đầy đủ | Ứng dụng CRM chuẩn của Odoo: cơ hội có giai đoạn, doanh thu dự kiến, xác suất, hoạt động, lý do thua | Đội kinh doanh nhiều người, cần dự báo doanh thu và đo phễu |
Hai cách không loại trừ nhau. Bài này mô tả cách đầy đủ; cách gọn nhẹ dùng cùng logic giai đoạn, chỉ thay giai đoạn bằng thẻ.
Lưu ý: RATA-CSM hiện không phụ thuộc ứng dụng CRM, để công ty chưa dùng CRM vẫn cài được. Vì vậy cơ hội trong CRM và Phiếu khảo sát chưa có liên kết tự động.
Phễu sáu giai đoạn và chứng từ RATA tương ứng #
Đây là cấu hình đề xuất; giai đoạn trong CRM của Odoo có thể đổi tên, thêm bớt tự do.
| # | Giai đoạn | Điều kiện vào | Chứng từ RATA làm bằng chứng |
|---|---|---|---|
| 1 | Mới | Có yêu cầu: tên khách, người liên hệ, nguồn | Liên hệ (công ty + người), xem Mô hình liên hệ doanh nghiệp: công ty, người và địa chỉ hiện trường |
| 2 | Đủ điều kiện | Đã qua sàng lọc: nhu cầu, thời điểm, người quyết, cách mua | Ghi kết quả sàng lọc, xem Cơ hội đã đủ điều kiện khảo sát chưa? Bộ năm câu hỏi sàng lọc |
| 3 | Hẹn khảo sát | Có lịch hẹn và người dẫn khảo sát | Phiếu khảo sát đã tạo, có đầu mối vai trò Khảo sát |
| 4 | Báo giá | Đã gửi ít nhất một giải pháp | Giải pháp Đã gửi khách, báo giá, link so sánh |
| 5 | Thương lượng | Khách phản hồi, đang điều chỉnh | Giải pháp sửa sau khi gửi; hợp đồng Đang ký với góp ý của khách |
| 6 | Thắng / Thua | Ký hoặc từ chối | Thắng: hợp đồng Đang hiệu lực, giải pháp Đã chốt. Thua: phiếu Hủy hoặc giải pháp không được chọn, kèm lý do |
Quy tắc quan trọng nhất của bảng là cột cuối: từ giai đoạn 3 trở đi, không có chứng từ RATA thì không chuyển giai đoạn. Quy tắc này giữ cho phễu phản ánh công việc thật, không phải cảm nhận của người bán.
Khoảng trống hiện tại và cách giữ kỷ luật #
Vì CRM và RATA chưa nối tự động, ba việc phải làm tay:
- Tạo Phiếu khảo sát từ thông tin cơ hội. Chép khách hàng, người liên hệ, địa chỉ, nhu cầu, thời điểm dự kiến sang phiếu. Bài Từ cơ hội sang Phiếu khảo sát: dữ liệu mang theo và khoảng trống hiện tại liệt kê từng ô.
- Ghi số phiếu PKS-… vào cơ hội, để từ cơ hội tìm được phiếu và ngược lại.
- Cập nhật giai đoạn cơ hội theo trạng thái chứng từ RATA: phiếu được tạo thì chuyển Hẹn khảo sát; giải pháp gửi khách thì chuyển Báo giá; hợp đồng có hiệu lực thì đánh dấu Thắng.
Lưu ý: khi cài cả Bán hàng và CRM, cơ hội có nút tạo báo giá trực tiếp. Với dịch vụ do RATA-CSM tính giá, không tạo báo giá từ cơ hội. Báo giá RATA phải sinh từ kế hoạch báo giá của giải pháp, để giữ liên kết với mô phỏng, chốt chặn duyệt và hợp đồng. Một báo giá tạo tay từ cơ hội sẽ không có những liên kết đó.
Ví dụ: một cơ hội đi qua phễu #
(Tên, mốc thời gian giả định.)
| Ngày | Giai đoạn | Việc | Chứng từ |
|---|---|---|---|
| 1 | Mới | Công ty A gọi hỏi giá vệ sinh văn phòng | Tạo công ty A, người liên hệ |
| 2 | Đủ điều kiện | Sàng lọc được 8/10 điểm: bắt đầu tháng sau, giám đốc quyết | Ghi điểm vào cơ hội |
| 3 | Hẹn khảo sát | Hẹn ngày 5 khảo sát với trưởng ban quản lý tòa nhà | Phiếu PKS-0123, ghi số vào cơ hội |
| 12 | Báo giá | Gửi GP1 ca cứng, GP2 ca linh hoạt và link so sánh | Giải pháp Đã gửi khách |
| 15–20 | Thương lượng | Khách chọn GP2, góp ý điều khoản thanh toán | Hợp đồng Đang ký |
| 21 | Thắng | Hai bên ký | Hợp đồng Đang hiệu lực |
Kết bài #
Phễu không phải là danh sách khách hàng đẹp hơn. Nó là cam kết của đội kinh doanh rằng mỗi bước tiến của cơ hội đều có bằng chứng. Với RATA-CSM, bằng chứng đó là Phiếu khảo sát, giải pháp đã gửi và hợp đồng. Khi CRM và RATA chưa nối tự động, kỷ luật ghi số phiếu và cập nhật giai đoạn theo chứng từ là thứ giữ cho phễu đúng.
Bài tiếp theo trả lời câu hỏi ở giai đoạn 2: cơ hội nào đáng bỏ công khảo sát? Cơ hội đã đủ điều kiện khảo sát chưa? Bộ năm câu hỏi sàng lọc
Câu hỏi thường gặp #
Câu hỏi 1. Có bắt buộc cài ứng dụng CRM để dùng RATA-CSM không?
Không. RATA-CSM chạy độc lập với CRM. Công ty ít cơ hội có thể dùng danh sách Khách hàng tiềm năng với thẻ mức độ quan tâm và hoạt động trên liên hệ, trên phiếu.
Câu hỏi 2. Vì sao không tạo báo giá ngay từ cơ hội cho nhanh?
Vì báo giá đó không gắn với giải pháp, không qua mô phỏng, không có chốt chặn duyệt và không tạo được hợp đồng RATA. Báo giá dịch vụ vệ sinh phải sinh từ kế hoạch báo giá trên giải pháp.
Câu hỏi 3. Một cơ hội có nhiều công trình thì tạo mấy phiếu?
Mỗi công trình (mỗi địa chỉ thi công) một Phiếu khảo sát. Ghi tất cả số phiếu vào cơ hội.
Câu hỏi 4. Khách từ chối tất cả giải pháp thì đánh dấu ở đâu?
Đánh dấu Thua trên cơ hội kèm lý do, và chuyển Phiếu khảo sát sang Hủy. Bài Đo phễu: tỷ lệ khảo sát → báo giá → hợp đồng và lý do thua đề xuất bộ lý do thua chuẩn.
Nội dung hướng dẫn dựa trên phiên bản RATA-CSM hiện hành; giao diện có thể thay đổi theo từng bản cập nhật.