Cơ hội đã qua sàng lọc (Cơ hội đã đủ điều kiện khảo sát chưa? Bộ năm câu hỏi sàng lọc) và đủ điểm để khảo sát. Đây là lúc dữ liệu đổi trạm: từ trạm CRM sang trạm RATA, qua bàn giao B trong chuỗi 6 trạm của bài Chuỗi 6 trạm dữ liệu: từ liên hệ đầu tiên đến lãi lỗ công trình. Đây cũng là bàn giao duy nhất hiện còn làm tay, vì RATA-CSM chưa nối tự động với ứng dụng CRM. Bài viết liệt kê tám thông tin phải mang theo, chỉ ra từng thông tin vào ô nào trên Phiếu khảo sát, và đề xuất cách giữ liên kết hai chiều để không ai phải hỏi lại.
Cái giá của một bàn giao thiếu #
Giám sát đến công trình và không biết gặp ai, phải gọi về văn phòng hỏi số điện thoại. Hoặc đến nơi mới biết khách chỉ cho làm sau 18:00, trong khi ca dự kiến là ca sáng. Hoặc khảo sát xong, nhập phiếu với một công ty “Cty ABC” mới tạo, trong khi danh bạ đã có “Công ty TNHH ABC”. Cả ba lỗi đều sinh ra ở cùng một chỗ: thông tin mà người bán đã biết không đi theo yêu cầu khảo sát.
Tám thông tin phải mang theo #
| # | Trên cơ hội | Vào ô trên Phiếu khảo sát | Lưu ý khi chép |
|---|---|---|---|
| 1 | Khách hàng | Liên hệ (Contact) | Chọn công ty, không chọn người. Tìm theo mã số thuế trước khi tạo mới |
| 2 | Người liên hệ | Đầu mối liên hệ | Gắn vai trò Khảo sát cho người dẫn đi khảo sát; Nhận báo giá cho người sẽ nhận báo giá (Sáu vai trò đầu mối: ai nhận báo giá, ai ký, ai nghiệm thu, ai nhận hóa đơn) |
| 3 | Địa chỉ | Địa chỉ thi công (Field Address) | Tạo địa chỉ con trên công ty trước; ô này không cho tạo mới (Địa chỉ hiện trường đến cấp Xã/Phường và vùng phục vụ) |
| 4 | Nhu cầu, thẻ dịch vụ | Loại hình dịch vụ (Service Type), Dịch vụ yêu cầu | Vệ sinh định kỳ, tổng vệ sinh, dọn dẹp – vận chuyển… |
| 5 | Thời điểm dự kiến | Ngày giờ bắt đầu / kết thúc hợp đồng | Ước lượng; sửa khi chốt. Thiếu hai ngày này thì không lập được kế hoạch báo giá |
| 6 | Kết quả sàng lọc | Ghi chú của phiếu, lịch sử trao đổi | Điểm, người quyết định, cách mua, đối thủ nếu biết |
| 7 | Nhân viên kinh doanh | Chịu trách nhiệm (Responsible) | Người theo phiếu đến khi có báo giá |
| 8 | Hoạt động hẹn khảo sát | Ngày khảo sát (Survey Date) và hoạt động trên phiếu | Giao hoạt động cho giám sát đi khảo sát |
Và một liên kết theo chiều ngược lại: số phiếu PKS-… được ghi vào tên hoặc ghi chú của cơ hội.
Quy trình tạo phiếu từ cơ hội (khi chưa có nút tự động) #
- Kiểm tra liên hệ. Mở danh bạ, tìm công ty theo mã số thuế hoặc tên. Có rồi thì dùng; chưa có thì tạo công ty, thêm người liên hệ và địa chỉ công trình như bài Mô hình liên hệ doanh nghiệp: công ty, người và địa chỉ hiện trường.
- Tạo Phiếu khảo sát (RATA CSM › Hoạt động › Phiếu khảo sát › Mới). Điền các ô số 1, 3, 4, 5, 7, 8 theo bảng trên.
- Khai đầu mối ở tab Đầu mối liên hệ: ít nhất người Khảo sát và người Nhận báo giá.
- Chép kết quả sàng lọc vào ghi chú hoặc lịch sử của phiếu.
- Giao hoạt động “Khảo sát” cho giám sát, hạn là ngày khảo sát.
- Ghi số phiếu vào cơ hội và chuyển cơ hội sang giai đoạn Hẹn khảo sát.
Sáu bước này mất khoảng mười phút. Nhưng nếu bỏ bước 1 hoặc bước 6, cái giá phải trả về sau lớn hơn nhiều: liên hệ trùng, hoặc cơ hội và phiếu không tìm thấy nhau.
Cập nhật ngược trạng thái cơ hội #
Sau khi bàn giao, chứng từ RATA tiến lên nhưng cơ hội trong CRM không tự đổi. Quy ước cập nhật:
| Khi trên RATA | Thì trên cơ hội |
|---|---|
| Phiếu khảo sát được tạo | Chuyển Hẹn khảo sát |
| Giải pháp đầu tiên chuyển Đã gửi khách | Chuyển Báo giá; cập nhật doanh thu dự kiến theo giá chào |
| Hợp đồng chuyển Đang ký | Chuyển Thương lượng |
| Hợp đồng Đang hiệu lực | Đánh dấu Thắng |
| Phiếu chuyển Hủy | Đánh dấu Thua, chọn lý do (Đo phễu: tỷ lệ khảo sát → báo giá → hợp đồng và lý do thua) |
Người chịu trách nhiệm cập nhật là người Chịu trách nhiệm của phiếu. Trưởng nhóm kiểm tra trong buổi họp phễu hằng tuần (Lịch hẹn khảo sát, hoạt động và kỷ luật cập nhật phễu).
Khi có tích hợp #
Nếu sau này RATA-CSM có nút tạo Phiếu khảo sát từ cơ hội, phần lớn các bước 2–6 sẽ tự động, và bảng tám thông tin ở trên chính là danh sách trường cần nối. Đến lúc đó, bài viết này sẽ được cập nhật. Nguyên tắc vẫn giữ: dữ liệu khảo sát nằm trên phiếu, không nằm trên cơ hội; cơ hội chỉ giữ trạng thái bán hàng.
Kết bài #
Bàn giao B là chỗ duy nhất trong chuỗi mà dữ liệu phải chép tay. Tám thông tin, sáu bước, một liên kết ngược là đủ để giám sát đến công trình biết gặp ai, làm gì, khách mong gì, và để người quản lý từ cơ hội tìm được phiếu, từ phiếu tìm được cơ hội.
Bài tiếp theo nói về thói quen giữ cho phễu luôn đúng: hoạt động, lịch hẹn, và buổi họp phễu hằng tuần. Lịch hẹn khảo sát, hoạt động và kỷ luật cập nhật phễu
Câu hỏi thường gặp #
Câu hỏi 1. Có nên tạo Phiếu khảo sát ngay khi khách gọi lần đầu, bỏ qua CRM?
Với công ty nhỏ không dùng CRM, có thể. Phiếu ở giai đoạn Nháp đóng vai trò cơ hội. Nhưng cần quy ước chuyển Hủy khi khách không phản hồi, nếu không danh sách phiếu Nháp sẽ phình ra và mất ý nghĩa.
Câu hỏi 2. Giám sát có cần đọc cơ hội trong CRM không?
Không cần, nếu bàn giao đúng. Mọi thông tin giám sát cần đều nằm trên Phiếu khảo sát: đầu mối, địa chỉ, ghi chú sàng lọc, hoạt động được giao.
Câu hỏi 3. Một cơ hội có nhiều công trình thì làm thế nào?
Mỗi công trình một Phiếu khảo sát, cùng công ty khách hàng, khác Địa chỉ thi công. Ghi tất cả số phiếu vào cơ hội.
Nội dung hướng dẫn dựa trên phiên bản RATA-CSM hiện hành; giao diện có thể thay đổi theo từng bản cập nhật.