Một phễu bán hàng có thể đúng vào ngày đầu tiên và sai hoàn toàn sau ba tuần, nếu không ai cập nhật. Cơ hội “đang thương lượng” từ hai tháng trước thực ra đã chết; phiếu khảo sát “đang khảo sát” thực ra chưa ai đi. Bài Từ cơ hội sang Phiếu khảo sát: dữ liệu mang theo và khoảng trống hiện tại đã đặt quy ước cập nhật giai đoạn theo chứng từ RATA. Bài này nói về công cụ giữ cho quy ước đó được thực hiện: hoạt động (Activities), lịch hẹn, và buổi họp phễu hằng tuần.
Nguyên tắc: mỗi cơ hội luôn có một việc tiếp theo #
Cơ hội chết không phải vì khách từ chối, mà thường vì không ai làm việc tiếp theo: không gọi lại, không gửi báo giá đúng hẹn, không hỏi khách đã xem link so sánh chưa. Nguyên tắc đơn giản nhất để chống điều đó: mỗi cơ hội đang mở luôn có đúng một hoạt động sắp tới, với người làm và hạn cụ thể.
Hoạt động là một việc cần làm gắn với một hồ sơ: gọi điện, gửi email, họp, làm việc cần làm (to-do). Trong Odoo, hoạt động có mặt trên cơ hội CRM, trên liên hệ, và trên Phiếu khảo sát của RATA-CSM. Hệ thống tô màu hoạt động quá hạn và gom chúng vào một chỗ cho từng người, nên việc bị quên hiện ra ngay.
Hoạt động nào, gắn ở đâu #
| Giai đoạn | Hoạt động gợi ý | Gắn trên | Người làm |
|---|---|---|---|
| Mới | Gọi sàng lọc trong 24 giờ | Cơ hội / liên hệ | Tư vấn bán hàng |
| Đủ điều kiện | Hẹn lịch khảo sát | Cơ hội | Tư vấn bán hàng |
| Hẹn khảo sát | Khảo sát vào Ngày khảo sát | Phiếu khảo sát | Giám sát hiện trường |
| Sau khảo sát | Lập giải pháp, gửi duyệt trong 3 ngày | Phiếu khảo sát | Tư vấn bán hàng |
| Báo giá | Gọi hỏi phản hồi sau 3–5 ngày | Cơ hội | Tư vấn bán hàng |
| Thương lượng | Trả lời góp ý hợp đồng | Hợp đồng | Tư vấn bán hàng |
(Thời hạn là gợi ý; điều chỉnh theo quy mô khách.)
Một số hoạt động được RATA-CSM tự tạo, không cần nhập tay:
- Khi giải pháp được Gửi duyệt, mỗi trưởng nhóm nhận hoạt động “Duyệt giải pháp …”.
- Khi hợp đồng được gửi duyệt, sắp hết hạn, hay một nghĩa vụ sắp đến hạn, người phụ trách nhận hoạt động tương ứng.
Nhờ vậy, đoạn giữa phễu (từ giải pháp đến hợp đồng) đã có nhắc việc tự động. Đoạn đầu phễu (từ cơ hội đến khảo sát) là đoạn cần kỷ luật nhập tay.
Lịch hẹn khảo sát #
Ngày khảo sát được lưu ở hai chỗ có ý nghĩa khác nhau:
- Ngày khảo sát (Survey Date) trên Phiếu khảo sát: dữ liệu của phiếu, dùng để lọc, báo cáo và in lên báo giá khi cần.
- Hoạt động hoặc lịch hẹn giao cho giám sát: nhắc việc cho một người cụ thể, hiện trên lịch làm việc của họ.
Khi hẹn khảo sát, điền cả hai. Nếu khách dời lịch, cập nhật cả hai. Một quy ước nhỏ giúp giám sát chuẩn bị: trong nội dung hoạt động, ghi tên và số điện thoại người dẫn khảo sát (đầu mối vai trò Khảo sát) và giờ được phép vào công trình.
Ngoài ra, Phiếu khảo sát có Ngày hết hạn khảo sát (Survey Expiration). Một quy ước gợi ý: phiếu ở giai đoạn Nháp hoặc Đang khảo sát quá ngày này mà không có phản hồi từ khách thì chuyển Hủy, kèm ghi chú lý do.
Kỷ luật cập nhật: ba quy tắc #
- Không có chứng từ thì không chuyển giai đoạn. Cơ hội chỉ chuyển Hẹn khảo sát khi đã có Phiếu khảo sát; chỉ chuyển Báo giá khi giải pháp đã Gửi khách. Quy tắc này đã nêu ở Phễu bán hàng B2B ngành vệ sinh và điểm nối sang RATA-CSM.
- Không có hoạt động thì không phải cơ hội đang mở. Mỗi tuần, cơ hội đang mở mà không có hoạt động sắp tới phải được xử lý: đặt việc tiếp theo, hoặc đánh dấu thua.
- Ngày đóng dự kiến phải là ngày thật. Doanh thu dự kiến và ngày đóng dự kiến trên cơ hội dùng để dự báo; đừng để chúng ở giá trị mặc định.
Buổi họp phễu hằng tuần: 30 phút, bốn câu hỏi #
Buổi họp phễu không phải để kể chuyện từng khách. Nó dùng dữ liệu để trả lời bốn câu hỏi (gợi ý chương trình):
| Phút | Câu hỏi | Xem ở đâu |
|---|---|---|
| 0–5 | Tuần trước có bao nhiêu cơ hội mới, bao nhiêu phiếu được tạo, bao nhiêu giải pháp được gửi, bao nhiêu hợp đồng được ký? | CRM nhóm theo giai đoạn; danh sách phiếu, giải pháp, hợp đồng lọc theo tuần |
| 5–15 | Cơ hội nào không có hoạt động sắp tới hoặc hoạt động quá hạn? | Bộ lọc hoạt động quá hạn / chưa có hoạt động |
| 15–25 | Giải pháp nào đã gửi quá 7 ngày chưa có phản hồi? Phiếu nào đang khảo sát quá 10 ngày? | Danh sách giải pháp trạng thái Đã gửi khách; phiếu theo giai đoạn |
| 25–30 | Cơ hội thua tuần này vì lý do gì? | Cơ hội thua, phiếu Hủy |
Trưởng nhóm điều phối buổi họp, vì trưởng nhóm cũng là người duyệt giải pháp và nhìn thấy cả giá vốn (Một bậc duyệt, sáu nhóm người dùng: phân quyền xuyên suốt chuỗi).
Kết bài #
Phễu chỉ đúng khi có người giữ nó đúng. Hoạt động biến mỗi cơ hội thành một việc cụ thể có người làm và có hạn; RATA-CSM tự tạo hoạt động ở đoạn giữa phễu, đoạn đầu cần kỷ luật nhập tay; buổi họp 30 phút mỗi tuần quét những cơ hội đang trôi. Ba thói quen đó rẻ hơn rất nhiều so với một hợp đồng bị mất vì không ai gọi lại.
Bài cuối của nhánh CRM đo phễu bằng số: mỗi bước rơi bao nhiêu, và thua vì đâu. Đo phễu: tỷ lệ khảo sát → báo giá → hợp đồng và lý do thua
Câu hỏi thường gặp #
Câu hỏi 1. Không dùng CRM thì đặt hoạt động ở đâu?
Trên liên hệ (với khách tiềm năng chưa có phiếu) và trên Phiếu khảo sát (khi đã có phiếu). Mỗi người xem hoạt động của mình ở biểu tượng hoạt động trên thanh trên cùng của Odoo.
Câu hỏi 2. Giám sát có thấy hoạt động khảo sát được giao không?
Có, nếu giám sát có tài khoản người dùng. Hoạt động hiện trong danh sách việc của họ và trên Phiếu khảo sát.
Câu hỏi 3. Họp phễu hằng tuần có cần báo cáo riêng không?
Không bắt buộc. Các danh sách có sẵn nhóm theo giai đoạn, trạng thái, người phụ trách là đủ cho buổi họp. Lưu bộ lọc hay dùng thành bộ lọc yêu thích để mở nhanh mỗi tuần.
Nội dung hướng dẫn dựa trên phiên bản RATA-CSM hiện hành; giao diện có thể thay đổi theo từng bản cập nhật.